Juridiski derīgs elektroniskais paraksts

Joprojām pastāv neskaidrības: dažādi, bieži vien ļoti līdzīgi termini, piemēram, rakstiska forma, rakstveida forma, brīvā forma, ar roku rakstīta forma, rada neskaidrības, kad runa ir par līgumiem. Šā iemesla dēļ cilvēki diemžēl vēl joprojām bieži izmanto pildspalvu, papīru un apgrūtinošus pasta kanālus, ja ir kaut kas jāparaksta.

Šajā rakstā mēs skaidrojam, kādos izmantošanas gadījumos digitālais paraksts ir 100 % juridiski derīgs un garantē visaugstāko pierādījuma vērtību un izsekojamību. Neliels "spoileris": Ir tikai daži izņēmuma gadījumi, kad elektroniskais paraksts nav atļauts. Pretējā gadījumā digitālā paraksta process "pārspēj" analogo parakstu visos gadījumos tehniskās neviltojamības un augstākās pierādījuma vērtības dēļ.

Kāda ir līgumu funkcija?

Būtībā tā ir acīmredzama: parakstot līgumu, visas iesaistītās puses piekrīt līgumā izklāstītajiem nosacījumiem un saistībām. Līguma noslēgšana nodrošina, ka visas līgumslēdzējas puses izpilda savas saistības un ka tiek aizsargātas to tiesības un intereses. Turklāt parakstīts dokuments var kalpot kā pierādījums konflikta gadījumā un palīdzēt pastāvēt tiesā. Visefektīvākais veids, kā parakstīt līgumus, ir to darīt digitāli.

Neatkarīgi no tā, vai tie ir analogie vai digitālie: Ko nozīmē formas brīvība attiecībā uz līgumiem?

Eiropas valstīs līgumi parasti ir spēkā bez noteiktas formas. Tas nozīmē, ka nav noteikumu par to, kā līgumi ir jāparaksta. Piemēram, ir atļauta elektroniska, rakstiska vai pat mutiska forma (sk. ABG 883. pantu). Galu galā līgumslēdzējas puses pašas var vienoties par konkrētu paraksta veidu.

Lai gan nav juridisku prasību par to, kā parakstīt līgumus, uz kuriem neattiecas nekādas formas prasības, daudzos uzņēmējdarbības nolūkos ieteicams ievērot piesardzību! Būtu kļūdaini parakstīt svarīgus līgumus, uz kuriem neattiecas nekādas formas prasības, ar zemu elektroniskā paraksta standartu. Ja ir līgumi ar lielām sarunu summām vai augstu atbildības risku, noteikti jāizmanto augsts elektroniskā paraksta standarts.

Dažiem līgumiem likums paredz rakstisku formu.

Atsevišķiem līgumu veidiem vienas līgumslēdzējas puses aizsardzība ir īpaši svarīga, tāpēc likums prasa rakstisku formu. Juridiskajā terminoloģijā to sauc par rakstveida formu. Lai izpildītu rakstveida formu jeb rakstveida formu, likums prasa abu līgumslēdzēju pušu pašrocīgu parakstu. Austrijā rakstveida forma ir reglamentēta ABGB 886. pantā, bet Vācijā - BGB 126. panta 1. punktā.

Šeit ir likumā nostiprinātā labā ziņa: Saskaņā ar BGB 126.a pantu (DE) likumā noteikto rakstisko formu var aizstāt ar elektronisko formu, ja vien likumā nav noteikts citādi. Kopumā eIDAS regula, kas visā Eiropā ir spēkā kopš 2016. gada, reglamentē e-paraksta tehniskās un satura prasības un ir prioritāra pār valstu tiesību aktiem.

Ja ir īpaši pieprasīta "rakstveida forma", juridiski atbilstošai parakstīšanai var izmantot kvalificētu elektronisko parakstu (KEP).

Tāpēc ir svarīgi saprast, ka termini "rakstveida forma" vai "rakstveida forma", kas parasti nozīmē rokrakstu un papīru, nekādā veidā neizslēdz digitālās metodes. Digitālais paraksts var būt 100 % līdzvērtīgs "rokrakstam".

Wills & Co. Retos gadījumos pietiek tikai ar "slapjo parakstu".

Ar roku rakstīts paraksts ir nepieciešams tikai tad, ja tas ir skaidri (!) noteikts tiesību normā vai pušu līgumā.

Papildus dažiem mantojuma tiesību dokumentiem, piemēram, testamentiem (kas pat ir jāparaksta ar roku) un dažiem citiem notariālajiem aktiem, ir daži spilgti piemēri dokumentu veidiem, kurus saskaņā ar likumu drīkst parakstīt tikai ar roku, jo īpaši cilvēkresursu jomā.

Viens no piemēriem ir darba attiecību izbeigšana ar uzteikumu vai vienošanos par darba attiecību izbeigšanu saskaņā ar Vācijas Civilkodeksa (BGB) 623. pantu Vācijas (!) tiesību aktos. Šajā gadījumā nekāda e-paraksta forma nevar aizstāt rakstisku formu, jo elektroniskā forma ir nepārprotami izslēgta ar likumu saskaņā ar BGB 623. pantu.

Nesen daudzos plašsaziņas līdzekļos ir izraisījies strīdīgs diskusiju temats par būtisku neveiksmi Vācijas digitalizācijas politikā. Kopš 1995. gada darba devējiem Vācijā saskaņā ar Vācijas Likumu par pierādījumiem (NachwG) svarīgākie līguma nosacījumi bija jāreģistrē rakstiski un jānodod darbiniekam parakstīšanai: Svarīgāko darba apstākļu uzskaite (NachwG 2. pants). Lai gan ES direktīva (eIDAS regula) atļauj elektronisku nosūtīšanu, Vācijā nav atļauts būtisko līguma nosacījumu apliecinājumus iesniegt elektroniskā formā. Pat kvalificēts elektroniskais paraksts neatbilst Verifikācijas likuma prasībām.

Mūsu personīgais novērtējums: Tas būs tikai laika jautājums, kad nepieciešamā digitalizācijas ofensīva, jo īpaši cilvēkresursu jomā, pozitīvi ietekmēs arī likumdošanu un Verifikācijas likums drīzumā atkal tiks grozīts.

Turklāt jau pat šim īpašajam gadījumam jau ir izstrādāti "apvedceļi", lai pēc iespējas ierobežotu nepieciešamo papīra apjomu un laiku un līdz minimumam samazinātu mediju darbības traucējumus. Tas darbojas, piemēram, pateicoties papildu dokumentiem, kas tiek parakstīti analoģiski saskaņā ar likumu, bet digitālā kopija joprojām tiek pārvaldīta un uzglabāta centralizēti digitālajā arhīvā.

Pilnīgi bez riska: parakstiet digitāli un saskaņā ar nepieciešamajām formālajām prasībām.

Neatkarīgi no tā, vai tas ir analogais vai digitālais līgums, valsts tiesību akti galvenokārt reglamentē, vai un kā uz līgumu attiecas formālās prasības. Kad esat ieguvuši pārskatu par to un nolēmuši iet digitālo, laiku taupošo ceļu, visās ES/EEK dalībvalstīs kā spēkā esošs regulējums tiek piemērota eIDAS regula (Elektroniskās identifikācijas, autentifikācijas un uzticamības pakalpojumu regula). Šim tiesiskajam regulējumam būtu jāvirza uz priekšu digitālā transformācija visā Eiropā, jānodrošina uzņēmējdarbības procesi bez mediju pārrāvumiem un jāveicina droši elektroniskie procesi starp 28 atsevišķiem tirgiem.

Liela daļa eIDAS regulē drošas digitālās identitātes un drošu elektronisko parakstu jautājumus. Tātad, ja, kā minēts iepriekš, elektroniskais paraksts nav skaidri izslēgts valsts tiesību aktos, līgumus var parakstīt saskaņā ar eIDAS pamatnostādnēm. Pamatā regulā izšķir trīs elektronisko parakstu veidus: vienkāršu, uzlabotu un kvalificētu.

Visiem uzņēmējiem ir svarīgi gūt labu pārskatu par līgumprocesiem uzņēmumā, lai izlemtu, kurš paraksta standarts ir piemērots konkrētajam līgumprocesam.

Iesakām detalizēti izlasīt mūsu pārskata rakstu par parakstu standartiem. Apvienojumā ar šo rakstu jūs varēsiet izlemt, kurus līgumus jums vajadzētu parakstīt ar kādu standartu.

Šeit ir parasts praktisks piemērs par juridiski nederīgu parakstu:

e-pasta vēstules piemērs: Lai lēmumi, kas tiek izpildīti kā teksts e-pastā, ir juridiski spēkā esoši, tiem ir jābūt rakstveida formā. Tas nozīmē, ka rakstisks paraksts ir jāpievieno visām līguma pusēm. Šajā gadījumā bieži vien digitālie paraksti ir nepiemēroti. Šādas procedūras nav juridiski spēkā esošas:

• izdrukāt, parakstīt, vēlreiz skenēt, nosūtīt (mediju pārtraukums).
• paraksta attēla ievietošana e-pasta dokumentā (vienkāršs elektroniskais paraksts).

Šajā gadījumā juridiski derīga metode būtu tikai kvalificēts elektroniskais paraksts.

Secinājums

Neraugoties uz jebkādiem digitalizācijas uzbrukumiem un jaunām metodēm, kā veikt uzņēmējdarbību bez papīra dokumentiem, mēs esam pārliecināti, ka paraksts vienmēr būs būtiska visu veidu lēmumu un apstiprinājumu daļa. Tas nozīmē, ka ir jāgarantē drošība un atbilstība, jo īpaši profesionālajā nozarē.

Tieši šeit izpaužas digitālo parakstu platformu, piemēram, sproof sign, stiprā puse: tehniski sarežģītie procesi tiek apstrādāti fonā. Piemēram, lai parakstītu kvalificētu elektronisko parakstu, jums ir tikai vienreiz jāidentificējas. Platforma vada jūs cauri 10 minūšu ilgajam procesam.