A HOGAST é uma cooperativa de compras que, para além de toda a aquisição de bens, trata também das áreas da eletricidade, combustíveis, telefonia e muitos outros temas e garante sempre às empresas suas associadas as melhores condições e processos optimizados, bem como vantagens significativas em todas as áreas relevantes de compras e serviços.
A HOGAST foi fundada há mais de 45 anos com a ideia básica de criar vantagens de preço através do agrupamento de quantidades entre empresas e de libertar as empresas individuais de tarefas de rotina.
Atualmente, a HOGAST é a maior empresa do sector hoteleiro e da restauração na Áustria, com mais de 3200 empresas associadas e um volume de negócios de 415 milhões de euros. A filial em Munique é responsável pelo serviço na região sul da Alemanha. Além disso, o grupo HOGAST inclui também o HOTEL GASTRO POOL para pequenos hotéis e restaurantes, bem como a HANDOVER para instalações no sector social.
Nome da empresa: HOGAST
Breve descrição do projeto:
“… devido ao trabalho a tempo reduzido e ao escritório em casa, tivemos inevitavelmente de repensar, porque sem um novo sistema digital, já não poderíamos assinar contratos, facturas e encomendas.”
Porquê o sproof sign:
“O que gostamos particularmente no sproof sign é a sua facilidade de utilização. Não só podes encontrar rapidamente os documentos carregados, como também, graças à nova funcionalidade, podes especificar onde o documento tem de ser assinado. Como resultado, notamos simplesmente que algo está sempre a acontecer no sproof sign, ou seja, estamos a trabalhar em extensões e actualizações, o que é super importante para nós.”
Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?
Sigmond: “Para nós, enquanto empresa, dois aspectos foram decisivos na escolha de uma solução de assinatura digital. Um deles foi a pandemia do Coronavírus, porque o trabalho a tempo reduzido e o teletrabalho obrigaram-nos a repensar, porque sem um novo sistema digital, já não poderíamos assinar contratos, facturas e encomendas.
O segundo aspeto, que tem sido certamente um tema de discussão com a administração há já algum tempo, é o facto de nós, enquanto empresa, nos termos concentrado na digitalização e na sustentabilidade ao mesmo tempo.
Com este foco, chegámos finalmente a um ponto em que decidimos assinar tudo digitalmente e em que é possível prescindir de todas as facturas e contratos em papel”.
Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?
Sigmond: “Basicamente, somos o elo de ligação entre os nossos fornecedores e os clientes ou membros. No entanto, isto também significa que todas as facturas e encomendas passam pela HOGAST e, em alguns casos, temos de as assinar e contra-assinar. A cadeia de assinaturas pode ser considerada como um triângulo entre o fornecedor, o membro e a HOGAST.
Um exemplo em que a assinatura digital é utilizada e ajuda totalmente é na integração de novos fornecedores. Há também contratos que têm de ser assinados de alguma forma. Antes de nos decidirmos por uma solução de assinatura eletrónica, primeiro tínhamos de enviar tudo em papel por correio e esperar.
Devido ao facto de toda a empresa ser composta por quatro empresas, nesta aplicação o parceiro de entrega tem de assinar uma vez e a HOGAST quatro vezes. Poderia demorar duas a três semanas até que tudo chegasse à nossa casa. Com a solução digital da sproof sign, tudo é muito mais rápido.
Mas também utilizamos a assinatura eletrónica quando recebemos entregas. Isto porque todas as confirmações de encomendas superiores a 7.500 euros têm de ser assinadas por nós depois de o cliente e o fornecedor já terem assinado. Isto é uma questão de responsabilidade! A HOGAST também é responsável pelos seus clientes em caso de falência ou insolvência. Em seguida, pagamos as facturas dos nossos membros, mas apenas se a confirmação da encomenda ou a encomenda tiver sido previamente assinada por nós. Este é um aspeto muito importante para os nossos membros e fornecedores”.
Que normas em termos de segurança e conformidade dos dados deve uma solução de software cumprir na tua empresa?
Sigmond: “A proteção de dados é um tema atual e é agora simplesmente um requisito básico. Tudo tem de estar correto. Para nós, no entanto, a facilidade de utilização também foi importante, que o software seja fácil de utilizar e que possas poupar tempo. “
“É por isso que recomendamos sproof aos nossos 7.000 clientes com a consciência tranquila”.
Peter Sigmond
Gestor de Mercadorias Sénior
O que te agrada particularmente no sproof sign?
Sigmond: “O que gostamos particularmente no sproof sign é a sua facilidade de utilização. Não só podes encontrar rapidamente os documentos carregados, como também, graças à nova funcionalidade, podes especificar onde o documento tem de ser assinado. Como resultado, notamos simplesmente que há sempre algo a acontecer no sproof sign, ou seja, estão a ser trabalhadas extensões e actualizações, o que é muito importante para nós. Mas mesmo que surja uma questão da nossa parte sobre assinaturas electrónicas ou uma nova função, temos sempre um apoio excelente e rápido ao qual podemos recorrer.”
Existem algumas vantagens especiais do sproof sign que sejam particularmente vantajosas na tua indústria?
Sigmond: “No futuro, gostaríamos de ver o sproof sign integrado em sistemas de terceiros. Claro que uma aplicação separada também seria interessante. De momento, continua a ser uma plataforma baseada na Web, onde pode demorar algum tempo a carregar grandes quantidades de dados.
O que é bom no sproof sign, no entanto, é que, graças ao nosso contacto próximo, já sabemos que estamos exatamente no sítio certo no sproof. Porque mesmo que algo não se encaixe, nós trabalhamos no desenvolvimento e integramos as novas funcionalidades no software. É por isso que recomendamos a sproof aos nossos 7.000 clientes com a consciência tranquila.”
