Formanyomtatványok és mezők használata

Az összes űrlapmező listája

A sproof sign az űrlapmezők széles választékát kínálja Önnek, így dokumentumai elkészítésekor nincsenek korlátok:

1. Aláírás: Aláírási pozíció, ahol a dokumentumot a teljes névvel írják alá.
2. Kezdőbetűk: Aláírási pozíció, ahol a név kezdőbetűi kerülnek aláírásra
3. Név: Keresztnév, vezetéknév vagy teljes név
4. E-mail: E-mail cím
5. Szervezet: pl. vállalat, munkáltató stb.
6. Cím: Részleges vagy teljes cím (pl. utca, házszám, ajtó,...)
7. Postai irányítószám: Postai irányítószám
8. Ország: Országinformáció
9. Dátum: Dátum
10. IBAN: Nemzetközi bankszámlaszám
11. Szöveg (rögzített): csak olvasható szöveg, amely az okmányon rögzítve van, anélkül, hogy az okmányt alá kellene írni.
12. Szöveg: Szövegmező, amely tetszőleges szöveggel tölthető ki
13. Choosebox: Egy vagy több választási lehetőséget tartalmazó legördülő lista, amelyet a feladónak kell megadnia.
14. Checkbox (jelölőnégyzet): A jelölőnégyzeteket gyakran használják többválasztós kérdéseknél, vagy megerősítésre vagy feltételek elfogadására.
15. Radiobox: A rádiódobozokat gyakran használják egyválasztós kérdéseknél, ahol az embereket arra kérik, hogy válasszanak egy választ egy válaszcsoportból.
16. Dátum mező: Dátum
17. Fájlfeltöltés: A feladó címzettenként legfeljebb 3 fájlt (képet és/vagy dokumentumot) határozhat meg, amelyeket a dokumentum aláírása előtt fel kell tölteniük.

Az űrlapmezők elhelyezése és konfigurálása

Így helyezhet el és konfigurálhat űrlapmezőket a sproof sign-ban:

1. Az összes elérhető űrlapmező listáját a jobb oldalsávban találja. Az oldalsáv másképp néz ki attól függően, hogy saját maga vagy a címzettek számára helyez el mezőket.
2. Amezőt a dokumentumrahúzással és ejtéssel helyezheti el. A mezőt a mezőre kattintva is kiválaszthatja. Egy mező áthelyezéséhez tartsa lenyomva az egérgombot, és húzza egy másik helyre.
3. Ha kiválasztott egy mezőt, közvetlenül a mező felett megjelenik egy felülnézeti ablak, amely a következő funkciókat tartalmazza: Hozzárendelés módosítása, Mezőbeállítások megnyitása, Mező duplikálása, Betűtípus kicsinyítése/nagyítása és Mező törlése.
4. A ceruza ikonra kattintva a jobb oldalsávban megnyithatja a mező beállításait: Itt például módosíthatja a hozzárendelést, jelölheti a mezőt kötelező mezőként, és egyéb, a mezőhöz tartozó beállításokat is elvégezhet.

Az előzetes

Az előnézet úgyszólván egy nyomtatási előnézetet jelent. Azt mutatja meg, hogyan fog kinézni a dokumentum, amikor letölti azt ebben az időpontban. Ez a funkció azért fontos, mert a "Szöveg (rögzített)" mező kivételével minden űrlap- és aláírásmező csak akkor rögzül, ha a dokumentumot már aláírták. Ez azt jelenti, hogy aláírás előtt NEM jelennek meg az előnézetben. Az előnézet segítségével ellenőrizheti, hogy mely mezők vannak már rögzítve a dokumentumon és melyek nincsenek.

1. Ebben a példában egy csak olvasható szöveg ("Text (fix)" mező), egy névmező és egy aláírási pozíció látható.
2. Az előnézetet a felső menüsorban található előnézet gombra kattintva nyithatja meg.

1. A csak olvasható szöveg látható a dokumentumon, mivel a dokumentum letöltésekor rögzítve van, függetlenül az aláírástól.
2. A névmező és az aláírás pozíciója nem jelenik meg az előnézetben, mivel ezek csak aláírás után rögzülnek a dokumentumon.
3. A dokumentumot úgy töltheti le, ahogy van.
4. Azelőnézet bezárása az alul található Bezárás gombra vagy a jobb felső sarokban található X-ikonra kattintva lehetséges.

Jegyzettábla és gyors hozzáférés

Két lehetőség van a dokumentum űrlapmezőinek átnézésére és kitöltésére: Vagy közvetlenül a dokumentumon, vagy az úgynevezett noticebar segítségével.

1. A noticebar* megmutatja, hogy éppen kinek helyez el űrlapmezőket, azaz vagy 1) saját magának, 2) egy címzettnek vagy 3) a nem hozzárendelt (általános) mezőknek.
2. A zárójelben lévő információ azt mutatja, hogy hány mezőt helyezett el már az adott személy számára, és ezek közül hányat töltött ki. A pipa ikon mindaddig szürke, amíg legalább az összes kötelező mezőt ki nem töltötte, és a dokumentum nem írható alá.
3. A nyilak segítségével gyorsan és egyszerűen navigálhat az adott személyhez tartozó mezők között.
4. A zöld gomb a ceruza ikonnal megnyitja a gyors hozzáférést.
5. A gyorselérésben az adott személyre vonatkozó összes űrlapmező szerepel, és egy menetben kitölthető. Néhány mezőt azonban, például az aláírás mezőt, közvetlenül a dokumentumon kell ellenőrizni. A mező jobb oldalán található ikon segítségével közvetlenül a dokumentum megfelelő mezőjére ugorhat.
6. A mezők szűrésével jobb áttekintést kaphat a már kitöltött és a még nyitott mezőkről.

Formanyomtatvány mezők a gyakorlatban

Öt felhasználási eset van arra, hogyan használhatja az űrlapmezőket:

• Feltölt egy dokumentumot, és általános űrlapmezőket helyez el, amelyeket bárki kitölthet.
• Feltölt egy dokumentumot, és elhelyez saját maga számára előre kitölthető űrlapmezőket.
• Feltölt egy dokumentumot, hozzáad címzetteket, és elhelyezi a számukra kijelölt űrlapmezőket.
• Feltölt egy dokumentumot meglévő űrlapmezőkkel.
• Megkap egy dokumentumot, és kitölti a rajta elhelyezett űrlapmezőket.

Ez az öt felhasználási eset kombinálható is, és az alábbiakban részletesebben ismertetjük.

1. használati eset: Dokumentum feltöltése és általános űrlapmezők elhelyezése

Az "Az űrlapmezők típusai" című fejezetben leírtak szerint az általános mezők nincsenek senkihez hozzárendelve, ezért bárki kitöltheti őket. Azonban csak addig, amíg az első személy alá nem írja a dokumentumot, utána rögzülnek a dokumentumon. Az általános mezők elhelyezéséhez töltsön fel egy dokumentumot, és válassza a "Dokumentum szerkesztése" lehetőséget a jobb oldalsávban.

1. Húzza az általános mezőket a jobb oldalsávból a dokumentumra.
2. Ha szükséges, végezze el a mező beállításait. Ehhez kattintson a ceruza ikonra.
3. Az általános mezők száma megjelenik az információs sávban. A nyilak segítségével navigálhat a mezők között, vagy közvetlenül kitöltheti őket a gyors kitöltés módban.

Mindig tartsa szem előtt, hogy az általános mezők kiírásra kerülnek, amint valaki aláírja a dokumentumot. Ha tehát azt szeretné, hogy a mezőket bármelyik címzett kitöltse, akkor vagy írja alá a dokumentumot, mielőtt a mezőket elhelyezi, vagy csak azután, hogy valamelyik kapcsolattartója kitöltötte a mezőket és aláírta a dokumentumot.

2. felhasználási eset: Dokumentum feltöltése és a hozzárendelt űrlapmezők elhelyezése

Ha saját maga számára helyez el űrlapmezőket, töltsön fel egy dokumentumot, és válassza a "Saját maga aláírása" lehetőséget a jobb oldalsávban.

1. Az űrlapmezőket a harmadik lapon találja. Fontos, hogy korábban már kiválasztott egy aláírási típust és egy aláírási stílust, különben nem tud mezőt elhelyezni a dokumentumon.
2. Most húzzon tetszőleges számú űrlapmezőt a dokumentumra. Amint azt már az "Az űrlapmezők típusai" című részben leírtuk, az előre definiált mezők már ki vannak töltve az Ön adataival, így időt takaríthat meg a mezők kitöltése során. Tartalmukat bármikor szerkesztheti.
3. Az Ön számára beállított mezők száma a hirdetőtáblán jelenik meg. A nyilak segítségével navigálhat a mezők között, vagy a gyors kitöltés módban közvetlenül kitöltheti őket.
4. Ezután írja alá a dokumentumot, hogy az aláírását és az egyéb űrlapmezőket rögzítse a dokumentumon.

Ha kívánja, ezután meghívhatja a kapcsolattartókat az aláírásra. Erről többet megtudhat a következő, "3. használati eset: Dokumentum feltöltése és űrlapmezők elhelyezése a kapcsolatok számára" című részben.

3. felhasználási eset: Dokumentum feltöltése és űrlapmezők elhelyezése a kapcsolatok számára

A kifejezetten egy adott címzetthez rendelt űrlapmezők elhelyezéséhez töltsön fel egy dokumentumot, és válassza a "Címzettek" lehetőséget a jobb oldalsávban. Adjon hozzá egy vagy több kapcsolattartót, és szükség esetén határozza meg az aláírási sorrendet, szerepeket stb. Kattintson a "Tovább" gombra a következő lépéshez. Most már elhelyezheti a címzettek űrlapmezőit. Felhívjuk figyelmét, hogy minden aláíró személy számára legalább egy aláírási pozíciót kell beállítani.

1. Ebben a kiválasztási mezőben láthatja, hogy jelenleg melyik címzett van kiválasztva. Kattintson a mezőre, ha másik személyt szeretne kiválasztani a listából. Kiválaszthatja a "Bárki " lehetőséget is, ha általános mezők elhelyezésére van szükség.
2. Most húzza a kiválasztott személyhez tartozó tetszőleges számú űrlapmezőt a dokumentumra.
3. A kiválasztott személyhez tartozó mezők száma megjelenik az értesítési sávban. A nyilak segítségével navigáljon a mezők között, vagy töltse ki azokat közvetlenül az adott személy számára a gyors kitöltés módban.
4. Ezután váltson a következő személyre - vagy az oldalsáv tetején található kiválasztó mezőn keresztül, vagy az alján található gomb segítségével.

Ismételje ezt addig, amíg az összes kapcsolat számára el nem helyezi a szükséges űrlapmezőket. Ezután beállíthatja a meghívót.

4. felhasználási eset: Dokumentum feltöltése meglévő űrlapmezőkkel

Ha meglévő űrlapmezőkkel rendelkező dokumentumot tölt fel, a sproof sign felismeri azokat, és Ön eldöntheti, hogyan folytassa:

1. Vegye át a mezőket: Az űrlapmezők átvételre kerülnek, és általános mezőként kerülnek a dokumentumba. Később hozzárendelhetők valakinek, vagy közvetlenül kitölthetők.
2. Az űrlap adatainak mentése: Ha az űrlapmezőket már kitöltötte egy másik eszközben (pl. Adobe Acrobat Reader), akkor a beírt adatokat közvetlenül a dokumentumra mentheti. Ezután már nem szerkeszthetők.
3. Formanyomtatványmezők törlése: Az összes felismert mező és tartalmuk eltávolításra kerül a dokumentumból.

Ha az 1. lehetőséget választotta, a felismert űrlapmezők általános mezőként kerülnek a dokumentumba. Ezeket kitöltheti saját maga, vagy kijelölheti őket valakinek. Ehhez lépjen a "Címzettek " menüpontra, és hívja meg a kapcsolatokat. Ha a "Tovább" gombra kattint, a következő lépésben megkérdezzük, hogy a mezőket ki akarja-e rendelni valakinek. Válassza ki az egyik címzettet.

Tipp: Ebben a lépésben csak egyszerre rendelheti hozzá az összes mezőt. Ha egyes mezőket máshoz szeretne hozzárendelni, akkor először rendelje az összes mezőt egy személyhez, majd közvetlenül a dokumentumon változtassa meg a megfelelő mezők hozzárendelését.

Felhasználási eset 5: Dokumentum fogadása és a meglévő mezők kitöltése

Ha valakitől aláírásra kapott egy dokumentumot, nyissa meg azt a szokásos módon az e-mailben található linken keresztül vagy a sproof műszerfalon keresztül, és navigáljon a "Saját maga aláírása" menüpontra.

1. Az oldalsáv harmadik fülén megjelenik az összes, Önre vonatkozó űrlapmező listája.
2. Ebben a példában az általános mezők (szürke), az Önhöz rendelt mezők (kék) és a más címzetteknek szánt mezők (más színek, félig átlátszó ) vannak beállítva. Az Önhöz rendelt kötelező mezőket és az általános kötelező mezőket ki kell töltenie, mielőtt aláírhatja a dokumentumot.
3. Az értesítőlapon azt is láthatja, hogy hány mező van beállítva az Ön számára. A nyilak segítségével navigálhat a mezők között, és kitöltheti azokat a dokumentumon, vagy a mezők kitöltéséhez léphet a gyorstöltési módba.
4. Miután kitöltötte az összes szükséges űrlapmezőt, aláírhatja a dokumentumot.

Ha a feladó beállította a Fájlfeltöltés mezőt, akkor az űrlap mezőinek kitöltésekor közvetlenül feltöltheti a szükséges fájlokat:

1. A dokumentumon, valamint az oldalsávban közvetlenül a feltöltési mező mellett láthatja , hogy mely fájlokat kell feltöltenie.
2. Most kezdje el a fájlok egyenkénti feltöltését. Ehhez kattintson az adott mezőre, és válassza ki a megfelelő fájlt a fájlböngészőben. Kérjük, vegye figyelembe, hogy a feladó meghatározta, hogy mely formátumok (dokumentumok és/vagy képek) engedélyezettek. Egy-egy fájl mérete legfeljebb 5 MB lehet.
3. A kiválasztott fájlt a szemetesláda szimbólumra kattintva lehet eltávolítani, majd újra feltölteni.
4. A fájlok a gyors kitöltési mód segítségével is feltölthetők.

Fontos: Csak az összes mező kitöltése és a fájlok feltöltése után írja alá a dokumentumot.