"Robíme rakúske účtovníctvo". Spolková účtovná agentúra (BHAG) sa podpisuje digitálne.

Digitalizácia napreduje vo všetkých oblastiach každodenného života. Mnohé verejné spoločnosti však z veľkej časti stále zostávajú v analógovom svete. Vo Federálnej účtovnej agentúre je situácia iná! Spoločnosť s 500 zamestnancami pôsobí na 7 miestach v celom Rakúsku a spolieha sa na vedomú a dlhodobo plánovanú stratégiu digitalizácie. "Sme takmer povinní zavádzať digitalizačné procesy veľmi včas," hovorí Alexander Sellner, vedúci oddelenia IT v Spolkovej účtovnej agentúre.

Dôsledok: zavedenie platformy digitálneho podpisu ako ďalší krok k optimalizácii procesov. Týmto spôsobom sa výrazne uľahčil jeden z najdôležitejších prevádzkových procesov - bezpečné a právne platné podpisovanie dokumentov.

Počiatočná situácia

Digitalizácia je na perách všetkých, vrátane zodpovedných pracovníkov vo verejných spoločnostiach. Čoraz viac spoločností prechádza na bezpapierové dokumenty, prepája svoje pobočky do siete alebo ponúka nové služby online. Zlepšujú pritom zákaznícku skúsenosť, ale aj spoluprácu s partnermi, dodávateľmi a všetkými ostatnými zainteresovanými stranami.

Pri posudzovaní ďalších digitalizačných opatrení pre vlastnú spoločnosť si vrcholový manažment federálnej účtovnej agentúry rýchlo uvedomil, že zavedenie platformy digitálneho podpisu by mohlo priniesť obrovské výhody. Táto forma podpisovania je v celej Európe stopercentne rovnocenná s vlastnoručným podpisom a podlieha prísnym usmerneniam nariadenia (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a autentifikačných službách (eIDAS).

Mnohí podnikatelia si však neuvedomujú výhody celopodnikovej platformy na digitálne podpisovanie dokumentov. Proti zavedeniu podpisovej platformy sa stále drží veľmi dôsledné "krédo": "Mám mobilný podpis a už môžem digitálne podpisovať.

V skutočnosti už takmer polovica rakúskych občanov využíva podpis mobilným telefónom ako bezplatnú službu elektronickej verejnej správy.

Samotný digitálny podpis je však v podnikateľskom prostredí zvyčajne úplne nedostatočný. Chýbajú procesy; prispôsobené pracovné postupy. Spoločný "dashboard", aby ste mali dokonalý prehľad o dôležitých dokumentoch vo firme, a mnoho ďalšieho.

Viaceré medzinárodne pôsobiace spoločnosti sa už medzitým rozhodli pre digitálnu platformu, ktorá dokáže digitálne zmapovať všetky pracovné postupy a prípady použitia podpisu v spoločnosti.

Postup

V prvom kroku projektový tím BHAG okolo Sellnera vyhodnotil, ktorí európski alebo rakúski poskytovatelia sa už presadili a priniesli na trh výkonné nástroje.

Okrem bezpečnosti a súladu uchovávania údajov má podpisová platforma podporovať rôzne čiastkové kritériá, ktoré sú súčasťou každodennej činnosti federálnej účtovnej agentúry.

Preto sa pozornosť rýchlo upriamila na sproof. Po fáze intenzívneho testovania a auditu nakoniec padla voľba na mladú spoločnosť s certifikátom IÖB. Cloudové riešenie sa veľmi dobre prezentovalo ako platforma typu "všetko v jednom" s najvyššími štandardmi bezpečnosti a ochrany údajov. "Boli sme naozaj poctení, že voľba padla na nás a že sme nakoniec dokázali splniť veľmi vysoké požiadavky Spolkovej účtovnej agentúry," hovorí Dr. Fabian Knirsch, spoluzakladateľ a technický riaditeľ spoločnosti sproof GmbH.

Výsledok a pridaná hodnota

Doterajšia spätná väzba bola veľmi dobrá. Mnohí zamestnanci, najmä v manažmente, používajú platformu na rôzne podpisové procesy a odvtedy merateľne ušetrili čas a zdroje. Dokumenty sa už nemusia tlačiť, podpisovať ručne, skenovať a posielať poštou, ale môžu sa podpisovať digitálne len niekoľkými kliknutiami.

To je dobré aj pre životné prostredie! Na 500 listov papiera sa spotrebuje 7,5 kg dreva, 130 litrov vody a 26,8 kilowatthodín energie. To je pozitívny vedľajší efekt, ktorý podnecuje čoraz viac spoločností k zavedeniu podpisovej platformy.

Hladká integrácia platformy do podnikového IT prostredia bola obzvlášť pôsobivá v prvom kroku po zavedení. Vďaka cloudu trvalo zapracovanie do systému len niekoľko hodín a po celý čas ho podporovala spoločnosť sproof.

Hladká komunikácia a flexibilita presvedčili Alexandra Sellnera. "Spoločnosť sproof je otvorená spätnej väzbe a požiadavkám zákazníkov, a preto sa riadi prístupom neustáleho zlepšovania platformy," vysvetľuje Sellner.