Itt az idő! Itt az ideje, hogy az üzleti folyamatokat a hatékonyabb és biztonságosabb munkavégzés érdekében átalakítsuk. Az üzleti világban az egyre jobb digitális munkafolyamatok segítenek ebben. Egyre több olyan platform és megoldás létezik, amely az abszolút standard folyamatoktól kezdve a hiánypótló speciális alkalmazásokig mindenben segíthet. Az egyik ilyen standard folyamat, amely a digitális megoldásoknak köszönhetően jelentősen javítható, az aláírások beszerzése.
Ebben a cikkben elmagyarázzuk, mi is az a digitális "aláírás-munkafolyamat", és hogyan segítünk Önnek, vállalatának vagy hálózatának, ha ebben a felhasználási esetben az ésszerű digitalizálásra támaszkodik.
Analóg kontra digitális: Hogyan szerezzen aláírást?
Természetesen létezik a "régimódi" lehetőség: aláírni tollal, papíron. Elszigetelten nézve ez sem kerül sokba - különösen, ha Ön az aláíró személy -, és néha "puccosabbnak", sőt, formálisabbnak tűnik. Különösen, ha fizikai találkozóval kombinálják. A kézzel írt aláírás egyébként is jogilag érvényes.
Második ránézésre azonban feltárul a "patkányfarok": egy nagyon összetett, fáradságos és erőforrás-igényes folyamat (nyomtatás, szkennelés, bélyegzés, postázás, várakozás a visszaküldésre stb.). Ez azt is jelenti: médiatörések, amelyek felhígítják a bizonyító értéket, időigényes archiválás és nem utolsósorban: Az aláírt és visszaküldött szerződés beszerzése vagy várakozása nagyon időigényes.
A ma már jól ismert alternatíva: a digitális vagy elektronikus aláírás: Technikailag ez egy aszimmetrikus titkosítási algoritmusokon alapuló kriptográfiai módszer. Ez lehetővé teszi a dokumentum hitelességének és az aláíró személyazonosságának ellenőrzését. Tudjon meg többet. Ami a háttérben technikailag összetett és rendkívül biztonságos, azt az előtérben egy könnyen kezelhető felhasználói felület rejti el. A jogilag érvényes digitális aláírás végső soron olyan egyszerű, mint egy online banki átutalás.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
Alapvetően a digitális aláírásnak különböző módjai vannak: egyszerű, haladó és minősített. Annak ellenére, hogy a digitális aláírások felületesen azonosak a végleges dokumentumon, a digitális aláírás adott típusának státusza és kötelező jellege eltérő."
Egy egyszerű elektronikus aláírással vagy képaláírással nem lehet felismerni a hamisítást. Röviden: csak olyan aláírás minősíthető jogszerűnek, amelyet egy nyilvánosan jóváhagyott ellenőrző szolgáltatás ellenőrizni tud. Az olyan platformok, mint a sproof sign, mind a legmagasabb színvonalú aláírások létrehozására, mind pedig bármely dokumentum integrált ellenőrzésére specializálódtak.
Határtalan, egyszerű, digitális. Aláírások beszerzése e-aláírási platformmal (vállalati környezetben).
Az aláírási platformok lehetővé teszik a digitális aláírási folyamatok, más néven aláírási munkafolyamatok többé-kevésbé átfogó leképezését. Ez különösen fontos az aláírások megszerzésénél. A sproof sign 100%-ban az aláírások kiadására és megszerzésére specializálódott, és kiválóan teljesít ezekben a munkafolyamatokban.
De mi is az a munkafolyamat a dokumentumok aláírásával összefüggésben?
Általánosságban a munkafolyamat egy adott cél vagy eredmény eléréséhez szükséges munkalépések strukturált sorozata. Az egyes munkalépések, azok sorrendje, felelősségi körök és függőségek meghatározása a munka hatékony és eredményes elvégzése érdekében történik.
Ugyanez vonatkozik az aláírások megszerzésére is. Egy jó e-aláíró eszköz lehetővé teszi az összes elképzelhető jóváhagyási folyamat feltérképezését, hogy időt és személyi erőforrásokat takarítson meg. Mindezt úgy, hogy közben garantálja a legmagasabb szintű biztonságot és megfelelőséget a vállalatnál.
A munkafolyamat ereje: Külső digitális aláírások beszerzése mindössze 5 lépésben
1) Üzleti kapcsolatok hozzáadásaTermészetes! Ha aláírás céljából jóvá akarok hagyni egy dokumentumot, az első lépés az elérhetőségek megismerése. A legtöbb esetben az aláírási kérelmek feldolgozása az e-mail címen keresztül történik, mivel az e-mail cím már jó alap a másik fél hitelesítésére. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES) esetében a személyazonosság igazolása közvetlenül a személyes e-mail címhez kapcsolódik. Ez azt jelenti, hogy a másik fél ugyanazzal az e-mail címmel állít ki digitális aláírást, amelyet az aláírási kérelemhez használt.
Az elektronikus aláírási platform egyik előnye az elérhetőségi adatok egyszerű kezelése már az aláírási kérelem kezdetén. A gyakran használt kapcsolatok rendszerint automatikusan javasoltak a gyűjtési folyamatok során, és minden kapcsolatadat automatikusan bekerül egy egyszerűsített kapcsolatkezelő rendszerbe, ahol megtekinthető és szerkeszthető.
2) Az aláírási szabvány meghatározásaAmintazt már részletesen leírtuk, az aláírási szabvány alapvető fontosságú a kért aláírás kívánt bizonyító ereje szempontjából. Fontos tudni, hogy az aláírási szabványt meg lehet határozni az aláíró fél számára, de nem kell, hogy az legyen. Például, ha nagy formai jelentőségű szerződésről van szó, feltételezhető a minősített elektronikus aláírás, vagy technikailag kizárható más típusú aláírás. Ha a másik félnek nincs lehetősége minősített aláírással aláírni, egy elektronikus aláírási eszköz automatikusan végigvezeti az azonosítási folyamaton
3) Sorozatok és szerepek meghatározásaVannak olyan felhasználási esetek, amikor el akarja kerülni, hogy egy dokumentumot egyszerre több kapcsolattartó kapjon meg aláírásra. Az egyik felhasználási eset lehet, hogy a vezetőségnek kell aláírnia, miután két másik részleg képviselői is aláírják, és végül a titkárság kapja meg a dokumentumot megtekintésre vagy végleges letöltésre.
4) Az aláírás pozíciójának meghatározásaAz egyiklegfontosabb funkciója minden aláírási platformnak az "aláírás helyőrzőinek meghatározása". Pontosan meghatározhatja, hogy melyik oldalon, kinek és hol kell aláírnia. A sproof sign segítségével az aláírási lap mérete is beállítható.
5) Határidő beállítása az aláírásra és emlékeztetők küldéseAmunkafolyamat utolsó lépésében a legtöbb átfogó, minden egyben aláírási megoldás lehetővé teszi a határidő beállítását, egy barátságos (vagy konkrét) meghívó szöveg megírását, és ami a legfontosabb, a címzett automatikus emlékeztetését a határidőre. Ez jelentősen növeli az ellenjegyzett dokumentum időben történő kézhezvételének sikerességét. Arról nem is beszélve, hogy ez a munkafolyamat amúgy is jelentősen minimalizálja a "döntésig eltelt időt".
6) (Választható:) Ellenőrizze a kapott aláírásokat közvetlenül a sproof signbanAmintemlítettük, fontos megérteni, hogy a minősített és fejlett elektronikus aláírások garantálják a legmagasabb szintű biztonságot, mivel érvényességük nagyon könnyen érvényesíthető. A közvetlenül integrált hitelesítési mechanizmus - mint amilyen a sproof signban rendelkezésre áll - teljes nyomon követhetőséget és biztonságot tesz lehetővé a fontos jóváhagyási folyamatokban.
A digitális aláírás a meghívott személy szemszögéből
A meghívó személy számára alapvető fontosságú, hogy minden aláírást időben visszaküldjön. Az aláírási platformhoz való alacsony küszöbű hozzáférés kulcsfontosságú. sproof sign optimalizálta ezt a folyamatot:
- A leírtak szerint a meghívó személy e-mailben küldi el a dokumentumot aláírásra.
- A meghívott személy megkapja az e-mailt, rákattint a linkre, és közvetlenül, regisztráció nélkül (!) aláírhatja a dokumentumot.
- Ha minősített aláírásra van szükség, és a meghívott személy még nem rendelkezik meglévő QES azonosítóval (a minősített aláírással történő aláírás lehetősége), a meghívott személyt a regisztrációt követően közvetlenül az azonosítási folyamaton keresztül vezetik.
- A meghívott személynek soha (!) semmilyen költsége nincs.
- Ha Ön már sproof sign user:in, akkor természetesen iktathatja a dokumentumot, vagy ha kívánja, továbbíthatja további aláírás céljából, elhelyezheti a veremben, delegálhatja az aláírási kérelmeket stb.
Szeretné elkezdeni? Regisztráljon most ingyenesen és kapja meg az első aláírását
Ezt csak a sproof sign-nél találja meg. Arra törekedtünk, hogy felhasználóink számára a lehető legegyszerűbbé tegyük a digitális aláírások világában való elindulást. Egy ingyenes privát fiókkal azonnal használhatja a platformot, és saját maga készítheti el első digitális aláírásait, vagy szerezheti be azokat akadálymentesen egész Európában.
További blogbejegyzések
Hogyan működik a minősített digitális aláírás?A legnagyobbak a szállodai és vendéglátóiparban: Hogast táblák sproof táblával.Átalakulóban a privát banki tevékenység - a Bank Gutmann a digitális aláírásra támaszkodikDigitális szerződések, valódi kötelezettségvállalás: az FSJ és a papírmentes ügyintézés felé vezető útDigitális fenntarthatóság a szállodaiparban és a vendéglátóiparban: HOGAST mérhető erőforrásokat takarít meg a sproof táblával
