Det är på tiden! Det är dags att anpassa affärsprocesserna så att de fungerar mer effektivt och säkrare. I affärsvärlden bidrar ständigt förbättrade digitala arbetsflöden till att uppnå detta. Det finns fler och fler plattformar och lösningar som erbjuder lösningar för absoluta standardprocesser upp till nischade specialapplikationer. En av dessa standardprocesser, som kan förbättras avsevärt tack vare digitala lösningar, är insamlingen av signaturer.

I den här artikeln förklarar vi vad ett digitalt “signaturarbetsflöde” är och hur du, ditt företag eller ditt nätverk kan få hjälp om du förlitar dig på meningsfull digitalisering för detta användningsfall.

Analogt kontra digitalt: Hur samlar man in namnunderskrifter?

Naturligtvis finns det en “gammaldags” variant: att signera med penna på papper. Detta kostar inte heller mycket – särskilt inte om du själv är den som skriver under – och kan ibland verka mer “chic” eller till och med mer formellt. Speciellt i kombination med ett fysiskt möte. Den handskrivna signaturen är ändå juridiskt giltig.

En andra titt avslöjar “råttans svans”: en mycket komplex, mödosam och resurskrävande process (utskrift, skanning, stämpling, frakt, väntan på retur etc.). Detta innebär också: mediabrott som späder ut bevisvärdet, tidskrävande arkivering och sist men inte minst är det mycket tidskrävande att få eller vänta på ett avtal som är klart att undertecknas och returneras.

Det numera välkända alternativet: den digitala eller elektroniska signaturen
Tekniskt sett är det en kryptografisk metod som bygger på asymmetriska krypteringsalgoritmer. Detta gör det möjligt att verifiera dokumentets äkthet och undertecknarens identitet.

Det som är tekniskt komplicerat och mycket säkert i bakgrunden döljs i förgrunden av ett användarvänligt gränssnitt. I slutändan är en juridiskt giltig digital signering lika enkel som att göra en onlineöverföring.

Det finns i princip olika sätt att signera digitalt: enkelt, avancerat och kvalificerat. Trots att de digitala signaturerna på ytan ser likadana ut på det slutliga dokumentet är statusen för varje typ av digital signatur och dess bindande karaktär olika.”

Dr. Fabian Knirsch (VD och medgrundare, sproof GmbH)

När det gäller en enkel elektronisk signatur eller bildtext är det inte möjligt att upptäcka manipulation.

Kort sagt, endast en signatur som kan verifieras av en offentligt godkänd verifieringstjänst kan klassificeras som juridiskt kompatibel. Plattformar som sproof sign specialiserar sig på att skapa signaturer enligt högsta standard samt på integrerad verifiering av alla dokument.

Gränslöst, enkelt, digitalt. Att erhålla signaturer med en plattform för e-signaturer (i företagssammanhang).

Signaturplattformar gör det möjligt att kartlägga digitala signaturprocesser, även kända som signaturarbetsflöden, i större eller mindre utsträckning. Betydelsen är särskilt viktig när man erhåller signaturer. sproof sign är 100% specialiserat på att utfärda och erhålla signaturer och övertygar med de arbetsflöden som nämns.

Men vad är ett arbetsflöde i samband med dokumentsignering?

I allmänhet betraktas ett arbetsflöde som en strukturerad sekvens av arbetssteg för att uppnå ett specifikt mål eller resultat. De enskilda arbetsstegen, deras ordning, ansvarsområden och beroenden fastställs för att arbetet ska kunna utföras på ett effektivt sätt.

Detsamma gäller för insamling av signaturer. Ett bra e-signaturverktyg gör det möjligt att kartlägga alla tänkbara godkännandeprocesser för att spara tid och personalresurser. Det hela sker med garanterad efterlevnad av de högsta standarderna för säkerhet och efterlevnad i företagen.

Kraften i arbetsflödet: Få externa digitala signaturer i bara 5 steg

Lägg till affärskontakter

Naturligtvis! Om jag vill lämna ut ett dokument för underskrift är det första steget att ta reda på kontaktuppgifterna. I de flesta fall behandlas begäran om underskrift via e-postadressen, eftersom e-postadressen redan är en bra grund för att autentisera den andra personen. När det gäller avancerade elektroniska signaturer (FES) är identitetsbeviset direkt kopplat till den personliga e-postadressen. Detta innebär att den andra personen utfärdar en digital signatur med samma e-postadress som användes för signaturbegäran.

En fördel med en plattform för e-signaturer är den enkla hanteringen av kontaktuppgifter redan i början av signaturbegäran. I regel föreslås ofta använda kontakter automatiskt under inkassoprocesserna och alla kontaktuppgifter förs automatiskt in i ett förenklat kontakthanteringssystem där de kan visas och redigeras.

Definiera signaturstandard

Som redan beskrivits i detalj är signaturstandarden väsentlig med avseende på det önskade bevisvärdet för en begärd signatur. Det är viktigt att veta att du kan definiera signaturstandarden för den undertecknande motparten, men du behöver inte göra det. Om avtalet t.ex. är av stor formell betydelse kan det krävas en kvalificerad elektronisk signatur eller så kan andra typer av signaturer vara tekniskt uteslutna. Om den andra personen inte har möjlighet att underteckna på ett kvalificerat sätt, kommer ett e-signaturverktyg automatiskt att vägleda dig genom identifieringsprocessen

Definiera sekvenser och roller

Det finns olika användningsfall där man vill undvika att flera kontakter får ett dokument för underskrift samtidigt. Ett användningsfall kan vara att ledningen ska signera efter att representanter för två andra avdelningar och slutligen sekretariatet får dokumentet för visning eller för en slutlig nedladdning.

Definiera signaturposition

En av de viktigaste funktionerna i alla signaturplattformar är “Definiera platshållare för signaturer”. Du kan ange exakt på vilken sida, vem som måste underteckna var. Med sproof sign kan storleken på signaturkortet också justeras.

Sätt en deadline för undertecknande och skicka påminnelser

I det sista steget i arbetsflödet kan du med de flesta omfattande allt-i-ett-signaturlösningar ange en tidsfrist, skriva en vänlig (till specifik) inbjudningstext och, viktigast av allt, automatiskt påminna mottagaren om denna tidsfrist. Framgångsfrekvensen för att ta emot det kontrasignerade dokumentet i tid ökar därmed avsevärt. För att inte tala om att detta arbetsflöde avsevärt minimerar “tiden till beslut”.

(Valfritt:) Kontrollera mottagna signaturer direkt i sproof sign

Som nämnts är det viktigt att skapa förståelse för att den kvalificerade och avancerade elektroniska signaturen garanterar den högsta säkerhetsnivån eftersom dess giltighet kan valideras mycket enkelt. En direkt integrerad verifieringsmekanism – som finns i sproof sign – möjliggör fullständig spårbarhet och säkerhet för viktiga godkännandeprocesser.

Den digitala signaturen ur den inbjudnes synvinkel

Det är viktigt för den inbjudande personen att alla signaturer returneras i tid. En låg tröskel för att komma in i signaturplattformen är avgörande. sproof sign har effektiviserat denna process:

• Som beskrivits skickar den inbjudande personen ut dokumentet för underskrift via e-post.
  
• Den inbjudna personen får e-postmeddelandet, klickar på länken och kan signera dokumentet direkt utan att registrera sig (!).
  
• Om en kvalificerad signatur krävs och den inbjudna personen ännu inte har en befintlig QES-identifiering (förmågan att signera på ett kvalificerat sätt), kommer den inbjudna personen att gå direkt genom identifieringsprocessen efter registreringen.
  
• För den inbjudne är det aldrig (!) kostnadskrävande.
  
• Om du redan är en användare av sproof sign kan du naturligtvis lagra dokumentet eller, om så önskas, vidarebefordra det för en annan signatur, lägga det på stacken, delegera signaturförfrågningar etc.

Vill du komma igång? Registrera dig nu gratis och få din första signatur

Du kan bara hitta detta på sproof sign. Vi har försökt att ge våra användare den enklaste möjliga starten i världen av digitala signaturer. Med ett gratis privat konto kan du börja använda plattformen omedelbart och göra dina första digitala signaturer själv eller få dem barriärfria i hela Europa.