Num ambiente altamente regulamentado como o dos pagamentos, os processos eficientes e em conformidade com a lei são cruciais. O fornecedor austríaco de serviços de pagamento hobex AG mostra como a digitalização e a conformidade podem ser combinadas com sucesso – com a solução de assinatura digital sproof sign. Ao integrar sem problemas a assinatura eletrónica avançada no sistema de gestão de contratos existente, a hobex não só conseguiu aumentar a qualidade do processo, como também poupar recursos valiosos. Em conversa com a Dra. Martina Gsöls, especialista em proteção de dados da hobex, torna-se clara a importância das normas europeias de proteção de dados, da flexibilidade técnica e da facilidade de utilização na seleção de uma solução integrada para assinaturas digitais na empresa.

Nome da Organização:
hobex AG

Perfil da empresa:
hobex AG é um fornecedor austríaco de serviços completos de sistemas de pagamento sem dinheiro, com sede em Salzburgo e outras localizações na Alemanha, Eslovénia e Itália. A empresa oferece soluções à medida para a aceitação de cartões de crédito e de débito, bem como para pagamentos no comércio eletrónico. A hobex foi fundada em 1991 e tem estado ativa no mercado desde então, com um enfoque na inovação e no serviço ao cliente.

Porquê sproof sign:
“Temos de poder provar a todo o momento que os nossos processos funcionam legalmente sproof e cumprem os requisitos actuais. Os processos digitais, rastreáveis e auditáveis são, portanto, essenciais, especialmente na contratação. Uma solução como o sproof sign ajuda-nos a cumprir estes elevados padrões.”

O que é que a hobex representa enquanto empresa?

A hobex é um prestador de serviços de pagamento líder na região DACH com presença adicional na Eslovénia e Itália. A nossa atividade principal consiste em apoiar as empresas de vários sectores – especialmente o retalho, a gastronomia e o turismo – no processamento de pagamentos sem numerário de forma segura e eficiente.

Permitimos pagamentos com cartão tanto no ponto de venda como no comércio eletrónico e servimos cerca de 44.000 clientes. Damos grande importância a um excelente serviço ao cliente, a um elevado grau de flexibilidade e a um apoio individual. Para satisfazer esta procura, ferramentas modernas e poderosas, como o sproof sign para assinaturas digitais, são uma componente central da nossa infraestrutura digital.

Que papel desempenham a proteção de dados, a conformidade e a regulamentação na tua atividade diária e no processo de assinatura digital?

Como prestador de serviços de pagamento, a hobex está sujeita à supervisão da Autoridade Austríaca do Mercado Financeiro (FMA). Isto significa que estamos sujeitos a requisitos regulamentares semelhantes aos dos bancos tradicionais – isto aplica-se em particular ao cumprimento dos requisitos de proteção de dados, segurança informática e processos de conformidade abrangentes.

Temos de ser capazes de provar a todo o momento que os nossos processos funcionam legalmente sem falhas e cumprem os requisitos actuais. Os processos digitais, rastreáveis e auditáveis são, portanto, essenciais, especialmente na contratação. Uma solução como o sproof sign ajuda-nos a cumprir estes elevados padrões.

Em que casos de utilização específicos utilizas atualmente a assinatura digital?

Integrámos totalmente o sproof sign na nossa gestão de contratos digitais. Assim que um contrato é finalizado, o proprietário responsável pelo contrato pode iniciar o processo de assinatura diretamente. Os participantes são automaticamente convidados, o estado atual é sempre visível e, após a assinatura, o documento regressa automaticamente ao sistema. Tudo isto funciona através de uma interface API que foi perfeitamente integrada no nosso cenário de TI existente. Isto torna o processo consistente, eficiente e transparente.

Como correu a introdução do sinal de prova no teu sistema informático atual?

A integração técnica foi fácil e implementada num curto espaço de tempo. Gostaria de realçar particularmente o valor acrescentado tangível: O processo de assinatura tornou-se muito mais fácil, rápido e seguro graças ao sproof sign. Para nós, era crucial que não pensássemos na digitalização isoladamente, mas que a integrássemos nos fluxos de trabalho existentes – que é exatamente o que o sproof permite com a sua solução baseada em API.

Para nós, a assinatura eletrónica avançada oferece a combinação ideal de segurança, facilidade de utilização e eficácia jurídica. É fácil de configurar, simples de utilizar e é também muito bem recebida pelos parceiros externos.

Dra. Martina Gsöls

Como é que a assinatura eletrónica foi introduzida e aceite internamente na empresa? Houve acções de formação?

O sproof sign foi implementado diretamente como parte da introdução do nosso novo sistema de gestão de contratos. Consequentemente, fez parte de um processo de mudança mais alargado, no qual se realizou uma formação específica. A aceitação foi elevada desde o início, especialmente entre os colegas que trabalham regularmente com contratos. Apreciam a facilidade de utilização, a transparência do processo e a notável poupança de tempo. A solução de assinatura digital é utilizada ativamente e tem uma avaliação muito positiva.

Por que razão escolheste deliberadamente um fornecedor europeu de software de assinatura eletrónica?

A maior parte dos nossos clientes e empresas parceiras estão localizados na Europa – com destaque para a Áustria, Alemanha e Itália. Por isso, damos grande importância ao facto de confiarmos em fornecedores europeus na área da proteção de dados e da infraestrutura de TI.

Preferimos soluções de nuvem com alojamento na UE e uma clara conformidade com o RGPD. A sproof cumpre estes requisitos a 100% e a própria empresa está sediada na Áustria – o que se enquadra perfeitamente na nossa imagem de empresa regionalmente ancorada, mas internacionalmente ativa.

Se houver uma solução europeia que seja tecnicamente convincente e que, ao mesmo tempo, partilhe os nossos valores em termos de proteção de dados, essa será a nossa primeira escolha.

Porque é que usas a assinatura eletrónica avançada na hobex?

Para nós, a assinatura eletrónica avançada oferece a combinação ideal de segurança, facilidade de utilização e eficácia jurídica. É fácil de configurar, simples de utilizar e é também muito bem recebida pelos parceiros externos.

Para contratos no ambiente B2B, cumpre todos os requisitos – tanto em termos de validade legal como de conformidade. Este é um fator decisivo, especialmente para um prestador de serviços de pagamento regulamentado como nós.

Porque escolheste uma integração API da assinatura eletrónica do sproof sign?

Para nós, a digitalização de ponta a ponta dos nossos processos comerciais está em primeiro plano. Isto significa: sem descontinuidades nos suportes, sem alterações no sistema, sem cópias manuais de documentos para trás e para a frente.

Graças à integração da API, todo o processo de assinatura funciona diretamente na nossa gestão de contratos. Inicio a assinatura, a janela sproof abre-se, assino – e assim que o processo estiver concluído, o documento é reproduzido automaticamente. Desta forma, garantimos que os nossos processos não são apenas digitais, mas também eficientes e fáceis de utilizar.

Como funcionou a cooperação na integração técnica do software de assinatura?

A implementação foi realizada em estreita coordenação entre o nosso fornecedor de gestão de contratos e a equipa sproof. A cooperação foi sempre profissional e orientada para a solução. Mesmo com requisitos individuais ou pedidos de apoio, a sproof esteve sempre rapidamente disponível e muito prestável.

Do nosso ponto de vista, foi um projeto globalmente bem sucedido – tanto do ponto de vista técnico como organizacional.