Pravno veljaven elektronski podpis

Še vedno obstaja zmeda: različni, pogosto zelo podobni izrazi, kot so pisna oblika, pisna oblika, prosta oblika, ročno napisana oblika, povzročajo zmedo pri obravnavi pogodb. Zato se ljudje žal še vedno pogosto zatekajo k pisalu, papirju in okornim poštnim kanalom, kadar je treba nekaj podpisati.

V tem članku pojasnjujemo, za katere primere uporabe je digitalni podpis 100-odstotno pravno veljaven ter zagotavlja najvišjo dokazno vrednost in sledljivost. Majhen "spoiler": Obstaja le nekaj izjemnih primerov, v katerih elektronski podpis ni dovoljen. Sicer pa postopek digitalnega podpisa v vsakem primeru "premaga" analogni podpis zaradi tehnične nezmožnosti ponarejanja in najvišje dokazne vrednosti.

Kakšna je funkcija pogodb?

Načeloma je očitna: s podpisom pogodbe se vse vpletene stranke strinjajo s pogoji in obveznostmi, določenimi v pogodbi. S sklenitvijo pogodbe se zagotovi, da vse pogodbene stranke izpolnijo svoje obveznosti ter da so njihove pravice in interesi zaščiteni. Poleg tega lahko podpisan dokument služi kot dokaz v primeru spora in pomaga pri obrambi na sodišču. Najučinkovitejši način podpisovanja pogodb je digitalno podpisovanje.

Ne glede na to, ali gre za analogno ali digitalno napravo: Kaj pomeni svoboda oblike za pogodbe?

V evropskih državah so pogodbe na splošno veljavne brez predpisane oblike. To pomeni, da ni predpisov o načinu podpisovanja pogodb. Dovoljena je na primer elektronska, pisna ali celo ustna oblika (glej člen 883 ABG). Navsezadnje se lahko pogodbene stranke same dogovorijo o določeni vrsti podpisa.

Čeprav ni zakonskih zahtev glede načina podpisovanja pogodb, za katere ne veljajo zahteve glede oblike, je za številne poslovne namene priporočljiva previdnost! Napaka bi bila, če bi pomembne pogodbe, za katere ne veljajo nobene formalne zahteve, podpisovali z nizkim standardom elektronskega podpisa. Če gre za pogodbe z visokimi pogajalskimi zneski ali visokim tveganjem odgovornosti, je vsekakor treba uporabiti visok standard elektronskega podpisa.

Nekatere pogodbe po zakonu zahtevajo pisno obliko.

Pri nekaterih vrstah pogodb je zaščita ene od pogodbenih strank še posebej pomembna, zato zakon zahteva pisno obliko. V pravnem jeziku se to imenuje pisna oblika. Za izpolnitev pisne oblike ali pisnega obrazca se po zakonu zahteva lastnoročni podpis obeh pogodbenih strank. V Avstriji je pisna oblika urejena v členu 886 ABGB, v Nemčiji pa v prvem odstavku 126. člena BGB.

Tukaj je dobra novica, ki je zapisana v zakonu: V skladu s členom 126a BGB (DE) se lahko zakonsko predpisana pisna oblika nadomesti z elektronsko obliko, razen če zakon določa drugače. Na splošno uredba eIDAS, ki od leta 2016 velja po vsej Evropi, ureja tehnične in vsebinske zahteve za e-podpis in ima prednost pred nacionalnimi zakoni.

Če se izrecno zahteva "pisna oblika", se lahko za zakonsko skladno podpisovanje uporablja kvalificirani elektronski podpis (KEP).

Zato je pomembno razumeti, da izraza "pisna oblika" ali "pisna oblika", ki običajno pomenita pisanje z roko in papir, nikakor ne izključujeta digitalnih metod. Digitalni podpis je lahko 100-odstotno enakovreden "lastnoročnemu pisanju".

Wills & Co. V redkih primerih zadostuje le "mokri podpis".

Lastročni podpis se za sklepanje pogodb in podpisovanje dokumentov zahteva le, če je to izrecno (!) predpisano z zakonsko določbo ali pogodbenim dogovorom med strankama.

Poleg nekaterih dokumentov s področja dednega prava, kot so oporoke (ki morajo biti celo lastnoročno podpisane), in nekaterih drugih notarskih listin je nekaj vidnih primerov vrst dokumentov, ki se po zakonu lahko podpišejo samo lastnoročno, zlasti na kadrovskem področju.

Eden od primerov je prenehanje delovnega razmerja z odpovedjo ali sporazumom o prenehanju delovnega razmerja v skladu s členom 623 nemškega civilnega zakonika (BGB) v nemškem (!) pravu. Pri tem nobena oblika e-podpisa ne more nadomestiti pisne oblike, saj je elektronska oblika v skladu s členom 623 BGB izrecno zakonsko izključena.

Velik nazadovanje v nemški politiki digitalizacije je bilo nedavno predmet kontroverznih razprav v številnih medijih. Od leta 1995 morajo delodajalci v Nemčiji najpomembnejše pogodbene pogoje zapisati v pisni obliki in jih v skladu z nemškim zakonom o dokazih (NachwG) izročiti delavcu v podpis: Zapis bistvenih delovnih pogojev (§2 NachwG). Čeprav direktiva EU (uredba eIDAS) dovoljuje elektronski prenos, v Nemčiji dokazil o bistvenih pogodbenih pogojih ni dovoljeno predložiti v elektronski obliki. Tudi kvalificiran elektronski podpis ne izpolnjuje zahtev zakona o preverjanju.

Naša osebna ocena: Samo vprašanje časa bo, kdaj bodo potrebne ofenzive digitalizacije, zlasti na kadrovskem področju, pozitivno vplivale tudi na zakonodajo in bo Zakon o verifikaciji kmalu ponovno spremenjen.

Poleg tega že obstajajo "obvozi" tudi za ta posebni primer, da bi čim bolj omejili količino potrebnega papirja in časa ter zmanjšali medijske motnje na minimum. To na primer deluje po zaslugi dodatnih dokumentov, ki se v skladu z zakonom podpišejo analogno, digitalna kopija pa se še vedno upravlja in hrani centralno v digitalnem arhivu.

Popolnoma brez tveganja: podpisujte digitalno in v skladu z zahtevanimi formalnimi zahtevami.

Ne glede na to, ali je pogodba analogna ali digitalna, nacionalna zakonodaja v prvi vrsti ureja, ali in kako je pogodba predmet formalnih zahtev. Ko ste se seznanili s tem in se odločili za digitalno pot, ki vam prihrani čas, se v vseh državah članicah EU/EGS kot veljavni okvir uporablja uredba eIDAS (elektronska identifikacija, avtentikacija in storitve zaupanja). Ta pravni okvir naj bi pospešil digitalno preobrazbo po vsej Evropi, omogočil poslovne procese brez medijskih prekinitev in olajšal varne elektronske procese med 28 posameznimi trgi.

Velik del sistema eIDAS ureja vprašanja varne digitalne identitete in varnega elektronskega podpisa. Če torej, kot smo že omenili, nacionalni zakoni elektronskega podpisa izrecno ne izključujejo, se lahko pogodbe podpisujejo v skladu s smernicami eIDAS. Uredba v osnovi razlikuje med tremi vrstami elektronskih podpisov: preprostim, naprednim in kvalificiranim.

Za vse poslovne subjekte je pomembno, da dobijo dober pregled nad pogodbenimi procesi v podjetju, da se lahko odločijo, kateri standard podpisa je pravi za kateri pogodbeni proces.

Priporočamo, da si podrobno preberete naš pregledni članek o standardih podpisovanja. V kombinaciji s tem člankom se boste lahko odločili, katere od vaših pogodb morate podpisati s katerim standardom.

Tukaj je pogost praktični primer pravno neveljavnega podpisa:

Primer e-poštnega sporočila: Za odločitve, ki so izvedene v obliki besedila v elektronski pošti, velja pisna oblika, da so pravno veljavne. To pomeni, da morajo pisno pogodbo podpisati vse pogodbene stranke. Pri tem se pogosto zgodi, da digitalni podpisi niso ustrezni. Naslednji postopki niso pravno veljavni:

• Natisni, podpiši, ponovno skeniraj, pošlji (prekinitev medija)
• namestitev slike podpisa na dokument elektronske pošte (enostavni elektronski podpis)

Samo kvalificirani elektronski podpis bi bil v tem primeru pravno veljaven način.

Zaključek

Prepričani smo, da bo podpis kljub vsem prizadevanjem za digitalizacijo in novim načinom poslovanja brez papirja vedno pomemben del odločitev in odobritev vseh vrst. To pomeni, da je treba zagotoviti varnost in skladnost, zlasti v strokovnem sektorju.

Tu pride do izraza moč platform za digitalni podpis, kot je sproof sign: tehnično zapleteni procesi se izvajajo v ozadju. Na primer, za kvalificirani elektronski podpis se morate identificirati le enkrat. Platforma vas vodi skozi 10-minutni postopek.