Fundada em 2002 em Salzburgo, a Paracelsus Medical University (PMU) é uma universidade privada de medicina que oferece uma combinação das faculdades de medicina humana, ciências de enfermagem e farmácia que é única na Europa e representa um forte desempenho de investigação e educação e formação multiprofissional com os mais elevados padrões profissionais. Em cooperação com o Hospital de Nuremberga, foi fundada uma segunda unidade da PMU em Nuremberga em 2014. O objetivo da PMU é formar e continuar a formar médicos, enfermeiros efarmacêuticos excepcionais, que se caracterizam na prática por um elevado nível de competência e responsabilidade social e que são capazes de alcançar realizações especiais na investigação e no ensino.

Nome da empresa: Universidade Privada de Medicina Paracelsus (PMU)

Breve descrição do projeto:
“A PMU escolheu inicialmente o sproof como solução de assinatura digital para tornar os seus certificados à prova de falsificação. Atualmente, o sproof sign é utilizado diariamente. A decisão baseou-se na parceria de longa data e no serviço fiável da sproof.”

Porquê a sproof sign:
“A sproof sign oferece-nos a oportunidade de ter um parceiro ao nosso lado que é tangível e acessível. Não somos deixados sozinhos com os nossos problemas ou sugestões, mas temos um grande apoio. Em termos de funcionalidade, consideramos que a solução está ao nível de outros fornecedores no mercado.”

Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?

Nobis: “A PMU é cliente da sproof sign desde o início. O primeiro contacto com a sproof sign surgiu quando procurávamos uma solução para tornar os nossos certificados sproof à prova de falsificação. Esta era uma função que a sproof oferecia desde o início e, posteriormente, decidimos utilizar também o sproof sign. Hoje em dia, utiliza-o diariamente e estamos muito satisfeitos com a ferramenta.”

Qual é a importância da transformação digital para a PMU?

Nobis: “A Covid trouxe o tema da digitalização para a ribalta. Muitas áreas e processos tiveram de ser digitalizados num espaço de tempo muito curto. No que diz respeito ao ensino, por exemplo, tivemos de disponibilizar “híbridos”, mas também “cursos online” puros num período de tempo muito curto. A Universidade Paracelso é sinónimo de ensino e investigação sofisticados e baseados na ciência. Naturalmente, isto inclui o tema da digitalização. Estamos constantemente a trabalhar para estarmos à altura desta exigência”.

Como é que assinava antes?

Nobis: “Isso era bastante clássico, tal como o conheces das grandes empresas. Havia uma pasta de assinaturas que era passada de uma pessoa para outra – independentemente de alguém estar ausente ou não. O período até um documento ser assinado por uma comissão, reitoria ou conselho de administração era, portanto, um processo moroso. Com o sproof sign, conseguimos melhorar significativamente este processo e torná-lo mais eficiente. Mas, acima de tudo, mais seguro!”

Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?

Nobis: “Utilizamos tanto a assinatura avançada como a assinatura qualificada. Utiliza a avançada internamente para as ordens de compra clássicas, os registos de horas e as despesas de caixa. Ou seja, documentos internos, pedidos de férias e actas. No entanto, assim que os processos são dirigidos a autoridades, parceiros e clientes, é utilizada a assinatura qualificada. Com a solução da sproof sign, podemos lidar com os processos convencionais de forma mais rápida e muito menos complicada.”

Que exigências tem uma instituição como a PMU em termos de segurança, conformidade e proteção de dados?

Nobis: “As nossas normas são elevadas, como em todas as instituições comparáveis. Estamos sujeitos ao regulamento eIDAS e temos de assinar em conformidade com a lei. É por isso que é extremamente importante e vantajoso para nós que tenhamos a velocidade e a capacidade de mapear isto num processo coerente. Com isto quero dizer que nos afastamos do processo de imprimir, assinar e digitalizar novamente, substituindo-o por uma nova qualidade de processo.”

“No entanto, assim que os processos são direcionados para autoridades, parceiros e clientes, é utilizada a assinatura qualificada. Com a solução da sproof sign, podemos tratar os processos convencionais de forma mais rápida e muito menos complicada.”

Daniel Nobis
Gestor de TI

O que achas do RGPD e da localização do nosso servidor?

Nobis: “Também neste caso, ambos são muito importantes para nós. Um pré-requisito para a escolha de uma solução na nuvem é, claramente, o facto de estar em conformidade com o RGPD e, por conseguinte, todos os servidores estarem localizados na Europa. O sproof sign cumpre este requisito, juntamente com uma excelente usabilidade a 100%, razão pela qual se tornou a nossa ferramenta de eleição. Não só nos proporciona segurança, como também combina na perfeição vantagens como um apoio próximo e uma implementação rápida.”

Como funcionou a integração da nuvem?

Nobis: “A sua implementação no nosso sistema foi muito fácil. Isto deveu-se principalmente à estreita cooperação com o suporte sproof sign e às interfaces API pré-fabricadas. Foi por isso que decidimos utilizar uma solução na nuvem. O feedback é implementado pela sproof sign de forma atempada e da melhor maneira possível, num processo descomplicado pelo apoio ao cliente. Para nós, a acessibilidade e a estreita cooperação são geralmente um critério decisivo na escolha dos nossos fornecedores de software.”

Desde este ano, o sproof sign tem o hub QES. Que importância tem para ti esta interface?

Não te preocupes: “Quando surgiu o tema das assinaturas digitais, deparámo-nos inicialmente com o desafio de os nossos colegas estarem a utilizar uma grande variedade de fornecedores. Por exemplo, era utilizado o Bürgercard, que agora é o ID Austria. Outros colegas já tinham identificação com outros fornecedores. O sproof sign tornou isto extremamente fácil com o ‘QES Hub’. Independentemente de quem assina com que ID e de que local, a sproof sign integrou e resumiu todos os fornecedores relevantes para nós no seu software. E por último, mas não menos importante, caraterísticas como a função de pesquisa integrada para fornecedores melhoraram muito a usabilidade para nós graças à solução sproof sign.”

Os fluxos de trabalho de assinatura são utilizados para o teu caso de utilização?

Nobis: “No fluxo de trabalho, testemunhámos passo a passo como novas caraterísticas e funções estavam constantemente a ser lançadas no sproof sign. Por exemplo, a possibilidade de predefinir posições de assinatura, de deixar um comentário diretamente no documento com a função de chat ou de criar uma pasta eletrónica. Isto permite que os processos sejam reduzidos e simplificados, o que é particularmente bem recebido pelo nosso departamento jurídico.”