HOGAST är ett inköpskooperativ som förutom hela upphandlingen av varor även hanterar områdena el, bränsle, telefoni och mycket annat och som alltid ser till att medlemsföretagen får de bästa förutsättningarna och optimerade processer samt kan förvänta sig betydande fördelar inom alla relevanta inköps- och serviceområden.

HOGAST grundades för mer än 45 år sedan med den grundläggande idén att skapa prisfördelar genom att samla kvantiteter mellan företag och avlasta enskilda företag från rutinuppgifter.

Idag är HOGAST det största företaget för hotell- och restaurangbranschen i Österrike och har mer än 3.200 medlemsföretag med en omsättning på 415 miljoner euro. Dotterbolaget i München ansvarar för att betjäna den sydtyska regionen. I HOGAST-koncernen ingår dessutom HOTEL GASTRO POOL för mindre hotell och restauranger samt HANDOVER för anläggningar inom den sociala sektorn.

Företagets namn: HOGAST

Kort beskrivning av projektet:
“… på grund av korttidsarbete och hemmakontor var vi oundvikligen tvungna att tänka om, för utan ett nytt digitalt system skulle vi inte längre ha kunnat underteckna avtal, fakturor och beställningar.”

Varför sproof sign:
“Det vi särskilt gillar med sproof sign är dess användarvänlighet. Det går inte bara snabbt att hitta de uppladdade dokumenten, utan tack vare den nya funktionen kan man även ange var dokumentet ska signeras. Som ett resultat av detta märker vi helt enkelt att det alltid händer något på sproof sign, dvs. vi arbetar med tillägg och uppdateringar, vilket är superviktigt för oss.”

Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?

Sigmond: “För oss som företag var två aspekter avgörande för valet av en digital signaturlösning. En av dem var coronapandemin, eftersom korttidsarbete och hemmakontor tvingade oss att tänka om, för utan ett nytt digitalt system skulle vi inte längre ha kunnat underteckna kontrakt, fakturor och order.

Den andra aspekten, som förvisso har varit ett diskussionsämne med ledningen under en tid, är att vi som företag har fokuserat på digitalisering och hållbarhet på samma gång.

Med fokus på detta kom vi till slut till en punkt där vi bestämde oss för att signera allt digitalt nu och där det är möjligt att göra sig av med alla pappersfakturor och avtal.”

För vilka användningsfall används den digitala signaturen?

Sigmond: “I grund och botten är vi länken mellan våra leverantörer och kunder eller medlemmar. Men det innebär också att alla fakturor och beställningar går via HOGAST och att vi sedan måste signera och kontrasignera i vissa fall. Signaturkedjan kan ses som en triangel mellan leverantör, medlem och HOGAST.

Ett exempel där den digitala signaturen används och är till stor hjälp är vid introduktion av nya leverantörer. Det finns också kontrakt som måste undertecknas på något sätt. Innan vi bestämde oss för en e-signaturlösning fick vi först skicka allt i pappersform med post och vänta.
Eftersom hela företaget faktiskt består av fyra företag måste leveranspartnern i den här applikationen skriva under en gång och HOGAST fyra gånger. Det kunde ta två till tre veckor innan allt kom tillbaka till oss. Med den digitala lösningen från sproof sign går allt mycket snabbare.

Men vi använder också e-signaturen när vi tar emot leveranser. Detta beror på att alla orderbekräftelser över 7 500 euro måste kontrasigneras av oss efter att kunden och leverantören redan har skrivit under. Detta är en fråga om ansvar! HOGAST är också ansvarigt för sina kunder om de går i konkurs eller är insolventa. Sedan betalar vi fakturorna för våra medlemmar, men bara om orderbekräftelsen eller ordern har kontrasignerats av oss i förväg. Det här är en väldigt viktig aspekt för våra medlemmar och leverantörer.”

Vilka standarder när det gäller datasäkerhet och efterlevnad måste en mjukvarulösning uppfylla i ditt företag?

Sigmond: “Dataskydd är ett aktuellt ämne just nu och är nu helt enkelt ett grundläggande krav. Allt måste vara rätt. För oss var dock användarvänligheten också viktig, att programvaran är lätt att använda och att man kan spara tid. “

“Det är därför vi med gott samvete rekommenderar sproof till våra 7.000 kunder.”

Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager

Vad tycker du särskilt om med sproof sign?

Sigmond: “Det vi särskilt gillar med sproof sign är dess användarvänlighet. Det går inte bara snabbt att hitta de uppladdade dokumenten, utan tack vare den nya funktionen kan man också ange var dokumentet ska signeras. Som ett resultat märker vi helt enkelt att det alltid händer något på sproof sign, dvs. tillägg och uppdateringar arbetas på, vilket är superviktigt för oss. Men även om det uppstår en fråga från vår sida om e-signaturer eller en ny funktion har vi alltid bra och snabb support att vända oss till.”

Finns det några speciella fördelar med sproof sign som är särskilt fördelaktiga i din bransch?

Sigmond: “I framtiden skulle vi gärna se sproof sign inbyggt i tredjepartssystem. En separat app skulle naturligtvis också vara spännande. I dagsläget är det fortfarande en webbaserad plattform, där det kan ta lite tid att ladda upp stora mängder data.

Det fina med sproof sign är dock att vi tack vare vår nära kontakt redan vet att vi är på exakt rätt plats på sproof. För även om något inte passar, arbetar vi med vidareutveckling och integrerar de nya funktionerna i programvaran. Det är därför vi med gott samvete rekommenderar sproof till våra 7 000 kunder.”