La firma digitale (o firma elettronica, eSignature, ecc.) è diventata uno strumento indispensabile per aziende e privati per gestire i documenti in modo più efficiente ed ecologico. In questo articolo forniamo un punto di partenza per tutti coloro che vogliono aggiornare un vecchio processo, quello della firma dei documenti.

Che cos’è la firma digitale?

La firma digitale è un metodo sicuro ed efficiente per firmare i contratti in un ambiente digitale, in alternativa alla firma autografa.

La firma digitale funziona come un’impronta digitale umana, in quanto ogni documento ha una propria impronta elettronica unica. Nessun altro documento può avere la stessa firma digitale. Se un documento digitale viene “sigillato” con una firma, si può dimostrare che

• il file non è stato modificato dopo la firma (integrità).
  
• una persona specifica ha firmato il documento (autenticazione).
  
• il firmatario ha effettivamente firmato il documento. La persona non può negare di aver firmato il documento dopo la creazione della firma digitale.
  
• il documento non è un falso.

Le firme digitali sono già utilizzate in molti settori per un’ampia gamma di applicazioni.

Cosa non è una firma digitale (valida)?

Solo una firma che può essere verificata anche da un servizio di verifica online autorizzato (ad esempio Acrobat Reader, RTR o direttamente in sproof sign) può essere classificata come legalmente conforme.

Un’immagine scannerizzata di una firma autografa non crea un documento legalmente firmato e non è legalmente valido!

Il Regolamento eIDAS disciplina per l’Europa le modalità di firma dei documenti in modo legalmente valido e verificabile. Per saperne di più, cliccate qui.

Come funziona la firma digitale dei documenti PDF

L’applicazione di una firma digitale valida a un documento (PDF) è un processo tecnicamente complesso che viene eseguito in modo discreto in background quando si firma digitalmente un documento.

Ciò rende una firma digitale corretta molto diversa dal semplice inserimento di una firma autografa scansionata.

Una firma digitale valida consente di riconoscere le successive modifiche apportate al documento. Questo non è il caso del semplice inserimento di immagini.

Ecco come funziona la prova d’intenti digitale con una piattaforma di firma:

Fase 1: caricamento e conversione

Innanzitutto, si carica il documento online tramite il proprio account su una piattaforma di firma. Il documento viene convertito in un documento PDF.

Fase 2: applicazione della firma digitale

Per la firma stessa, è necessario un certificato digitale che attesti la vostra identità di firmatari. Questo viene creato per voi quando vi registrate su una piattaforma di firma. Se volete firmare con lo standard più elevato, la firma elettronica qualificata, questa fase viene eseguita da un’autorità di certificazione riconosciuta dallo Stato.

Con una piattaforma di firma, avete la possibilità di personalizzare la vostra firma (simile alla versione scritta a mano) e di creare il vostro stile di firma.

Fase 3: Crittografia del documento e delle firme

Nella fase finale, l’intero contratto, comprese le firme allegate, viene crittografato. Viene generato un cosiddetto valore di hash. Il contratto diventa così a prova di falsificazione e verificabile.

Le firme allegate hanno il massimo valore probatorio e non possono più essere falsificate.

Naturalmente, i contratti firmati possono essere scaricati, inviati o salvati in qualsiasi luogo.

Posso firmare digitalmente anche in Word o in altri programmi di Office?

In linea di principio, anche molti formati di file possono essere firmati digitalmente. Tuttavia, affinché la firma digitale applicata sia inalterabile, ogni documento deve essere prima convertito in un documento PDF. I documenti PDF sono noti per essere inalterabili (a differenza dei documenti docx, ad esempio).
Le piattaforme di firma digitale convertono automaticamente molti formati di file in un documento PDF corretto, di solito quando il documento viene caricato.

Come si ottiene una firma digitale?

Esistono vari modi per ottenere una firma digitale.

1. registrazione presso una piattaforma di firma digitale (FES)

Come già spiegato, la creazione di una firma digitale è l’elemento centrale di una piattaforma di firma digitale. Tra le soluzioni affermate e conosciute vi sono DocuSign, AdobeSign o soluzioni europee più recenti come sproof sign o yousign, che si sono specializzate specificamente per l’uso nelle aziende europee.

Una firma elettronica avanzata viene creata per voi al momento della registrazione.

2. identificazione con una piattaforma di firma (QES)

Molti fornitori forniscono agli utenti anche una firma elettronica qualificata, profondamente integrata nell’applicazione stessa. Oltre all’elevato valore probatorio di questo standard di firma, i clienti possono beneficiare di numerose opzioni per personalizzare il processo di firma.

3. identificazione con un servizio statale (QES; ad es. firma del telefono cellulare)

In Austria, oltre il 50% dei cittadini dispone già di una firma su cellulare. Questa viene rilasciata dalle autorità pubbliche e soddisfa lo standard della firma elettronica qualificata.

Validità legale della firma digitale

Un contratto valido è concluso quando entrambe le parti esprimono il loro consenso. In genere il legislatore lascia alle parti contraenti la facoltà di decidere se concludere un contratto verbalmente, per iscritto o per via elettronica. Si tratta della cosiddetta libertà di forma.

Se si opta per una soluzione di firma digitale, si ha il vantaggio che tutte le firme sono integrate nel file PDF in modo inalterabile e a prova di falsificazione.

Esistono solo pochissime eccezioni in cui la firma elettronica è ancora esclusa dalla legge, nonostante le continue modifiche apportate. Un esempio: il testamento.

In ogni caso, è necessario selezionare il giusto standard di firma elettronica a seconda del contratto.

A tal fine sono stati stabiliti tre standard, definiti nel regolamento eIDAS, che fungono da quadro giuridico.

• EES: firma elettronica semplice
  
• FES: firma elettronica avanzata
  
• QES: firma elettronica qualificata

La firma elettronica qualificata (QES) soddisfa i più alti criteri di qualità ed è giuridicamente equivalente al 100% a una firma autografa.

Poiché le implicazioni legali possono variare notevolmente, fattori quali i costi di implementazione, la facilità d’uso (esperienza del cliente), la legislazione, le politiche aziendali e il rischio aziendale valutato sono di solito decisivi nel determinare quale metodo debba essere utilizzato in una particolare situazione.

A tal fine è possibile utilizzare il seguente ausilio decisionale.

Due fattori influenzano quindi la scelta dello standard giusto per la firma elettronica:

• Rischi di responsabilità, rischi operativi
  
• Requisiti legali

I vantaggi di una piattaforma di firma digitale consistono nella possibilità di

• essere in grado di cambiare lo standard di firma elettronica in qualsiasi momento a seconda del tipo di contratto
  
• essere in grado di specificare lo standard di firma elettronica desiderato quando si acquistano firme esterne.

I fornitori europei di firme si sono concentrati soprattutto sui due standard di firma digitale più elevati.

sproof sign è un esperto nel campo delle firme elettroniche qualificate (QES).

Una firma scansionata o un’immagine della firma è valida?

Il termine “firma scansionata” indica che si tratta di un’immagine digitale di una firma autografa. La firma originale cartacea viene convertita in un formato digitale (.jpg, .doc, .pdf, ecc.) utilizzando uno scanner o una macchina fotografica.

In linea di principio, tali firme scansionate sono valide finché non è richiesta la forma scritta per la corrispondente dichiarazione di intenti.

Una copia firmata non è valida dal punto di vista legale, poiché il firmatario non può essere identificato e il consenso non può essere dimostrato.

Una firma scansionata è facile da falsificare e il destinatario del contratto firmato può facilmente copiarla (#SnippingTool #Screenshot). È ovvio che questo non è legale.

Una firma scansionata non ha valore probatorio in tribunale, in quanto è solo una copia della firma originale. Senza la prova di come è stata realizzata, la firma è considerata una mera copia e non una firma autentica. Per questo motivo non è valida, soprattutto nelle transazioni commerciali.

La differenza tra firma digitale e firma elettronica?

I termini “firma elettronica” e “firma digitale” possono essere facilmente confusi. I termini sono spesso usati in modo intercambiabile, ma a rigore non sono la stessa cosa.

La firma elettronica (o firma elettronica) è un metodo per concludere un accordo legale in un ambiente digitale. È, per così dire, l’equivalente digitale della firma di un documento cartaceo.

Mentre la firma elettronica dimostra il consenso del firmatario del documento, la firma digitale è la prova dell’autenticità del documento stesso. Ciò significa che la combinazione di documento e firma è stata tecnicamente progettata e crittografata in modo tale da rendere il contratto a prova di falsificazione. I termini si fondono o lavorano insieme in modo tale che un contratto digitale diventi verificabile e legalmente esecutivo.

I vantaggi di una piattaforma di firma digitale (europea)

Cloud altamente sicuro, pronto all’uso

sproof sign è una soluzione basata sul web per la firma digitale dei contratti e funziona su tutti i dispositivi mobili (desktop, smartphone, tablet). sproof sign ha sede in Austria e tutti i dati vengono salvati esclusivamente in centri dati all’interno dell’UE. Garantiamo la conformità al GDPR a tutti i livelli, sia con noi che con i nostri subappaltatori. Offriamo ai nostri clienti queste garanzie in un accordo di trattamento dei dati (DPA) commissionato, che si basa sulle clausole contrattuali standard dell’UE e offre quindi il massimo livello di certezza giuridica.

Interfacce e sistemi esistenti

• Lo sproof sign può essere perfettamente integrato nei vostri sistemi esistenti
  
• Firma diretta in strumenti comuni come MS Teams, Word, Google Drive ecc.(elenco di tutte le integrazioni)
  
• Accesso singolo
  
• API semplice per casi d’uso personalizzati(documentazione API)

Archiviazione dei documenti e controllo dell’avanzamento dei lavori

I contratti importanti vengono archiviati in una posizione centrale in modo chiaro, altamente sicuro e criptato. Tuttavia, è possibile accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Inoltre, è possibile visualizzare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento dei processi di firma e, se necessario, inviare promemoria.

Firma elettronica qualificata (QES) e avanzata (FES), compresa identificazione

sproof sign supporta tutti i tipi di firma elettronica (semplice, avanzata e qualificata) in conformità al regolamento eIDAS e a molti altri standard di firma utilizzati in tutto il mondo (ad es. conformità FDA). È possibile firmare sia all’interno della propria organizzazione che con partner esterni, fornitori o clienti.

Firma in batch: firma i contratti contemporaneamente

Con la firma in batch è possibile firmare digitalmente e legalmente innumerevoli documenti in un’unica operazione. Un enorme risparmio di tempo.

Cartella documenti: inviare i contratti contemporaneamente

Spillate diversi documenti in formato digitale e inviateli insieme per la firma. Ciò consente a voi e al destinatario di risparmiare molto tempo.

Marchio aziendale, timbri aziendali e stili di firma

Non importa che siate un grande team o un singolo utente. In sproof sign è possibile memorizzare il logo della propria azienda come timbro aziendale. È inoltre possibile creare diversi stili di firma per scopi diversi.

eID Hub: ottenere firme in tutta Europa

La firma qualificata è legalmente equivalente a una firma autografa in tutta Europa.
sproof sign consente di firmare contratti con diversi fornitori di firma qualificata grazie alla sua interfaccia unica. Questo è un enorme vantaggio per l’acquisizione e l’emissione di firme legalmente valide.
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Verifica delle firme e download dei rapporti di prova

È possibile verificare la validità delle firme elettroniche applicate direttamente in sproof sign con un semplice clic del mouse. È anche possibile scaricare un rapporto di prova per ogni esecuzione di firma e vedere chi ha firmato con quale certificato e quando.

Gestione della squadra e regole di sostituzione

Sproof sign consente una semplice gestione degli utenti e dei diritti all’interno di un piano. Inoltre, la quota di firma può essere gestita centralmente e si possono effettuare varie impostazioni importanti per l’intero piano.

Supporto e Accademia

sproof sign è nota per la sua assistenza rapida e flessibile. La sproof sign Academy è un portale di formazione gratuito che aiuta voi e i vostri dipendenti a partire rapidamente.

Prezzi trasparenti senza costi nascosti

Il nostro obiettivo è quello di essere il miglior offerente senza rivali nella ricerca di un fornitore di firme adeguato. Nel farlo, poniamo l’accento sulla correttezza e sulla trasparenza. Due valori che caratterizzano la nostra cultura aziendale. Questi valori determinano anche il prezzo della nostra soluzione nel segmento enterprise.