Zdĺhavé procesy uzatvárania zmlúv sú už minulosťou - ako však funguje jednoduché a bezpečné podpisovanie zmlúv online? V tomto článku sa dozviete, ako sa zmluvy podpisujú online alebo ako možno získať podpisy na webe. Čo je dôležité, aké sú kritériá kvality? Predtým však jeden "spoiler": Jednoduché & bezpečné môžu, ale nemusia fungovať spoločne.
Elektronický podpis zostáva
Je to otázka prístupu. Podpisovanie dokumentu má určitú estetickú zložku. Rozhodnutie spečatíte niečím veľmi osobným: vlastnoručným podpisom. Tento podpis sa často roky nacvičuje a zdokonaľuje a vo väčšine prípadov zostáva nezmenený počas celého podnikateľského života. Často sa analogický podpis dokumentu spája so stretnutím, na zmluve sa zúčastňuje viacero strán a často je v ňom niečo spoločenské. Ľudia sa stretnú, podajú si ruky, podpíšu dokument a potom ho uložia do viac či menej bezpečného archívu. Vo väčšine prípadov sú strany spokojné a idú si svojou cestou.
Druhá strana mince je zrejmá. Bez ohľadu na to, či chcete mapovať interné alebo externé procesy podpisovania. Vyžaduje si to veľmi veľa prostriedkov, ktoré sa dajú pomocou digitálneho podpisu minúť. Digitalizácia rozhodovacích procesov už dorazila aj do veľmi "zabehnutých" odvetví a oblastí podnikania. V súkromnom kontexte je elektronické podpisovanie zmlúv už nejaký čas rozšírené a v mnohých európskych krajinách ho podporujú štátni poskytovatelia elektronickej identity.
V súlade s tým sa integrácia podpisových riešení v podnikovom kontexte veľmi často začína od jednotlivých hlasov v podniku, ktoré sa už dávno oboznámili s výhodami elektronického podpisu v súkromnom sektore. Mnohé vládne online služby umožňujú občanom digitálne podpisovať zmluvy. V konečnom dôsledku to vedie k tomu, že podnikatelia chcú výhody týchto riešení online podpisov využívať pri spracovaní zmlúv aj vo vlastných firmách.
Ako funguje digitálny podpis?
Na sieti sa objavuje čoraz viac nových, často malých a bezplatných nástrojov na podpisovanie, pričom registrácia a používanie sú často veľmi nízkoprahové. Fungujú rovnako ako väčšie nástroje: Sami ste si lokálne uložili digitálny dokument, nahráte ho do nástroja vo webovom prehliadači a podpíšete ho. Pri niektorých nástrojoch je možné dokument aj stiahnuť a potom ho poslať ďalej. Na rozdiel od nich existujú komplexné podpisové platformy, ktoré sú často integrované do komplexného systému správy dokumentov alebo systému CRM či ERP. To umožňuje aj oveľa zložitejšie podpisovanie tretími stranami alebo vzdialené podpisovanie. To znamená, že na podpis môžem uvoľniť aj vlastnoručne podpísaný dokument, definovať zložité podpisové sekvencie a pracovné postupy atď.
Najmä v profesionálnom prostredí sa čoraz viac presadzujú riešenia, ktoré sa špecializujú na komplexné podpisovanie dokumentov PDF a ponúkajú najvyššie bezpečnostné štandardy a predovšetkým veľmi jednoduché navádzanie používateľa. Digitálne podpisovanie dokumentov PDF prostredníctvom webového prehliadača možno v zásade rozdeliť na tri základné komponenty.
Riadenie zmlúv:
Ako už bolo spomenuté, v tejto oblasti sú veľké rozdiely. Minimálnym kritériom pre webový nástroj je možnosť nahrať dokumenty (vo väčšine aplikácií sa súbory automaticky konvertujú do bežného formátu PDF) a po podpise ich opäť stiahnuť alebo čo najbezpečnejšie uložiť. Komplexné nástroje umožňujú aj inteligentnú správu a prehľad všetkých dôležitých dokumentov na centrálnom mieste.
Digitálny podpis dokumentov:
Základným prvkom všetkých nástrojov na online podpisovanie je použitie digitálneho podpisu na zmluvný dokument. Použitie platného digitálneho podpisu na dokument PDF je technický proces, ktorý treba jasne odlíšiť od jednoduchého vloženia obrázka ručného podpisu bez akýchkoľvek ďalších technických opatrení!
Platný digitálny podpis umožňuje najmä zistiť následné zmeny dokumentu. To nie je prípad jednoduchého vkladania obrázkov. Z technického hľadiska je v prípade digitálneho podpisu obsah dokumentu pevne spojený s použitým podpisom. Vizuálna podoba podpisu na dokumente má predovšetkým informatívny charakter a nie je relevantná pre (technickú) platnosť. sproof sign napríklad podporuje vkladanie obrázkov podpisu alebo ručného podpisu na obrazovke, ale zároveň vytvára kompletný digitálny podpis na pozadí. Ďalšou úrovňou digitálnych podpisov sú kvalifikované digitálne podpisy. Tie zahŕňajú overenie podpisovateľa poskytovateľom dôveryhodných služieb. Ide o organizácie, ktoré vykonávajú rozsiahlu kontrolu identity osoby alebo organizácie a v priebehu digitálneho podpisovania spájajú identitu s podpisom. Kvalifikované digitálne podpisy tak majú osobitné právne postavenie rovnocenné s vlastnoručnými podpismi.
Správa podpisov a pracovných postupov:
Plný potenciál podpisových platforiem sa ukáže, keď príde na odosielanie bezpečných a kompatibilných žiadostí o podpis ostatným. Napr. sproof sign umožňuje delegovať rôzne úlohy (napr. podpisovanie dokumentov, prezeranie dokumentov, preposielanie dokumentov) rôznym ľuďom. Komunikácia prebieha na jednej strane v rámci webovej aplikácie a na druhej strane prostredníctvom poštovej prevádzky. Týmto spôsobom sa nemôže nič stratiť. Automatizované delegovanie uľahčuje aj riadenie podpisových procesov a dodržiavanie termínov a lehôt. Okrem toho je možné definovať náhradníkov, nastaviť poznámky o neprítomnosti, špecifikovať sekvencie podpisov a definovať štandard, ktorý sa má použiť na podpisovanie.
Kvalita na prvom mieste. - Kritériá kvality webových podpisových nástrojov
Výhody digitálnych podpisov sú mnohé a rozmanité. Tu je zoznam najdôležitejších kvalitatívnych vlastností pokročilých nástrojov na elektronický podpis:
Dostupnosť a bezpečnosť cloudu:.
Online zmluvy sú k dispozícii kedykoľvek a kdekoľvek, pokiaľ máte prístup k internetu. Dostupnosť 24 hodín denne, 7 dní v týždni je veľkou výhodou bezpečných cloudových riešení. Je však potrebné veľmi prísne dbať na to, aby ste sa spoľahli na bezpečné a chránené prostredie úložiska, ktoré je chránené pred neoprávneným prístupom, stratou a zneužitím. V prípade cloudových aplikácií by sa malo osobitne dbať na to, aby bol nástroj na 100 % umiestnený na európskych serveroch.
Dôveryhodnosť digitálnych podpisov:
Okrem toho by sa mala venovať pozornosť tomu, ako človek môže alebo musí preukázať svoju vlastnú totožnosť. Jednoduchý elektronický podpis (SES) neposkytuje žiadnu právnu ochranu a nikdy by sa nemal používať na podpisovanie v podnikovom kontexte. Na dosiahnutie najvyššej úrovne bezpečnosti by sa mal používať kvalifikovaný elektronický podpis (QES), ktorý je podľa nariadenia eIDAS v Európe referenčnou hodnotou. V skutočnosti je výber poskytovateľa podpisu mimoriadne dôležitý a vyžaduje sa určitá základná znalosť troch rôznych podpisových štandardov, aby bolo možné čo najlepšie zmapovať prípady použitia vo vlastnej spoločnosti.
Overenie použitých elektronických podpisov:
Ďalšou skvelou vecou je, že elektronické podpisy sú overiteľné navždy. Informácie o každom kroku podpisového procesu - od začiatku až po koniec - vrátane použitých podpisov a jedinečnej identity podpisovateľa(ov) sú neoddeliteľne a navždy ukotvené v dokumente pdf. Komplexné riešenia elektronického podpisu (ako napríklad sproof sign) umožňujú overenie priamo na platforme.
Spolupráca:
Podpisovanie je tímová práca. Podpisujte interne alebo získajte súhlasy od externých zainteresovaných strán. Je dôležité, aby ste mohli veľmi jednoducho spravovať svoj tím pomocou administrátorského konta. Noví používatelia by sa mali dať veľmi ľahko pridávať a fond dostupných podpisových jednotiek sa musí dať veľmi ľahko zväčšiť.
Dodržiavanie predpisov:
Pre spoločnosti je povinné dodržiavať platné zákony a nariadenia, najmä pokiaľ ide o bezpečné a právne vyhovujúce ukladanie dokumentov a údajov v európskom priestore. Niekoľko nástrojov (napr. sproof sign) sa spolieha na veľmi vysoký štandard dokumentov PDF/A.
Záver:
Je čas podpísať. Webové služby elektronického podpisu sú zaujímavým a užitočným spôsobom, ako zjednodušiť obchodné procesy a ušetriť čas a námahu. V obchodnom kontexte je dôležité, aby spĺňali všetky relevantné požiadavky pre konkrétny prípad použitia.
Viac záznamov na blogu
Pripojenie API a používateľská prívetivosť: Rozhodovacie kritériá pre značku sproof na FH Horné RakúskoAko spoločnosť KURZZEiTmiete optimalizuje cestu svojich zákazníkov pomocou značky sproof10 kritérií, ktoré je potrebné zohľadniť pri výbere poskytovateľa (kvalifikovaných) elektronických podpisovDigitálne podpisovanie receptov - teleklinika je hnacou silou inovácií v oblasti telemedicíny10 výhod cloudového riešenia e-SaaS
