I en starkt reglerad miljö som betalningar är det avgörande att processerna är effektiva och följer lagar och regler. Den österrikiska betaltjänstleverantören hobex AG visar hur digitalisering och efterlevnad kan kombineras på ett framgångsrikt sätt – med lösningen för digitala signaturer sproof sign. Genom att sömlöst integrera den avancerade elektroniska signaturen i det befintliga systemet för avtalshantering kunde hobex inte bara öka processkvaliteten utan också spara värdefulla resurser. I samtal med Dr. Martina Gsöls, dataskyddsexpert på hobex, blir det tydligt hur viktigt det är med europeiska dataskyddsstandarder, teknisk flexibilitet och användarvänlighet när man väljer en integrerad lösning för digitala signaturer i företaget.
Organisationens namn:
hobex AG
Företagsprofil:
hobex AG är en österrikisk fullserviceleverantör av kontantlösa betalningssystem med huvudkontor i Salzburg och andra platser i Tyskland, Slovenien och Italien. Företaget erbjuder skräddarsydda lösningar för acceptans av kredit- och betalkort samt för betalningar inom e-handel. hobex grundades 1991 och har varit verksamt på marknaden sedan dess, med fokus på innovation och kundservice.
Varför sproof sign:
“Vi måste alltid kunna bevisa att våra processer fungerar juridiskt felfritt och uppfyller gällande krav. Digitala, spårbara och reviderbara processer är därför avgörande, särskilt inom entreprenad. En lösning som sproof sign hjälper oss att uppfylla dessa höga standarder.”
Vad står hobex för som företag?
hobex är en ledande leverantör av betaltjänster i DACH-regionen med ytterligare närvaro i Slovenien och Italien. Vår kärnverksamhet är att stödja företag från olika branscher – särskilt detaljhandel, gastronomi och turism – i att hantera kontantlösa betalningar på ett säkert och effektivt sätt.
Vi möjliggör kortbetalningar både på försäljningsstället och i e-handeln och har cirka 44.000 kunder. Vi lägger stor vikt vid utmärkt kundservice, hög grad av flexibilitet och individuellt stöd. För att möta denna efterfrågan är moderna och kraftfulla verktyg som sproof sign för digitala signaturer en central del av vår digitala infrastruktur.
Vilken roll spelar dataskydd, efterlevnad och reglering i din dagliga verksamhet och i processen för digitala signaturer?
Som betaltjänstleverantör står hobex under tillsyn av den österrikiska finansmarknadsmyndigheten (FMA). Detta innebär att vi är föremål för regleringskrav som liknar dem som gäller för traditionella banker – detta gäller särskilt efterlevnad av dataskyddskrav, IT-säkerhet och omfattande efterlevnadsprocesser.
Vi måste hela tiden kunna bevisa att våra processer fungerar juridiskt felfritt och uppfyller gällande krav. Digitala, spårbara och reviderbara processer är därför avgörande, särskilt inom entreprenad. En lösning som sproof sign hjälper oss att uppfylla dessa höga standarder.
I vilka specifika användningsfall använder du för närvarande den digitala signaturen?
Vi har integrerat sproof sign fullt ut i vår digitala avtalshantering. Så snart ett avtal är klart kan den ansvarige avtalsägaren starta signeringsprocessen direkt. Deltagarna bjuds in automatiskt, den aktuella statusen är synlig hela tiden – och efter undertecknandet flödar dokumentet automatiskt tillbaka in i systemet. Allt detta fungerar via ett API-gränssnitt som sömlöst har integrerats i vårt befintliga IT-landskap. Detta gör processen konsekvent, effektiv och transparent.
Hur gick införandet av proof sign i ditt befintliga IT-systemlandskap?
Den tekniska integrationen var smidig och genomfördes på kort tid. Jag skulle särskilt vilja betona det konkreta mervärdet: Underskriftsprocessen har blivit mycket enklare, snabbare och säkrare tack vare sproof sign. För oss var det avgörande att vi inte tänkte på digitaliseringen isolerat, utan integrerade den i befintliga arbetsflöden – vilket är precis vad sproof möjliggör med sin API-baserade lösning.
För oss erbjuder den avancerade elektroniska signaturen den perfekta kombinationen av säkerhet, användarvänlighet och juridisk effektivitet. Den är lätt att installera, okomplicerad att använda och tas också mycket väl emot av externa partners.
Dr Martina Gsöls
Hur infördes och accepterades den elektroniska signaturen internt i företaget? Fanns det några utbildningsåtgärder?
sproof sign rullades ut direkt i samband med införandet av vårt nya system för avtalshantering. Det var därför en del av en större förändringsprocess där riktad utbildning genomfördes. Acceptansen var hög redan från början, särskilt bland de kollegor som regelbundet arbetar med avtal. De uppskattar användarvänligheten, transparensen i processen och de märkbara tidsbesparingarna. Lösningen för digitala signaturer används aktivt och får mycket positiva omdömen.
Varför valde ni medvetet en europeisk leverantör av programvara för elektroniska signaturer?
De flesta av våra kunder och partnerföretag är belägna i Europa – med fokus på Österrike, Tyskland och Italien. Därför lägger vi stor vikt vid att förlita oss på europeiska leverantörer när det gäller dataskydd och IT-infrastruktur.
Vi föredrar molnlösningar med hosting i EU och tydlig GDPR-efterlevnad. sproof uppfyller dessa krav till 100%, och själva företaget är baserat i Österrike – detta passar perfekt med vår egen självbild som ett regionalt förankrat men internationellt aktivt företag.
Om det finns en europeisk lösning som är tekniskt övertygande och som samtidigt delar våra värderingar när det gäller dataskydd, är det förstahandsvalet för oss.
Varför använder ni den avancerade elektroniska signaturen på Hobex?
För oss erbjuder den avancerade elektroniska signaturen den perfekta kombinationen av säkerhet, användarvänlighet och juridisk effektivitet. Den är lätt att installera, okomplicerad att använda och tas också mycket väl emot av externa partners.
För avtal i B2B-miljö uppfyller det alla krav – både när det gäller rättslig giltighet och efterlevnad. Detta är en avgörande faktor, särskilt för en reglerad betaltjänstleverantör som vi.
Varför valde ni en API-integration av sproof sign’s elektroniska signatur?
För oss är digitaliseringen av våra affärsprocesser från början till slut det viktigaste. Det innebär: inga medieavbrott, inga systembyten, ingen manuell kopiering av dokument fram och tillbaka.
Tack vare API-integrationen fungerar hela signeringsprocessen direkt i vår avtalshantering. Jag startar signeringen, fönstret sproof sign öppnas, jag signerar – och så snart processen är klar spelas dokumentet automatiskt upp. På så sätt säkerställer vi att våra processer inte bara är digitala, utan också effektiva och användarvänliga.
Hur har samarbetet fungerat när det gäller den tekniska integrationen av signaturprogramvaran?
Implementeringen genomfördes i nära samarbete mellan vår leverantör av kontraktsförvaltning och teamet på sproof. Samarbetet var professionellt och lösningsorienterat hela tiden. Även när det gällde individuella krav eller supportförfrågningar var sproof alltid snabbt tillgängliga och mycket hjälpsamma.
Ur vår synvinkel var det ett helt igenom lyckat projekt – både tekniskt och organisatoriskt.
