eMoveUs tillhandahåller lösningar för elektriska och elektromekaniska kraftomvandlingssystem i drivlinan på elektronisk hårdvaru-, mjukvaru-, elektromagnetisk och mekanisk nivå, i syfte att säkerställa effektiv och hållbar mobilitet för alla. Med integrationen av sproof sign digitaliserar och påskyndar företaget interna avtalsprocesser.
Företagets namn:
eMoveUs GmbH
Kort beskrivning av projektet:
Digitalisering av avtalshantering och interna avtalsprocesser i syfte att använda resurser mer effektivt och öka hastigheten i hanteringen.
Varför sproof sign:
“Särskilt när vi hanterade kontrakt, leverantörsavtal, sekretessavtal och interna godkännanden märkte vi att den traditionella pappersvägen, särskilt i tider av distansarbete, var tidskrävande och felbenägen. Detta ledde till förseningar och ytterligare administrativ börda, vilket är anledningen till att vi ville optimera dokumentarbetsflödet och modernisera affärsprocesserna.”
Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?
Som ett litet, medelstort startup-företag inom fordonsindustrin ställdes vi inför utmaningen att effektivisera våra interna processer och förkorta handläggningstiderna. Särskilt när det gällde hanteringen av kontrakt, leverantörsavtal, sekretessavtal och interna godkännanden märkte vi att den traditionella pappersvägen var tidskrävande och felbenägen, särskilt i tider av distansarbete. Detta ledde ofta till förseningar, extra kostnader och ökat administrativt arbete, vilket var anledningen till att vi ville optimera dokumentarbetsflödet och modernisera affärsprocesserna.
Hur viktig är digital transformation för ditt företag? Hur var det undertecknat tidigare?
Digital transformation spelar en central roll i vårt företag, eftersom det ger oss möjlighet att reagera mer effektivt och smidigt på utmaningarna inom fordonsindustrin. För oss som nystartat företag är digitaliseringen en avgörande hävstång för att säkra vår konkurrenskraft och göra vår verksamhet framtidssäker. Genom att använda digital teknik kan vi optimera processer, förbättra samarbetet både internt och med externa partners, samtidigt som vi sänker kostnaderna.
Innan vi introducerade den digitala signaturen gjordes alla underskrifter på traditionellt sätt: kontrakt och viktiga dokument skrevs ut, undertecknades manuellt och skickades sedan antingen med post, kurir eller e-post för att samla in fler underskrifter. Den här processen var tidskrävande, ineffektiv och kunde leda till förseningar, särskilt när det krävdes flera underskrifter eller dokument som skulle skickas mellan olika platser. Dessutom ökade den pappersbaserade metoden risken för fel, förluster och ofullständiga arkiv.
Vilka kriterier var avgörande för dig när du letade efter rätt leverantör av e-signaturer?
När vi skulle välja rätt leverantör av e-signaturer var det flera kriterier som var avgörande för oss. Till att börja med var säkerheten en prioritet, eftersom den digitala signaturen används för viktiga avtal och dokument som innehåller konfidentiell information. En leverantör med höga säkerhetsstandarder, t.ex. krypteringsteknik och efterlevnad av dataskyddsbestämmelser som GDPR, var därför ett måste.
Dessutom var användarvänlighet av stor betydelse. Leverantören skulle erbjuda en intuitiv och lättanvänd plattform så att våra medarbetare kan komma igång direkt utan en massa utbildning. Kompatibilitet med våra befintliga system och sömlös integration i våra arbetsflöden var också en viktig faktor.
Sist men inte minst spelade priset och flexibiliteten i erbjudandet också en roll. Vi letade medvetet efter en europeisk leverantör som erbjuder transparenta kostnadsstrukturer och tillhandahåller skalbara lösningar som kan växa med vårt företag. Support och kundtjänst var också viktiga kriterier för att säkerställa att vi snabbt får stöd vid frågor eller problem.
Särskilt när det gällde hanteringen av kontrakt, leverantörsavtal, sekretessavtal och interna godkännanden märkte vi att den traditionella pappersvägen var tidskrävande och felbenägen, särskilt i tider av distansarbete. Detta ledde ofta till förseningar, extra kostnader och ökat administrativt arbete, vilket var anledningen till att vi ville optimera dokumentflödet och modernisera affärsprocesserna.
Christopher Pizarro
Affärsutveckling & projektledning
För vilka användningsfall används den digitala signaturen?
Det huvudsakliga användningsområdet är avtalshantering, särskilt för leverantörs- och serviceavtal, försäljningsavtal, sekretessavtal och ramavtal, som ofta kräver flera signaturer.
Vilka standarder när det gäller datasäkerhet och efterlevnad måste en mjukvarulösning uppfylla i ditt företag?
I vårt företag måste en mjukvarulösning uppfylla strikta standarder när det gäller datasäkerhet och efterlevnad för att säkerställa skyddet av känslig information. Först och främst handlar det om att följa den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) för att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och ansvarsfullt sätt. Krypteringsteknik, både för överföring och lagring av data, är avgörande för att förhindra obehörig åtkomst. Vi prioriterar också multifaktorautentisering (MFA) och åtkomsthantering för att säkerställa att endast behöriga personer har åtkomst till våra system och data.
Vad tycker du särskilt om med sproof sign?
Det vi särskilt gillar med sproof sign är kombinationen av hög säkerhet och användarvänlighet, liksom det intuitiva användargränssnittet, som gör att våra anställda snabbt kan använda plattformen utan mycket utbildning. Integrationen med våra befintliga system gick smidigt, och sproof sign:s flexibla anpassningsalternativ passar perfekt till våra specifika krav och arbetsflöden.
