Kaj je digitalni podpis?

Digitalni podpis (ali e-podpis, e-podpis itd.) je postal nepogrešljivo orodje podjetij in posameznikov za učinkovitejše in okolju prijaznejše upravljanje dokumentov. V tem članku ponujamo izhodišče za vse, ki želijo posodobiti star postopek - podpisovanje dokumentov.

Kaj je digitalni podpis?

Digitalni podpis je varen in učinkovit način podpisovanja pogodb v digitalnem okolju kot alternativa lastnoročnemu podpisu.

Digitalni podpis deluje podobno kot človeški prstni odtis, saj ima vsak dokument svoj edinstven elektronski prstni odtis. Noben drug dokument ne more imeti enakega digitalnega podpisa. Če je digitalni dokument "zapečaten" s podpisom, je mogoče dokazati, da

• datoteka po podpisu ni bila spremenjena (celovitost).
• je dokument podpisala določena oseba (avtentikacija).
• da je podpisnik dejansko podpisal dokument. Oseba ne more zanikati, da je podpisala dokument, potem ko je bil ustvarjen digitalni podpis.
• dokument ni ponarejen.

Digitalni podpisi se že uporabljajo v številnih panogah za najrazličnejše aplikacije.

Kaj ni (veljaven) digitalni podpis?

Samo podpis, ki ga je mogoče preveriti tudi z odobreno spletno storitvijo za preverjanje (npr. Acrobat Reader, RTR ali neposredno v sproof sign), se lahko uvrsti med pravno skladne.

Uredba eIDAS za Evropo ureja, kako se lahko dokumenti podpišejo na pravno veljaven in preverljiv način. Več informacij najdete tukaj.

Kako deluje digitalno podpisovanje dokumentov PDF

Uporaba veljavnega digitalnega podpisa za dokument (PDF) je tehnično zapleten postopek, ki pri digitalnem podpisovanju dokumenta poteka neopazno v ozadju.

Pravilen digitalni podpis se zato bistveno razlikuje od preprostega vstavljanja skeniranega lastnoročnega podpisa.

Pravilen digitalni podpis omogoča prepoznavanje poznejših sprememb dokumenta. To ne velja za preprosto vstavljanje slik.

Tako deluje digitalno dokazilo o nameri s platformo za podpisovanje:

Korak 1: nalaganje in pretvorba

Najprej prek svojega računa na platformi za podpisovanje naložite dokument na splet. Dokument se pretvori v dokument PDF.

Korak 2: Uporaba digitalnega podpisa

Za sam podpis potrebujete digitalno potrdilo, ki dokazuje vašo identiteto kot podpisnika. To se ustvari za vas, ko se registrirate na platformi za podpisovanje. Če želite podpisovati z najvišjim standardom, kvalificiranim elektronskim podpisom , ta korak izvede certifikacijski organ, ki ga priznava država .

Na platformi za podpisovanje imate možnost prilagoditi svoj podpis (podobno kot pri lastnoročni različici) in ustvariti svoj slog podpisa.

Korak 3: Šifriranje dokumenta in podpisov

V zadnjem koraku se kriptografsko šifrira celotna pogodba, vključno s priloženimi podpisi. Ustvari se tako imenovana vrednost hash. Pogodba postane varna pred ponarejanjem in preverljiva.

Priloženi podpisi imajo najvišjo dokazno vrednost in jih ni več mogoče ponarediti.

Podpisane pogodbe je seveda mogoče prenesti, poslati ali shraniti kjer koli.

Ali lahko digitalno podpišem tudi v programu Word ali drugih programih Office?

Načeloma lahko digitalno podpišete tudi številne formate datotek. Vendar je treba vsak dokument najprej pretvoriti v dokument PDF, da bi bil uporabljeni digitalni podpis nespremenljiv. Kot je znano, dokumentov PDF ni več mogoče spreminjati (za razliko od dokumentov docx, na primer). Platforme za digitalni podpis samodejno pretvorijo številne formate datotek v pravilen dokument PDF, običajno ob prenosu dokumenta.

Kako pridobim digitalni podpis?

Digitalni podpis lahko pridobite na različne načine.

Registracija pri platformi za digitalni podpis (AES)

Kot smo že pojasnili, je ustvarjanje digitalnega podpisa osrednji element platforme za digitalni podpis. Uveljavljene in dobro znane rešitve so na primer DocuSign , AdobeSign ali novejše evropske rešitve, kot sta sproof sign ali yousign, ki so se specializirale tudi posebej za uporabo v evropskih podjetjih.

Napredni elektronski podpis se za vas ustvari ob registraciji.

Identifikacija s platformo za podpisovanje (QES)

Številni ponudniki uporabnike opremijo tudi s kvalificiranim elektronskim podpisom, ki je globoko integriran v samo aplikacijo. Poleg visoke dokazne vrednosti tega podpisnega standarda vam koristi tudi veliko možnosti za prilagajanje postopka podpisovanja.

Identifikacija z državno storitvijo (QES; npr. podpis z mobilnim telefonom)

V Avstriji ima več kot 50 % državljanov že podpis z mobilnim telefonom. Tega izdajajo javni organi in je skladen s standardom kvalificiranega elektronskega podpisa.

Pravna veljavnost digitalnega podpisa

Veljavna pogodba je sklenjena, ko obe stranki izrazita svoje soglasje. Zakonodajalec praviloma prepušča pogodbenima strankama, da se odločita, ali bosta pogodbo sklenili ustno, pisno ali elektronsko. To je znano kot svoboda oblike.

Če se odločite za rešitev digitalnega podpisa, imate prednost, da so vsi podpisi integrirani v datoteko PDF na nespremenljiv in proti ponarejanju varen način.

V vsakem primeru je treba izbrati pravi standard e-podpisa glede na pogodbo.

Za to so bili določeni trije standardi, ki so opredeljeni v uredbi eIDAS in služijo kot pravni okvir.

• Enostavni elektronski podpis (EES)
• napredni elektronski podpis (AES)
• kvalificirani elektronski podpis (QES)

Kvalificirani elektronski podpis (QES) izpolnjuje najvišja merila kakovosti in je pravno stoodstotno enakovreden lastnoročnemu podpisu.

Ker so pravne posledice lahko zelo različne, dejavniki, kot so stroški izvajanja, enostavnost uporabe (izkušnje strank), zakonodaja, politike podjetja in ocenjeno poslovno tveganje, običajno določajo, katero metodo je treba uporabiti v določenem primeru.

Pri odločanju si lahko pomagate z naslednjim vodnikom.

Na izbiro ustreznega standarda za elektronski podpis torej vplivata dva dejavnika:

• Tveganja, povezana z odgovornostjo, in operativna tveganja
• Pravne zahteve

Prednosti platforme za digitalni podpis so, da lahko

• standard za elektronski podpis lahko kadar koli spremenite glede na vrsto pogodbe
• pri naročanju zunanjih podpisov lahko določite želeni standard e-podpisa.

Evropski ponudniki elektronskega podpisa so se večinoma osredotočili na dva najvišja standarda digitalnega podpisa.

Podjetje sproof sign je strokovnjak zlasti na področju kvalificiranih elektronskih podpisov (QES).

Več informacij

Ali je skeniran podpis ali slika podpisa veljavna?

Izraz "skeniran podpis" pomeni, da gre za digitalno podobo lastnoročnega podpisa. Izvirni podpis na papirju se pretvori v digitalno obliko (.jpg, .doc, .pdf itd.) z uporabo optičnega bralnika ali fotoaparata.

Takšni skenirani podpisi so načeloma veljavni, če za ustrezno izjavo o nameri ni potrebna pisna oblika.

Podpisana kopija ni pravno veljavna, saj podpisnika ni mogoče identificirati in soglasja ni mogoče dokazati.

Skeniran podpis je enostavno ponarediti, tako da ga lahko prejemnik podpisane pogodbe enostavno kopira (#SnippingTool #Screenshot). Očitno je, da to ni zakonito.

Skeniran podpis nima dokazne vrednosti na sodišču, saj je le kopija vašega izvirnega podpisa. Brez dokazila o tem, kako je bil podpis narejen, velja za navadno kopijo in ne za pristen podpis. Zato je neveljaven, zlasti v poslovnih transakcijah.

Razlika med digitalnim in elektronskim podpisom?

Izraza "elektronski podpis" in "digitalni podpis" je mogoče zlahka zamenjati. Izraza se pogosto uporabljata izmenično, vendar strogo gledano ne gre za isto stvar.

Elektronski podpis (ali e-podpis) je način sklepanja pravnih dogovorov v digitalnem okolju. Je tako rekoč digitalni ekvivalent podpisa papirnega dokumenta.

Medtem ko elektronski podpis dokazuje soglasje podpisnika dokumenta, je digitalni podpis dokaz pristnosti samega dokumenta. To pomeni, da je kombinacija dokumenta in podpisa tehnično zasnovana in šifrirana tako, da je pogodba varna pred ponarejanjem. Pogoji se torej združijo ali delujejo skupaj tako, da digitalna pogodba postane preverljiva in pravno izvršljiva.

Prednosti platforme za digitalni (evropski) podpis

Visoko varen oblak, pripravljen zauporabo sproof sign je spletna rešitev za digitalno podpisovanje pogodb in deluje na vseh mobilnih napravah (namizni računalnik, pametni telefon, tablica). sproof sign ima sedež v Avstriji, vsi podatki pa so varnostno podprti izključno v podatkovnih centrih v EU. Zagotavljamo skladnost z uredbo GDPR na vseh ravneh, tako pri nas kot pri naših podizvajalcih. Strankam ta jamstva ponujamo v pogodbi o obdelavi podatkov o naročilu (ADV), ki temelji na standardnih pogodbenih klavzulah EU in zato zagotavlja tudi največjo pravno varnost.

Vmesniki in obstoječi sistemi

• znak sproof je mogoče brez težav vključiti v obstoječe sisteme.
• Podpisujte neposredno v običajnih orodjih, kot so MS Teams, Word, Google Drive itd. (seznam vseh integracij ).
• Enotna prijava
• Preprost API za prilagojene primere uporabe (dokumentacija API ).

Hramba dokumentov in nadzor napredkaPomembnepogodbe so shranjene na osrednji lokaciji na pregleden, zelo varen in šifriran način. Kljub temu lahko do dokumentov dostopate kadar koli in s katere koli lokacije. Poleg tega si lahko kadar koli ogledate potek postopkov podpisovanja in po potrebi pošljete opomnike.

Kvalificirano (QES) in napredno (AES) elektronsko podpisovanje, vključno z identifikacijo. sproof sign podpira vse vrste elektronskih podpisov (enostavni, napredni in kvalificirani) v skladu z uredbo eIDAS in številnimi drugimi svetovno uporabljenimi standardi podpisovanja (npr. skladnost s predpisi FDA). Podpisujete lahko znotraj svoje organizacije ter z zunanjimi partnerji, dobavitelji ali strankami.

Paketno podpisovanje**: podpisujte pogodbe hkrati**S paketnim podpisovanjem lahko v eni operaciji digitalno in zakonito podpišete nešteto dokumentov. To je velik prihranek časa.

Mapa z dokumenti: pošiljanje pogodbhkratiDigitalno združite več dokumentov in jih skupaj pošljite v podpis. S tem vam in prejemniku prihranite veliko časa.

Blagovna znamka podjetja, žigi podjetja in slogi podpisovNe glede na to, aliste velika ekipa ali posamezni uporabnik. V sproof sign lahko svoj logotip podjetja shranite kot žig podjetja. Ustvarite lahko tudi različne sloge podpisa za različne namene.

Vozlišče eID:Kvalificirani podpis je pravno enakovreden lastnoročnemu podpisu po vsejEvropi. sproof sign s svojim edinstvenim vmesnikom omogoča podpisovanje pogodb z različnimi ponudniki kvalificiranih podpisov. To je velika prednost pri pridobivanju in izdajanju pravno veljavnih podpisov. Kliknite tukaj za pregled vseh ponudnikov integriranih storitev zaupanja →

Preverjanje podpisov in prenos poročil o preverjanjuSklikom miške lahko preverite veljavnost uporabljenih elektronskih podpisov neposredno v programu sproof sign. Prav tako lahko prenesete poročilo o preverjanju za vsak izveden podpis in preverite, kdo je podpisal s katerim potrdilom in kdaj.

Upravljanje skupine in pravila nadomeščanjasproofsign omogoča preprosto upravljanje uporabnikov in pravic za uporabnike znotraj načrta. Poleg tega je mogoče centralno upravljati kvoto podpisov in izvajati različne pomembne nastavitve za celoten načrt.

Podpora in AcademysproofSign je znan po svoji hitri in prilagodljivi podpori. Akademija sproof sign je brezplačen portal za usposabljanje, ki vam in vašim zaposlenim pomaga pri hitrem začetku dela.

Pregledno določanje cen brez skritih stroškovNašcilj je biti najboljši ponudnik pri iskanju ustreznega ponudnika podpisov. Pri tem zelo cenimo poštenost in preglednost. Dve vrednoti, ki zaznamujeta našo korporativno kulturo. Ti vrednoti določata tudi ceno naše rešitve v segmentu podjetij.