Já não era sem tempo! Está na altura de adaptar os processos empresariais para trabalharem de forma mais eficaz e segura. No mundo dos negócios, os fluxos de trabalho digitais, cada vez melhores, estão a ajudar a alcançar este objetivo. Existem cada vez mais plataformas e soluções que permitem resolver desde processos absolutamente normalizados até aplicações especiais de nicho. Um destes processos padrão, que pode ser significativamente melhorado graças às soluções digitais, é a recolha de assinaturas.

Neste artigo, explicamos o que é um “fluxo de trabalho de assinatura” digital e como é que tu, a tua empresa ou a tua rede podem ser ajudados se confiares numa digitalização significativa para este caso de utilização.

Analógico versus digital: Como é que recolhes as assinaturas?

É claro que existe a variante da “velha guarda”: assinar com caneta sobre papel. Isoladamente, também não custa muito – sobretudo se fores tu a assinar – e, por vezes, parece mais “chique” ou até mais formal. Especialmente se combinada com um encontro físico. De qualquer forma, a assinatura manuscrita é legalmente válida.

Um segundo olhar revela a “cauda do rato”: um processo muito complexo, laborioso e que consome muitos recursos (impressão, digitalização, carimbo, envio, espera pela devolução, etc.). Isto significa também: quebras de suportes que diluem o valor probatório, arquivamento moroso e, por último, mas não menos importante, a obtenção ou a espera de um contrato pronto a assinar e devolvido é muito morosa.

A alternativa agora conhecida: a assinatura digital ou eletrónica
Tecnicamente, trata-se de um método criptográfico baseado em algoritmos de cifragem assimétrica. Permite verificar a autenticidade do documento e a identidade do signatário.

O que é tecnicamente complexo e altamente seguro em segundo plano é ocultado em primeiro plano por uma interface de utilizador fácil de utilizar. No final, a assinatura digital legalmente válida é tão fácil como efetuar uma transferência online.

Basicamente, existem diferentes formas de assinar digitalmente: simples, avançada e qualificada. Apesar do aspeto superficialmente idêntico das assinaturas digitais no documento final, o estatuto de cada tipo de assinatura digital e o seu caráter vinculativo são diferentes.”

Dr. Fabian Knirsch (Diretor Executivo e Co-Fundador, sproof GmbH)

No caso de uma simples assinatura ou legenda eletrónica, não é possível detetar a manipulação.

Em suma, apenas uma assinatura que seja verificável por um serviço de verificação aprovado publicamente pode ser classificada como legalmente conforme. Plataformas como a sproof sign são especializadas na criação de assinaturas ao mais alto nível, bem como na verificação integrada de qualquer documento.

Sem fronteiras, simples, digital. Obtenção de assinaturas com uma plataforma de assinatura eletrónica (no contexto empresarial).

As plataformas de assinatura permitem mapear, em maior ou menor grau, os processos de assinatura digital, também conhecidos como workflows de assinatura. A sproof sign é 100% especializada na emissão e obtenção de assinaturas e convence com os fluxos de trabalho mencionados.

Mas o que é um fluxo de trabalho no contexto da assinatura de documentos?

Em geral, um fluxo de trabalho é considerado uma sequência estruturada de etapas de trabalho para atingir um objetivo ou resultado específico. As etapas de trabalho individuais, a sua ordem, responsabilidades e dependências são determinadas de modo a realizar o trabalho de forma eficiente e eficaz.

O mesmo se aplica à recolha de assinaturas. Uma boa ferramenta de assinatura eletrónica permite mapear todos os processos de aprovação possíveis, de modo a poupar tempo e recursos humanos. Tudo isto é feito com a garantia do cumprimento das normas mais exigentes de segurança e conformidade nas empresas.

O poder do fluxo de trabalho: Obtém assinaturas digitais externas em apenas 5 passos

Adiciona contactos profissionais

Naturalmente! Se eu quiser entregar um documento para assinatura, o primeiro passo é conhecer os dados de contacto. Na maioria dos casos, os pedidos de assinatura são processados através do endereço de correio eletrónico, uma vez que este já constitui uma boa base para autenticar a outra pessoa. No caso das assinaturas electrónicas avançadas (FES), a prova de identidade está diretamente ligada ao endereço de correio eletrónico pessoal. Assim, a outra pessoa emite uma assinatura digital com o mesmo endereço de correio eletrónico que foi utilizado para o pedido de assinatura.

Uma das vantagens de uma plataforma de assinatura eletrónica é a gestão simples dos dados de contacto logo no início do pedido de assinatura. Regra geral, os contactos frequentemente utilizados são automaticamente sugeridos durante os processos de recolha e todos os dados de contacto são automaticamente introduzidos num sistema simplificado de gestão de contactos, onde podem ser visualizados e editados.

Define a norma de assinatura

Como já foi descrito em pormenor, o padrão de assinatura é essencial no que diz respeito ao valor probatório desejado de uma assinatura solicitada. É importante saber que podes definir a norma de assinatura para a contraparte que assina, mas não tens de o fazer. Se, por exemplo, o contrato for de grande importância formal, pode ser exigida a assinatura eletrónica qualificada ou podem ser tecnicamente excluídos outros tipos de assinaturas. Se a outra pessoa não tiver a oportunidade de assinar de forma qualificada, uma ferramenta de assinatura eletrónica guiar-te-á automaticamente através do processo de identificação

Define sequências e funções

Há vários casos de utilização em que se pretende evitar que vários contactos recebam um documento para assinatura ao mesmo tempo. Um caso de utilização pode ser o facto de a direção assinar depois dos representantes de dois outros departamentos e, por fim, o secretariado receber o documento para visualização ou descarregamento final.

Define a posição da assinatura

Uma das caraterísticas mais importantes de qualquer plataforma de assinatura é a “Definição de espaços reservados para assinaturas”. Podes especificar exatamente de que lado, quem tem de assinar onde. Com sproof sign, o tamanho do cartão de assinatura também pode ser ajustado.

Define um prazo para a assinatura e envia lembretes

No último passo do fluxo de trabalho, as soluções de assinatura multifuncionais mais completas permitem-lhe definir um prazo, escrever um texto de convite amigável (específico) e, mais importante, lembrar automaticamente o destinatário desse prazo. A taxa de sucesso da receção atempada do documento contra-assinado aumenta significativamente. Para não mencionar que este fluxo de trabalho minimiza significativamente o “tempo até à decisão”.

(Opcional:) Verifica as assinaturas recebidas diretamente no sproof sign

Como já foi referido, é importante compreender que a assinatura eletrónica qualificada e avançada garante o mais alto nível de segurança porque a sua validade pode ser validada muito facilmente. Um mecanismo de verificação diretamente integrado – como o disponível no sproof sign – permite uma rastreabilidade e segurança completas para processos de aprovação importantes.

A assinatura digital do ponto de vista do convidado

É essencial para a pessoa que convida que todas as assinaturas sejam devolvidas a tempo. Um baixo limiar de entrada na plataforma de assinatura é crucial. sproof sign simplificou este processo:

• Como descrito, a pessoa que convida envia o documento para assinatura por correio eletrónico.
  
• A pessoa convidada recebe a mensagem de correio eletrónico, clica na ligação e pode assinar o documento diretamente sem se registar (!).
  
• Se for necessária uma assinatura qualificada e o convidado ainda não tiver uma identificação QES (a capacidade de assinar de forma qualificada), o convidado passará diretamente pelo processo de identificação pós-registo.
  
• Para o convidado, nunca há (!) custos.
  
• Se já fores um utilizador sproof sign, podes, naturalmente, guardar o documento ou, se quiseres, reencaminhá-lo para outra assinatura, colocá-lo na pilha, delegar pedidos de assinatura, etc.

Queres começar? Regista-te agora gratuitamente e recebe a tua primeira assinatura

Só podes encontrar isto em sproof sign. Tentámos dar aos nossos utilizadores o início mais fácil possível no mundo das assinaturas digitais. Com uma conta privada gratuita, podes começar a usar a plataforma imediatamente e fazer as tuas primeiras assinaturas digitais ou obtê-las sem barreiras em toda a Europa.