Uporaba obrazcev in polj

Seznam vseh polj obrazca

Podjetje sproof sign vam ponuja širok izbor obrazčnih polj, tako da pri pripravi dokumentov ni omejitev:

1. Podpis: V tem polju je mogoče podpisati dokument s polnim imenom in priimkom.
2. Iniciale: Začetnice: Podpisno mesto, kjer se podpišejo začetnice imena
3. Ime: Ime, priimek ali polno ime
4. Elektronska pošta: Elektronski naslov
5. Organizacija: npr. podjetje, delodajalec itd.
6. Address: Naslov: delni ali polni naslov (npr. ulica, hišna številka, vrata, ...)
7. Poštna številka: Poštna številka: Poštna številka
8. Država: Poštna številka: Podatek o državi
9. Datum: Datum:
10. IBAN: mednarodna številka bančnega računa
11. Besedilo (fiksno): besedilo samo za branje, ki je fiksirano na dokumentu, ne da bi ga bilo treba podpisati
12. Besedilo: Besedilno polje, ki se lahko izpolni s poljubnim besedilom
13. Izbirno polje: polje: spustno polje z eno ali več možnostmi izbire, ki jih mora določiti pošiljatelj
14. Checkbox: polje za izbiro: Polja se pogosto uporabljajo za vprašanja z več možnostmi izbire ali za potrditev ali sprejemanje pogojev
15. Radiobox: Radioboxi se pogosto uporabljajo za vprašanja z eno izbiro, kjer morajo ljudje izbrati odgovor iz skupine odgovorov
16. Polje z datumom: Datum:
17. nalaganje datotek: Pošiljatelj lahko določi do 3 datoteke (slike in/ali dokumente) na prejemnika, ki jih mora ta naložiti pred podpisom dokumenta

Nameščanje in konfiguriranje polj obrazca

Na ta način lahko postavite in konfigurirate polja obrazcev v znaku sproof:

1. V desni stranski vrstici najdete seznam vseh razpoložljivih obrazčnih polj. Stranska vrstica je videti drugače, odvisno od tega, ali polja postavljate zase ali za prejemnike.
2. Polje povlecite in spustite na dokument, da ga tja postavite. Polje lahko izberete tako, da kliknete nanj. Polje premaknete tako, da držite pritisnjen gumb miške in ga povlečete na drugo mesto.
3. Ko izberete polje, se neposredno nad poljem prikaže prekrivno okno, ki vsebuje naslednje funkcije: Spremeni dodelitev, Odpri nastavitve polja, Podvoji polje, Zmanjšaj/povečaj pisavo in Izbriši polje.
4. S klikom na ikono svinčnika odprete nastavitve polja v desni stranski vrstici: tu lahko na primer spremenite dodelitev, polje označite kot obvezno polje in opravite druge nastavitve, ki ustrezajo polju.

Predogled

Predogled je tako rekoč predogled za tiskanje. Prikazuje, kako bo dokument videti, ko ga prenesete v tem trenutku. Ta funkcija je pomembna, ker so vsa polja obrazca in podpisa, razen polja "Besedilo (fiksno)", fiksirana šele, ko je dokument podpisan. To pomeni, da se pred podpisom NE prikažejo v predogledu. S predogledom lahko preverite, katera polja so v dokumentu že fiksirana in katera ne.

1. V tem primeru lahko vidite besedilo samo za branje ("Text (fixed)" - polje), polje z imenom in položaj za podpis.
2. Predogled lahko odprete s klikom na gumb Predogled v zgornji menijski vrstici.

1. Besedilo samo za branje je v dokumentu vidno, ker je ob prenosu dokumenta fiksno, ne glede na podpis.
2. Polje z imenom in položaj podpisa nista prikazana v predogledu, saj sta na dokumentu fiksirana šele, ko je ta podpisan.
3. Dokument lahko prenesete takšen, kot je.
4. Predogled zaprete z gumbom za zapiranje na dnu ali z ikono X v zgornjem desnem kotu.

Vrstica za obvestila in hiter dostop

Na voljo sta dve možnosti za pregledovanje in izpolnjevanje polj obrazcev v dokumentu: neposredno v dokumentu ali prek tako imenovane obvestilne vrstice.

1. V obvestilni vrstici* je prikazano, za koga trenutno postavljate polja obrazca, tj. 1) za sebe, 2) za prejemnika ali 3) nepodeljena (splošna) polja.
2. Podatki v oklepaju prikazujejo, koliko polj ste za to osebo že postavili in koliko od njih je bilo že izpolnjenih. Ikona za preverjanje je siva, dokler niso izpolnjena vsaj vsa obvezna polja in je dokument mogoče podpisati.
3. S puščicami se lahko hitro in enostavno pomikate po poljih za posamezno osebo.
4. Z zelenim gumbom z ikono svinčnika se odpre hitri dostop.
5. V hitrem dostopu so navedena vsa polja obrazca za zadevno osebo in jih lahko izpolnite v enem koraku. Vendar je treba nekatera polja, na primer podpisna polja, preveriti neposredno v dokumentu. Z ikono na desni strani polja lahko skočite neposredno na ustrezno polje v dokumentu.
6. Polja lahko filtrirate, da dobite boljši pregled nad že izpolnjenimi polji in tistimi, ki so še odprta.

Polja obrazcev v praksi

Obstaja pet primerov uporabe, v katerih lahko uporabite polja obrazcev:

• Naložite dokument in vanj vstavite splošna polja obrazca, ki jih lahko izpolni vsakdo.
• Prenesete dokument in postavite polja obrazca za sebe, ki so lahko vnaprej izpolnjena.
• naložite dokument, dodate prejemnike in zanje namestite dodeljena polja obrazcev.
• Prenesete dokument z obstoječimi polji obrazca.
• Prejmete dokument in izpolnite polja obrazca, ki so bila vanj nameščena.

Teh pet primerov uporabe je mogoče tudi kombinirati in so podrobneje opisani v nadaljevanju.

Primer uporabe 1: Nalaganje dokumenta in namestitev splošnih polj obrazca

Kot je opisano v poglavju "Vrste obrazčnih polj", splošna polja niso dodeljena nikomur, zato jih lahko izpolni kdor koli. Vendar le, dokler prva oseba ne podpiše dokumenta, nato so pritrjena na dokument. Če želite namestiti splošna polja, naložite dokument in v desni stranski vrstici izberite "Uredi dokument".

1. Splošna polja iz desne stranske vrsticepovlecite in spustite na dokument.
2. Če je potrebno, naredite nastavitve za polje. To storite tako, da kliknete ikono svinčnika.
3. Število splošnih polj je prikazano v obvestilni vrstici. S puščicami se pomikate po poljih ali jih neposredno izpolnite v načinu hitrega izpolnjevanja.

Vedno imejte v mislih, da se splošna polja zapišejo takoj, ko nekdo podpiše dokument. Če torej želite, da polja izpolni kateri koli prejemnik, podpišite dokument, preden vstavite polja, ali pa šele potem, ko eden od vaših stikov izpolni polja in podpiše dokument.

Primer uporabe 2: Prenesite dokument in postavite polja obrazca, ki so vam dodeljena

Če polja obrazcev postavljate zase, naložite dokument in v desni stranski vrstici izberite "Podpisati se".

1. Polja obrazca boste našli v tretjem zavihku. Pomembno je, da ste predhodno izbrali vrsto podpisa in slog podpisa, sicer v dokument ne boste mogli postaviti nobenih polj.
2. Sedaj povlecite in spustite poljubno število obrazčnih polj na dokument. Kot je že opisano v razdelku "Vrste obrazčnih polj", so vnaprej določena polja že izpolnjena z vašimi podatki, kar vam prihrani čas pri izpolnjevanju polj. Njihovo vsebino lahko kadar koli urejate.
3. Število za vas nastavljenih polj je prikazano v obvestilni vrstici. S puščicami se pomikate po poljih ali jih neposredno izpolnite v načinu hitrega izpolnjevanja.
4. Nato dokument podpišite, da se v njem zabeležijo vaš podpis in druga polja obrazca.

Če želite, lahko k podpisu povabite tudi stike. Več o tem si lahko preberete v naslednjem razdelku "Primer uporabe 3: Naložite dokument in postavite polja obrazca za stike".

Primer uporabe 3: Prenos dokumenta in postavitev polj obrazca za stike

Če želite postaviti polja obrazca, ki so izrecno dodeljena določenemu prejemniku, naložite dokument in v desni stranski vrstici izberite "Prejemniki ". Dodajte enega ali več stikov in po potrebi določite vrstni red podpisovanja, vloge itd. Kliknite "Naprej", da nadaljujete z naslednjim korakom. Zdaj lahko za prejemnike postavite polja obrazca. Upoštevajte, da je treba za vse podpisnike nastaviti vsaj en položaj za podpisovanje.

1. V tem izbirnem polju lahko vidite, kateri prejemnik je trenutno izbran. Če želite s seznama izbrati drugo osebo, kliknite na to polje. Če želite postaviti splošna polja, lahko izberete tudi možnost "Kdor koli".
2. Sedaj povlecite in spustite poljubno število obrazčnih polj za izbrano osebo na dokument.
3. Število polj za izbrano osebo se prikaže v obvestilni vrstici. S puščicami se pomikate po poljih ali pa jih v načinu hitrega izpolnjevanja neposredno izpolnite za zadevno osebo.
4. Nato preklopite na naslednjo osebo - prek izbirnega polja na vrhu stranske vrstice ali prek gumba na dnu.

To ponavljajte, dokler ne namestite potrebnih polj obrazca za vse stike. Nato lahko nastavite vabilo.

Primer uporabe 4: Prenos dokumenta z obstoječimi polji obrazca

Če naložite dokument z obstoječimi obrazčnimi polji, jih bo sproof sign prepoznal, vi pa se lahko odločite, kako nadaljevati:

1. Prevzemite polja: Polja obrazca se prevzamejo in namestijo v dokument kot splošna polja. Kasneje jih lahko nekomu dodelite ali jih neposredno izpolnite.
2. Shranjevanje podatkov obrazca: Če so bila polja obrazca že izpolnjena v drugem orodju (npr. Adobe Acrobat Reader), lahko vnesene podatke shranite neposredno v dokument. Nato jih ni več mogoče urejati.
3. Brisanje polj obrazca: Vsa prepoznana polja in njihova vsebina se odstranijo iz dokumenta.

Če ste izbrali možnost 1, so prepoznana polja obrazca v dokumentu nameščena kot splošna polja. Izpolnite jih lahko sami ali jih nekomu dodelite. To storite tako, da odprete "Prejemniki " in povabite stike. Če kliknete "Naprej", boste v naslednjem koraku vprašani, ali želite polja nekomu dodeliti. Izberite enega od prejemnikov.

Nasvet: V tem koraku lahko dodelite samo vsa polja naenkrat. Če želite posamezna polja dodeliti nekomu drugemu, najprej dodelite vsa polja eni osebi in nato spremenite dodelitev ustreznih polj neposredno v dokumentu.

Primer uporabe 5: Prejem dokumenta in izpolnjevanje obstoječih polj

Če ste od nekoga prejeli dokument za podpis, ga odprite kot običajno prek povezave v e-pošti ali prek nadzorne plošče sproof in se pomaknite na "Sign yourself".

1. V tretjem zavihku stranske vrstice boste videli seznam vseh za vas relevantnih polj obrazca.
2. V tem primeru so nastavljena splošna polja (siva), polja, dodeljena vam (modra), in polja za druge prejemnike (druge barve, polprozorna ). Obvezna polja, dodeljena vam, in splošna obvezna polja morajo biti izpolnjena, preden lahko podpišete dokument.
3. Koliko polj je nastavljenih za vas, si lahko ogledate tudi v obvestilni vrstici. S puščicami se pomikate po poljih in jih izpolnite v dokumentu ali pa preklopite na način hitrega izpolnjevanja in izpolnite polja.
4. Ko ste izpolnili vsa zahtevana polja obrazca, lahko podpišete dokument.

Če je pošiljatelj za vas nastavil polje za nalaganje datotek, lahko zahtevane datoteke naložite neposredno med izpolnjevanjem polj obrazca:

1. Katere datoteke morate naložiti, lahko vidite neposredno ob polju za nalaganje na dokumentu in v stranski vrstici.
2. Zdaj začnite nalagati datoteke posamično. To storite tako, da kliknete na ustrezno polje in v brskalniku po datotekah izberete ustrezno datoteko. Upoštevajte, da je pošiljatelj določil, katere oblike so dovoljene (dokumenti in/ali slike). Vsaka datoteka je lahko velika največ 5 MB.
3. Izbrano datoteko lahko odstranite s klikom na simbol koša za smeti in jo nato ponovno naložite.
4. Datoteke lahko naložite tudi v načinu hitrega polnjenja.

Pomembno: Dokument podpišite šele, ko ste izpolnili vsa polja in naložili datoteke.