Досадните процедури за сключване на договори са вече в миналото - но как става подписването на договори лесно и сигурно онлайн? В тази статия ще научите как се подписват договори онлайн или как могат да се получат подписи в интернет. Какво е важно, какви са критериите за качество? Но един "спойлер" преди това: Лесно и сигурно могат, но не трябва да работят заедно.
Електронният подпис се наложи
Това е въпрос на отношение. Подписването на документ има определен естетически елемент. Вие подпечатвате решението с нещо много лично: собствения си саморъчен подпис. Този подпис често се репетира и усъвършенства с години и в повечето случаи остава непроменен през целия бизнес живот. Често аналоговият подпис на документа е свързан със среща, има няколко страни по договора и често в него има нещо социално. Хората се срещат, стискат си ръцете, подписват документ и след това го съхраняват в повече или по-малко сигурен архив. В повечето случаи страните са доволни и си тръгват по своя път.
Другата страна на монетата е очевидна. Независимо дали искате да картографирате вътрешни процеси на подписване или външни такива. Това изисква много високо ниво на ресурси, които могат да бъдат пропилени с помощта на цифровия подпис. Цифровизацията на процесите на вземане на решения вече е настъпила дори в много "стари" индустрии и бизнес области. В частния контекст електронното подписване на договори вече е широко разпространено от известно време и се поддържа от държавните доставчици на електронна идентификация в много европейски държави.
Съответно интегрирането на решения за подписване в корпоративния контекст много често започва от отделни гласове в компанията, които отдавна са се запознали с предимствата на електронното подписване в частния сектор. Много правителствени онлайн услуги дават възможност на гражданите да подписват договори по електронен път. В крайна сметка това води до това, че предприемачите искат да се възползват от предимствата на тези решения за онлайн подписване при обработката на договори и в собствените си компании.
Как работи цифровият подпис?
В мрежата се разпространяват все повече и повече нови, често малки и безплатни инструменти за подписване, като често регистрацията и използването им са с много нисък праг. Той работи точно както по-големите инструменти: Самият вие сте записали цифров документ локално, качвате го в инструмент на уеб браузъра и го подписвате. С някои инструменти документът може да бъде изтеглен и след това изпратен. За разлика от тях съществуват сложни платформи за подписване, които често са интегрирани в цялостна система за управление на документи или CRM или ERP система. Това позволява и много по-сложното подписване от трети страни или дистанционно подписване. Това означава, че мога да пусна за подписване и самоподписан документ, да определям сложни последователности и работни потоци за подписване и т.н.
Особено в професионалната среда все повече набират популярност решенията, които са специализирани в цялостното подписване на PDF документи и предлагат най-високи стандарти за сигурност и най-вече много просто ръководство за потребителя. Цифровото подписване на PDF документи чрез уеб браузър може да се раздели основно на три основни компонента.
Управление на договорите:
Тук, както споменахме, разликата е голяма. Минималният критерий за един уеб инструмент е възможността за качване на документи (при повечето приложения файловете се преобразуват автоматично в общия формат PDF) и за повторното им изтегляне след подписването или за възможно най-сигурното им съхранение. Цялостните инструменти също така позволяват интелигентно управление и преглед на всички важни документи на централно място.
Цифров подпис на документи:
Основният елемент на всички инструменти за онлайн подписване е полагането на цифров подпис върху договорния документ. Прилагането на валиден цифров подпис към PDF документ е технически процес, който трябва ясно да се разграничава от простото вмъкване на изображение на ръчен подпис без никакви допълнителни технически мерки!
По-специално, валидният цифров подпис позволява да се откриват последващи промени в документа. Това не е така при простото вмъкване на изображения. От техническа гледна точка при цифровия подпис съдържанието на документа е здраво свързано с приложения подпис. Визуалният вид на подписа върху документа е предимно информативен и няма отношение към (техническата) валидност. sproof sign например поддържа поставянето на изображения на подпис или ръчен подпис на екрана, но също така създава пълен цифров подпис във фонов режим. Друго ниво на цифровите подписи са квалифицираните цифрови подписи. Те включват проверка на подписващия от доставчик на услуги за доверие. Това са организации, които извършват обстойна проверка на самоличността на дадено лице или организация и свързват самоличността с подписа в хода на цифровото подписване. По този начин квалифицираните цифрови подписи имат специален правен статут, равностоен на този на саморъчните подписи.
Управление на подписи и работни потоци:
Пълният потенциал на платформите за подписване се проявява, когато става въпрос за изпращане на сигурни и съвместими заявки за подписване на други лица. Напр. sproof sign дава възможност за делегиране на различни задачи (напр. подписване на документи, преглед на документи, препращане на документи) на различни хора. Комуникацията се осъществява, от една страна, в рамките на WebApp, а от друга - чрез пощенски трафик. По този начин нищо не може да се изгуби. Автоматизираното делегиране също така улеснява управлението на процесите на подписване и спазването на крайни срокове и ограничения. Освен това е възможно да се определят заместници, да се задават бележки за отсъствие, да се определят последователности на подписване и да се дефинира стандартът, който трябва да се използва за подписване.
Качеството на първо място. - Критерии за качество на уеб базираните инструменти за подписване
Ползите от цифровите подписи са много и разнообразни. Ето списък на най-важните качествени характеристики на усъвършенстваните инструменти за електронен подпис:
Наличност и сигурност на облака:.
Онлайн договорите са достъпни по всяко време и навсякъде, стига да имате достъп до интернет. Наличността 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата е голямото предимство на сигурните облачни решения. Въпреки това трябва да се полагат много строги грижи, за да се разчита на сигурна и защитена среда за съхранение, която е защитена от неоторизиран достъп, загуба и злоупотреба. За облачните приложения трябва да се положат специални грижи, за да се гарантира, че инструментът е 100% хостван на европейски сървъри.
Достоверност на цифровите подписи:
Освен това трябва да се обърне внимание на това как човек може или трябва да докаже собствената си самоличност. Обикновеният електронен подпис (ОЕП) не осигурява правна защита и никога не трябва да се използва за подписване в корпоративен контекст. За най-високо ниво на сигурност следва да се използва квалифицираният електронен подпис (КЕП), който е еталон в Европа съгласно регламента eIDAS. Всъщност изборът на доставчик на подписи е от особена важност и са необходими някои основни познания за трите различни стандарта за подписване, за да може да се очертаят случаите на използване в собственото дружество по най-добрия възможен начин.
Проверка на приложените електронни подписи:
Друго чудесно нещо е, че електронните подписи могат да бъдат проверявани винаги и навсякъде. Информацията за всяка стъпка от процеса на подписване - от началото до края - включително приложените подписи и уникалната самоличност на подписващия(ите), са неразделно закрепени в pdf документа за всички времена. Цялостните решения за електронен подпис (като sproof sign) позволяват проверка директно в платформата.
Сътрудничество:
Подписването е екипно усилие. Подписвайте вътрешно или получавайте одобрения от външни заинтересовани страни. Важно е да можете да управлявате екипа си много лесно с администраторски акаунт. Много лесно трябва да могат да се добавят нови потребители и много лесно трябва да може да се увеличава фондът от налични единици за подписване.
Съответствие:
Задължително е компаниите да спазват приложимите закони и разпоредби, особено по отношение на сигурното и законосъобразно съхранение на документи и данни в европейската зона. Няколко инструмента (напр. sproof sign) разчитат на много високия стандарт за документи PDF/A.
Заключение:
Време е да подпишете. Уеб базираните услуги за електронен подпис са интересен и полезен начин за опростяване на бизнес процесите и спестяване на време и усилия. В контекста на бизнеса е важно той да отговаря на всички съответни изисквания за конкретния случай на използване.
Още записи в блога
Цифрови договори, реален ангажимент: ФСС и пътят към безхартиена администрацияХендриксън: Обектите във Франция и Австрия дигитализират процесите на подписване.Какво представлява регламентът eIDAS? Основи и предимства накраткоTeam Axess избира решение за цифров подпис от sproof signНай-съвременна сигурност и защита на данните: PMU разчита на знака sproof
