Griežtai reguliuojamoje aplinkoje, tokioje kaip mokėjimai, labai svarbu, kad procesai atitiktų teisės aktų reikalavimus ir būtų veiksmingi. Austrijos mokėjimo paslaugų teikėja “hobex AG” rodo, kaip galima sėkmingai derinti skaitmeninimą ir atitiktį teisės aktams – naudojant skaitmeninio parašo sprendimą “sproof sign”. Sklandžiai integravusi pažangų elektroninį parašą į esamą sutarčių valdymo sistemą, bendrovė “hobex” ne tik padidino procesų kokybę, bet ir sutaupė vertingų išteklių. Pokalbyje su “hobex” duomenų apsaugos eksperte daktare Martina Gsöls paaiškėja, kokie svarbūs yra Europos duomenų apsaugos standartai, techninis lankstumas ir patogumas vartotojui renkantis integruotą skaitmeninio parašo sprendimą įmonėje.

Organizacijos pavadinimas:
hobex AG

Įmonės profilis:
hobex AG yra Austrijos visapusiškų paslaugų teikėja, teikianti negrynųjų pinigų mokėjimo sistemas, kurios pagrindinė būstinė yra Zalcburge, o kiti padaliniai – Vokietijoje, Slovėnijoje ir Italijoje. Įmonė siūlo specialiai pritaikytus sprendimus, skirtus kredito ir debeto kortelėms priimti, taip pat mokėjimams elektroninėje prekyboje. “hobex” buvo įkurta 1991 m. ir nuo to laiko aktyviai veikia rinkoje, daugiausia dėmesio skirdama naujovėms ir klientų aptarnavimui.

Kodėl reikia pasirašyti “sproof sign”:
“Privalome visada galėti įrodyti, kad mūsų procesai teisiškai veikia nepriekaištingai ir atitinka galiojančius reikalavimus. Todėl skaitmeniniai, atsekami ir audituojami procesai yra būtini, ypač sutarčių sudarymo srityje. Toks sprendimas kaip “sproof sign” padeda mums atitikti šiuos aukštus standartus.

Ką reiškia “hobex” kaip įmonė?

“hobex” yra pirmaujanti mokėjimo paslaugų teikėja DACH regione, papildomai veikianti Slovėnijoje ir Italijoje. Pagrindinė mūsų veikla – padėti įvairių pramonės šakų įmonėms, ypač mažmeninės prekybos, gastronomijos ir turizmo, saugiai ir efektyviai vykdyti mokėjimus negrynaisiais pinigais.

Suteikiame galimybę atsiskaityti kortelėmis tiek pardavimo vietoje, tiek elektroninėje prekyboje ir aptarnaujame apie 44 000 klientų. Didelę reikšmę teikiame puikiam klientų aptarnavimui, dideliam lankstumui ir individualiam aptarnavimui. Siekiant patenkinti šiuos reikalavimus, modernios ir galingos priemonės, tokios kaip “sproof sign”, skirtos skaitmeniniams parašams, yra pagrindinė mūsų skaitmeninės infrastruktūros sudedamoji dalis.

Kokį vaidmenį jūsų kasdienėje veikloje ir skaitmeninio parašo procese atlieka duomenų apsauga, atitiktis ir reguliavimas?

“hobex”, kaip mokėjimo paslaugų teikėją, prižiūri Austrijos finansų rinkos institucija (FMA). Tai reiškia, kad mums taikomi panašūs reguliavimo reikalavimai kaip ir tradiciniams bankams – tai ypač pasakytina apie duomenų apsaugos reikalavimų laikymąsi, IT saugumą ir išsamius atitikties procesus.

Privalome visada sugebėti įrodyti, kad mūsų procesai veikia teisiškai nepriekaištingai ir atitinka galiojančius reikalavimus. Todėl skaitmeniniai, atsekami ir audituojami procesai yra labai svarbūs, ypač sutarčių sudarymo srityje. Toks sprendimas kaip “sproof sign” padeda mums atitikti šiuos aukštus standartus.

Kokiais konkrečiais naudojimo atvejais šiuo metu naudojate skaitmeninį parašą?

Visiškai integravome “sproof sign” į savo skaitmeninį sutarčių valdymą. Kai tik sutartis baigiama rengti, atsakingas sutarties savininkas gali tiesiogiai pradėti pasirašymo procesą. Dalyviai automatiškai pakviečiami, nuolat matoma esama būsena – o po pasirašymo dokumentas automatiškai grįžta atgal į sistemą. Visa tai veikia per API sąsają, kuri buvo sklandžiai integruota į mūsų esamą IT aplinką. Dėl to procesas yra nuoseklus, veiksmingas ir skaidrus.

Kaip pavyko įdiegti “proof sign” į esamą IT sistemų aplinką?

Techninė integracija buvo sklandi ir įgyvendinta per trumpą laiką. Ypač norėčiau pabrėžti apčiuopiamą pridėtinę vertę: “Sproof Sign” dėka pasirašymo procesas tapo daug paprastesnis, greitesnis ir saugesnis. Mums buvo labai svarbu, kad apie skaitmeninimą galvotume ne izoliuotai, o integruotume jį į esamas darbo eigas – būtent tai ir leidžia padaryti “sproof” su savo API pagrįstu sprendimu.

Mums pažangusis elektroninis parašas yra idealus saugumo, patogumo naudotojui ir teisinio veiksmingumo derinys. Jį lengva įdiegti, nesudėtinga naudoti, be to, jį labai palankiai vertina išorės partneriai.

Dr. Martina Gsöls

Kaip elektroninis parašas buvo įdiegtas ir priimtas įmonės viduje? Ar buvo kokių nors mokymo priemonių?

“sproof sign” buvo įdiegta tiesiogiai diegiant naująją sutarčių valdymo sistemą. Todėl tai buvo didesnio pokyčių proceso, kurio metu vyko tiksliniai mokymai, dalis. Priėmimas buvo didelis nuo pat pradžių, ypač tarp kolegų, kurie nuolat dirba su sutartimis. Jie teigiamai įvertino paprastą naudojimą, proceso skaidrumą ir pastebimai sutaupytą laiką. Skaitmeninio parašo sprendimas aktyviai naudojamas ir vertinamas labai teigiamai.

Kodėl sąmoningai pasirinkote Europos elektroninio parašo programinės įrangos tiekėją?

Dauguma mūsų klientų ir įmonių partnerių yra Europoje, daugiausia Austrijoje, Vokietijoje ir Italijoje. Todėl duomenų apsaugos ir IT infrastruktūros srityje mums labai svarbu pasikliauti Europos paslaugų teikėjais.

Pirmenybę teikiame debesijos sprendimams, kurių prieglobos vieta yra ES ir kurie aiškiai atitinka BDAR reikalavimus. “sproof” 100 % atitinka šiuos reikalavimus, o pati įmonė yra įsikūrusi Austrijoje – tai puikiai dera su mūsų, kaip regione įsitvirtinusios, bet tarptautiniu mastu veikiančios įmonės, įvaizdžiu.

Jei yra europinis sprendimas, kuris techniškai įtikinamas ir kartu atitinka mūsų vertybes, susijusias su duomenų apsauga, tai yra pirmasis mūsų pasirinkimas.

Kodėl “Hobex” naudojate pažangųjį elektroninį parašą?

Mums pažangusis elektroninis parašas yra idealus saugumo, patogumo naudotojui ir teisinio veiksmingumo derinys. Jį lengva įdiegti, nesudėtinga naudoti, be to, jį labai palankiai vertina išorės partneriai.

Sutartims B2B aplinkoje ji atitinka visus reikalavimus – tiek teisinio galiojimo, tiek atitikties požiūriu. Tai lemiamas veiksnys, ypač tokiam reguliuojamam mokėjimo paslaugų teikėjui kaip mes.

Kodėl pasirinkote “sproof sign” elektroninio parašo API integraciją?

Mums svarbiausia yra visapusiškas verslo procesų skaitmeninimas. Tai reiškia: jokių laikmenų pertrūkių, jokių sistemos pakeitimų, jokio rankinio dokumentų kopijavimo pirmyn ir atgal.

Dėl API integracijos visas pasirašymo procesas veikia tiesiogiai mūsų sutarčių valdymo sistemoje. Pradedu pasirašymą, atsidaro “Sproof” langas, pasirašau, o kai tik procesas baigiamas, dokumentas automatiškai atkuriamas. Taip užtikriname, kad mūsų procesai būtų ne tik skaitmeniniai, bet ir veiksmingi bei patogūs naudoti.

Kaip sekėsi bendradarbiauti techniškai integruojant parašo programinę įrangą?

Įgyvendinimą glaudžiai koordinavo mūsų sutarčių valdymo paslaugų teikėjas ir “sproof” komanda. Bendradarbiavimas visą laiką buvo profesionalus ir orientuotas į sprendimus. Netgi iškilus individualiems reikalavimams ar pagalbos prašymams, “sproof” visada buvo greitai pasiekiama ir labai padėjo.

Mūsų požiūriu, tai buvo visapusiškai sėkmingas projektas – tiek techniniu, tiek organizaciniu požiūriu.