“HOGAST” yra pirkimų kooperatyvas, kuris ne tik vykdo visus prekių pirkimus, bet ir rūpinasi elektros energijos, degalų, telefonijos ir daugeliu kitų sričių, ir visada užtikrina, kad jo įmonėms narėms būtų sudarytos geriausios sąlygos, optimizuoti procesai ir kad jos galėtų tikėtis didelių privalumų visose atitinkamose pirkimo ir paslaugų srityse.
HOGAST buvo įkurta daugiau nei prieš 45 metus, o pagrindinė idėja buvo sukurti kainų pranašumą sujungiant kiekius tarp įmonių ir atleidžiant atskiras įmones nuo įprastų užduočių.
Šiandien HOGAST yra didžiausia Austrijos viešbučių ir viešojo maitinimo pramonės įmonė, kuriai priklauso daugiau kaip 3200 įmonių, o jos apyvarta siekia 415 mln. eurų. Miuncheno filialas yra atsakingas už pietų Vokietijos regiono aptarnavimą. Be to, “HOGAST” grupei taip pat priklauso mažesniems viešbučiams ir restoranams skirta įmonė “HOTEL GASTRO POOL” bei socialinio sektoriaus įstaigoms skirta įmonė “HANDOVER”.
Įmonės pavadinimas: HOGAST
Trumpas projekto aprašymas:
“… dėl sutrumpinto darbo laiko ir namų biuro neišvengiamai turėjome persigalvoti, nes be naujos skaitmeninės sistemos nebegalėtume pasirašyti sutarčių, sąskaitų faktūrų ir užsakymų.”
Kodėl “sproof sign”:
“Mums ypač patinka, kad “sproof sign” yra paprasta naudoti. Galite ne tik greitai surasti įkeltus dokumentus, bet dėl naujos funkcijos taip pat galite nurodyti, kur dokumentas turi būti pasirašytas. Dėl to mes tiesiog pastebime, kad “sproof sign” nuolat kažkas vyksta, t. y. dirbama su plėtiniais ir atnaujinimais, o tai mums labai svarbu.
Kaip buvo nuspręsta įdiegti skaitmeninį parašą?
Sigmondas: “Skaitmeninio parašo sprendimą mums, kaip įmonei, lėmė du aspektai. Vienas iš jų – “Corona” pandemija, nes trumpas darbo laikas ir namų biuras privertė mus persigalvoti, nes be naujos skaitmeninės sistemos nebegalėtume pasirašyti sutarčių, sąskaitų faktūrų ir užsakymų.
Antrasis aspektas, apie kurį jau kurį laiką diskutuojame su vadovybe, yra tai, kad mes, kaip bendrovė, sutelkėme dėmesį į skaitmeninimą ir tvarumą tuo pačiu metu.
Sutelkę į tai dėmesį, galiausiai priėjome tašką, kai nusprendėme dabar viską pasirašyti skaitmeniniu būdu ir kai įmanoma apsieiti be visų popierinių sąskaitų faktūrų ir sutarčių.”
Kokiais naudojimo atvejais naudojamas skaitmeninis parašas?
Sigmondas: “Iš esmės mes esame ryšys tarp mūsų tiekėjų ir klientų arba narių. Tačiau tai taip pat reiškia, kad visos sąskaitos faktūros ir užsakymai perduodami per “HOGAST”, o mes kai kuriais atvejais turime juos pasirašyti ir patvirtinti parašais. Pasirašymo grandinę galima įsivaizduoti kaip trikampį tarp tiekėjo, nario ir HOGAST.
Pavyzdys, kai skaitmeninis parašas naudojamas ir visiškai padeda, yra naujų tiekėjų įtraukimas į darbą. Taip pat yra sutarčių, kurias reikia kažkaip pasirašyti. Prieš nuspręsdami dėl e. parašo sprendimo, pirmiausia turėjome viską siųsti paštu popierine forma ir laukti.
Kadangi visą įmonę iš tikrųjų sudaro keturios įmonės, šioje paraiškoje pristatymo partneris turi pasirašyti vieną kartą, o HOGAST – keturis kartus. Kol viskas atkeliavo pas mus, galėjo praeiti nuo dviejų iki trijų savaičių. Naudojant “sproof sign” skaitmeninį sprendimą, viskas vyksta daug greičiau.
Tačiau e. parašu naudojamės ir priimdami siuntas. Taip yra todėl, kad visus užsakymo patvirtinimus, kurių suma viršija 7500 eurų, turime pasirašyti mes, kai klientas ir tiekėjas jau yra pasirašę. Tai yra atsakomybės klausimas! HOGAST taip pat atsako už savo klientus, jei jie bankrutuoja arba yra nemokūs. Tada mes apmokame sąskaitas už savo narius, tačiau tik tuo atveju, jei prieš tai užsakymo patvirtinimą arba užsakymą pasirašėme mes. Tai tikrai svarbus aspektas mūsų nariams ir tiekėjams”.
Kokius standartus, susijusius su duomenų saugumu ir atitiktimi, turi atitikti programinės įrangos sprendimas jūsų įmonėje?
Sigmondas: “Duomenų apsauga šiuo metu yra aktuali tema ir dabar yra tiesiog pagrindinis reikalavimas. Viskas turi būti teisinga. Tačiau mums taip pat buvo svarbu, kad programinė įranga būtų patogi naudoti, kad ja būtų lengva naudotis ir kad būtų galima sutaupyti laiko. “
Todėl savo 7 000 klientų ramia sąžine rekomenduojame “sproof”
Peter Sigmond
Vyresnysis prekių vadybininkas
Kas jums ypač patinka “sproof sign”?
Sigmondas: Mums ypač patinka “sproof sign” – tai, kad jį lengva naudoti. Galite ne tik greitai surasti įkeltus dokumentus, bet dėl naujos funkcijos taip pat galite nurodyti, kur dokumentas turi būti pasirašytas. Dėl to mes tiesiog pastebime, kad ‘sproof sign’ visada kažkas vyksta, t. y. dirbama su plėtiniais ir atnaujinimais, o tai mums labai svarbu. Tačiau net jei iš mūsų pusės kyla klausimų dėl elektroninio parašo ar naujos funkcijos, visada galime kreiptis į puikų ir greitą palaikymą.”
Ar yra kokių nors ypatingų “sproof sign” privalumų, kurie yra ypač naudingi jūsų pramonėje?
Sigmondas: Ateityje norėtume, kad “sproof sign” būtų integruotas į trečiųjų šalių sistemas. Žinoma, atskira programėlė taip pat būtų įdomi. Šiuo metu tai vis dar internetinė platforma, į kurią įkelti didelį kiekį duomenų gali užtrukti.
Tačiau “sproof sign” yra malonus tuo, kad dėl mūsų glaudžių ryšių jau žinome, kad esame būtent toje vietoje, kur “sproof”. Nes net jei kažkas netinka, mes dirbame toliau ir integruojame naujas funkcijas į programinę įrangą. Todėl ramia sąžine rekomenduojame “sproof” savo 7 000 klientų.
