Energie AG Oberösterreich är en ledande energi- och tjänstekoncern som har spelat en nyckelroll i utformningen av den regionala energiförsörjningen sedan 1892. Med en bred portfölj av el, gas, värme, vatten, avfallshantering och ICT-tjänster står företaget för kvalitet och tillförlitlighet för kunder, leverantörer, anställda och allmänheten. Med ett omfattande nätverk och egna kraftverk garanterar Energie AG en hållbar och tillförlitlig elförsörjning för mer än 450.000 kunder. Som partner till över 1.000 kommuner är Energie AG också verksamt inom vattensektorn. Allt detta sker alltid enligt de högsta ekologiska standarderna.

Företagets namn: Energie AG Oberösterreich

Kort beskrivning av projektet:
Implementering av en digital signaturlösning för att stödja effektiva och flexibla affärsprocesser och uppfylla kraven på dataskydd.

Varför sproof sign:
“Vi har redan flera olika lösningar in-house, vilket har lärt oss vilka funktioner som är särskilt viktiga för oss och vilka som inte kan erbjuda oss den flexibilitet vi behöver. När vi utvärderade potentiella leverantörer definierade vi därför specifika krav (…) sproof sign kunde förse oss med dessa.”

Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?

Burger: “Vi bestämde oss för att implementera en digital signaturlösning för att hantera två viktiga utmaningar. För det första insåg vi att vi ofta stötte på ett medieavbrott i våra processer med slutkunder. En hel del information lämnades i pappersform, vilket ledde till tidskrävande manuella processer för registrering, arkivering och vidare bearbetning. Detta medieavbrott gjorde att våra processer blev betydligt långsammare. Genom att digitalisera dessa processer och införa digitala signaturer kunde vi eliminera denna flaskhals och öka effektiviteten.

Dessutom tvingade covid-19-pandemin oss att anpassa våra interna processer. Den traditionella metoden att fysiskt signera dokument var inte längre möjlig på grund av reserestriktioner och regler på hemmakontoret. Behovet av att implementera en digital lösning blev uppenbart för att kunna upprätthålla affärsverksamheten. I detta sammanhang letade vi efter en lösning som kunde ge oss den nödvändiga flexibiliteten.”

För vilka tillämpningar används den digitala signaturen?

Burger: “Vi använder digitala signaturer för olika tillämpningar. Å ena sidan använder vi dem i kundkontakter, till exempel när en kund vill ingå ett avtal eller behöver bekräfta en tjänst som tillhandahållits. Ett annat användningsområde är internt bruk, särskilt i situationer som snabb implementering av nya bestämmelser, t.ex. förordningen om hemmakontor. I ett sådant fall var vi tvungna att snabbt behandla dokument för 1 500 anställda, vilket inte hade varit möjligt med konventionella pappersbaserade processer. För att hantera den här processen använde vi interna lösningar som integreras via en specialutvecklad app. En godkännandeprocess implementerades där dokumenten först godkändes av de närmaste cheferna innan de skickades till de anställda med hjälp av fördefinierade platshållare för signaturer.”

Varför valde ni en europeisk signaturlösning och vilken roll spelar GDPR?

Burger: “Som energileverantör med kritisk infrastruktur är vi verksamma inom ett mycket reglerat område. Dataskydd är av yttersta vikt för oss, eftersom vi ständigt arbetar med personuppgifter. Det var därför avgörande att hitta en leverantör i närområdet, helst i Österrike eller åtminstone i Europa. En amerikansk leverantör skulle ha varit förknippad med alltför många osäkerheter och utmaningar, och vi kan inte ta några risker. Vår policy sätter därför ett tydligt fokus på europeiska leverantörer för att säkerställa att vi uppfyller kraven i GDPR och minimerar dataskyddsriskerna.”

Vilka standarder för datasäkerhet och efterlevnad måste en programvarulösning uppfylla i ditt företag?

Burger: “Utöver GDPR är andra standarder av stor betydelse för oss, t.ex. ISO 271001, som är särskilt viktig för oss eftersom vi själva är certifierade och förväntar oss att våra leverantörer ska kunna uppfylla samma säkerhetsstandarder som vi. Vi genomför också regelbundna säkerhetsrevisioner för att säkerställa att vår infrastruktur alltid är skyddad. Dessa revisioner genomförs årligen för att identifiera potentiella sårbarheter i god tid och åtgärda dem innan säkerhetsincidenter inträffar, vilket kan bli mycket kostsamt.”

“En hel del information lämnades in i pappersform, vilket ledde till tidskrävande manuella processer […]. Denna mediestörning gjorde att våra processer blev betydligt långsammare. Genom att digitalisera dessa processer och införa digitala signaturer kunde vi eliminera denna flaskhals och öka effektiviteten.”

Dr Franz Burger
Konsult Content Management och Collaboration

Hur organiseras utvärderingsprocessen för lösningar för digitala signaturer i ett företag av er storlek?

Burger: “Vi har redan flera olika lösningar internt, vilket har lärt oss vilka funktioner som är särskilt viktiga för oss och vilka som inte kan erbjuda oss den flexibilitet vi behöver. När vi utvärderade potentiella leverantörer definierade vi därför specifika krav, inklusive möjligheten att flytta signaturplatshållaren efter behov och justera skalningen, samt möjligheten för användare att flexibelt konfigurera sin signaturroll. Det hittade vi inte överallt. Vi prioriterade också möjligheten att integrera i befintliga processer, särskilt via REST API, för att säkerställa en sömlös integration i våra arbetsflöden. “

Vad tycker du särskilt om med sproof sign?

Burger: “Efter en undersökning bland våra nyckelanvändare, som använder produkten ofta, framhölls användbarhetsaspekten som särskilt positiv. Användargränssnittet är intuitivt utformat, vilket förenklar signeringsprocessen för användarna. Det fungerar också smidigt på mobila enheter, vilket är mycket uppskattat av våra anställda. Dessutom behövde de lite eller ingen utbildning för att använda produkten. Detta minimerade utbildningsinsatsen avsevärt och var en stor fördel för oss. En annan positiv aspekt är möjligheten att fritt konfigurera signaturstämplar. Detta gör att vi kan täcka olika krav och stödja individuella processer. Andra signaturlösningar har helt enkelt inte klarat av att möta denna utmaning.”

Finns det redan idéer för framtida tillämpningar av sproof sign?

Burger: “Vi befinner oss för närvarande i testfasen av en integration med SAP för offertprocessen. Det är här offerterna skapas, godkänns och signeras innan de skickas till kunden. Denna integration har redan satts upp och kommer att rullas ut successivt från och med sommaren. Något som förmodligen också skulle ha potential är vårt interna HR-område. Vi har cirka 4.500 anställda som behöver stöd. Naturligtvis är allt som fungerar digitalt och går bort från papper en enorm hävstång.”