Os factos mais importantes em resumo

• Uma plataforma de assinatura é uma solução centralizada e à prova de auditoria para a assinatura eletrónica, a gestão e a auditoria de documentos.
  
• As plataformas modernas suportam vários níveis de assinatura eIDAS e permitem processos automatizados de assinatura e aprovação.
  
• A origem do fornecedor determina o controlo jurídico dos teus dados: As plataformas europeias estão exclusivamente sujeitas ao RGPD e evitam os riscos das leis dos EUA, como a Lei CLOUD.

O que é uma plataforma de assinatura?

Uma plataforma de assinatura é um software centralizado e à prova de auditoria que controla todo o processo relacionado com as assinaturas electrónicas:

• Cria e carrega documentos
• Define fluxos de trabalho de assinatura
• Identifica as partes interessadas
• Fornecer assinaturas
• Documenta as pistas de auditoria
• Arquivamento em conformidade com a lei

O que distingue uma plataforma de uma ferramenta de assinatura?

As assinaturas digitais são agora uma norma. Mas como é assinada determina a validade jurídica, a segurança e a eficiência.

Normalmente, uma ferramenta de assinatura apenas digitaliza a assinatura manuscrita. Uma plataforma de assinatura, por outro lado, controla todo o processo de assinatura e garante a conformidade.

Critério	Ferramenta de assinatura	Plataforma de assinatura profissional
Objetivo	Assina rapidamente documentos individuais de forma digital	Controla todos os processos de assinatura de forma segura e eficiente
Gama de funções	Função de assinatura básica – normalmente apenas EES	Fluxos de trabalho, verificação de identidade, arquivo, pista de auditoria, automatização, todas as normas de assinatura eIDAS (EES, FES, QES)
Âmbito do sistema	Aplicação autónoma ou pequeno módulo adicional	Plataforma centralizada da empresa com integrações em CRM/ERP/HR
Exemplo de utilização	“Inserir assinatura” num documento	Envio de documentos, definição de funções de assinatura, acompanhamento do estado, arquivo em conformidade com a lei
Conformidade	Diferenças consoante o fornecedor; normalmente, apenas efeitos jurídicos simples	Soberania jurídica da UE, em conformidade com o eIDAS e o RGPD, à prova de auditoria do GoBD
Escala	Adequado para assinaturas ocasionais	Fiável mesmo com grandes volumes e processos complexos
Grupo-alvo	Utilizador único, requisitos simples	Empresas, autoridades, sectores regulamentados

O núcleo estratégico: cumprimento e conformidade com o eIDAS

Para as empresas europeias, as bases legais eIDAS e GoBD (normas comparáveis na Alemanha e na Áustria) são as pedras de toque mais difíceis. Para que as assinaturas digitais possam ser utilizadas em conformidade com a lei, as plataformas de assinatura têm de cumprir estes requisitos regulamentares de forma fiável:

1. A trindade eIDAS: EES, FES e QES

O Regulamento eIDAS da UE define três níveis de assinatura. Uma plataforma de assinatura deve ser capaz de fornecer cada um destes níveis para o respetivo caso de utilização.

*Os exemplos podem variar consoante o país e as diretrizes internas, pelo que devem servir apenas de ajuda à compreensão! Consulta um consultor jurídico ou o nosso departamento comercial para o teu caso específico.

! O QES é a única forma de assinatura que é legalmente equivalente a uma assinatura manuscrita. Nem todas as plataformas oferecem QES – as empresas devem verificar isso antes de fazer uma seleção, a fim de evitar perturbações nos meios de comunicação no processo subsequente.

2. audita a segurança através da pista de auditoria

Um documento assinado só é legalmente válido se todo o processo for totalmente rastreável. Uma plataforma de assinatura compatível com o eIDAS, como o sproof Sign, gera automaticamente uma pista de auditoria – um registo inviolável que documenta a hora, as partes envolvidas, a prova de identidade utilizada e o padrão de assinatura. Esta é a chave para a segurança da auditoria e a conformidade com a GoBD.

Porque é que faz diferença se uma plataforma de assinatura vem da UE ou dos EUA?

Os processos de assinatura digital não são apenas uma questão de conveniência – são uma questão de fiabilidade:

• Quem protege os meus dados?
• Que leis se aplicam aos documentos armazenados?
• Quem está autorizado a aceder-lhe?
  

O RGPD aplica-se na Europa: Os dados pessoais só podem ser transmitidos com uma base legal.

Nos EUA, também se aplica o CLOUD Act: as autoridades norte-americanas podem obrigar as empresas a fornecer dados,

• não importa onde estejam armazenados
• mesmo que estejam situados na UE

Isto leva a um conflito de direitos:

UE / DSGVO	EUA / Lei CLOUD
Proteção rigorosa dos dados pessoais	Acesso das autoridades em determinadas condições legais
Objetivo: Privacidade e soberania dos dados	Objetivo: segurança nacional e inquéritos
Acesso apenas com uma base jurídica clara e dentro de condições-quadro definidas	Os prestadores de serviços com jurisdição nos EUA podem ser obrigados a entregar dados em resposta a uma ordem judicial – independentemente de os dados estarem armazenados nos EUA ou na UE

A plataforma sproof Sign: fluxos de trabalho inteligentes que tornam a tua equipa mais rápida

O maior ganho de eficiência reside na automatização de processos complexos de aprovação e assinatura. Uma plataforma moderna como o sproof Sign permite a definição de fluxos de trabalho de assinatura (por exemplo, sequenciais, paralelos, com passos condicionais) que encaminham automaticamente os documentos para as pessoas certas (com o nível de assinatura correto).

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