Az Energie AG Oberösterreich vezető energetikai és szolgáltatási csoport, amely 1892 óta kulcsszerepet játszik a regionális energiaellátás alakításában. Az áram-, gáz-, hő-, víz-, hulladékkezelési és IKT-szolgáltatások széles portfóliójával a vállalat a minőséget és a megbízhatóságot képviseli az ügyfelek, a beszállítók, a munkavállalók és a lakosság számára. Kiterjedt hálózatával és saját erőműveivel az Energie AG fenntartható és megbízható áramellátást biztosít több mint 450 000 ügyfél számára. Több mint 1000 önkormányzat partnereként a vízügyi ágazatban is tevékenykedik. Mindezt mindig a legmagasabb ökológiai szabványok szerint végzi.

A vállalat neve: Energie AG Oberösterreich

A projekt rövid leírása:
Digitális aláírási megoldás bevezetése a hatékony és rugalmas üzleti folyamatok támogatása és az adatvédelmi követelmények teljesítése érdekében.

Miért a sproof sign:
“Már több különböző megoldással rendelkezünk házon belül, ami megtanított minket arra, hogy melyek azok a funkciók, amelyek különösen fontosak számunkra, és melyek nem tudják biztosítani a szükséges rugalmasságot. A potenciális szolgáltatók értékelésénél ezért konkrét követelményeket határoztunk meg (…) a sproof sign képes volt ezeket teljesíteni.”

Hogyan született meg a döntés a digitális aláírás bevezetéséről?

Burger: “ A digitális aláírási megoldás bevezetése mellett döntöttünk, hogy két kulcsfontosságú kihívást kezeljünk. Először is, rájöttünk, hogy a végfelhasználókkal folytatott folyamatainkban gyakran találkoztunk médiaszakadással. Sok információt papíron nyújtottak be, ami időigényes manuális folyamatokhoz vezetett a rögzítés, archiválás és további feldolgozás során. Ez a médiakimaradás jelentősen lelassította folyamatainkat. Ezen folyamatok digitalizálásával és a digitális aláírás bevezetésével sikerült megszüntetnünk ezt a szűk keresztmetszetet és növelnünk a hatékonyságot.

Ezenkívül a COVID-19 világjárvány arra kényszerített bennünket, hogy átalakítsuk belső folyamatainkat. A dokumentumok fizikai aláírásának hagyományos módszere az utazási korlátozások és a hazai irodai előírások miatt már nem volt életképes. Az üzleti működés fenntartása érdekében nyilvánvalóvá vált a digitális megoldás bevezetésének szükségessége. Ebben az összefüggésben olyan megoldást kerestünk, amely biztosítja számunkra a szükséges rugalmasságot.”

Milyen alkalmazásokhoz használják a digitális aláírást?

Burger: “ Digitális aláírásokat használunk különböző alkalmazásokhoz. Egyrészt az ügyfelekkel való kapcsolattartás során, például amikor az ügyfél szerződést akar kötni, vagy amikor egy nyújtott szolgáltatást kell megerősítenie. Egy másik felhasználási eset a belső felhasználás, különösen olyan helyzetekben, mint például az új szabályozások, például a belföldi irodáról szóló rendelet gyors végrehajtása. Egy ilyen esetben 1500 alkalmazott dokumentumainak gyors feldolgozását kellett elvégeznünk, ami a hagyományos papír alapú folyamatokkal nem lett volna lehetséges. Ennek a folyamatnak a kezeléséhez olyan belső megoldásokat használtunk, amelyeket egy speciálisan erre a célra kifejlesztett alkalmazáson keresztül integráltunk. Olyan jóváhagyási folyamatot vezettünk be, amelyben a dokumentumokat először a közvetlen felettesek hagyták jóvá, mielőtt az előre meghatározott aláírási helyőrzőket használva elküldtük volna a munkavállalóknak.”

Miért döntöttek az európai aláírás mellett, és milyen szerepet játszik a GDPR?

Burger: “ Kritikus infrastruktúrával rendelkező energiaszolgáltatóként szigorúan szabályozott területen működünk. Az adatvédelem rendkívül fontos számunkra, mivel folyamatosan személyes adatokkal dolgozunk. Ezért kulcsfontosságú volt, hogy helyi szolgáltatót találjunk, lehetőleg Ausztriában vagy legalábbis Európában. Egy amerikai szolgáltató túl sok bizonytalansággal és kihívással járt volna, mivel nem vállalhatunk semmilyen kockázatot. Politikánk ezért egyértelműen az európai szolgáltatókra helyezi a hangsúlyt, hogy biztosítsuk a GDPR követelményeinek való megfelelést és az adatvédelmi kockázatok minimalizálását.”

Milyen adatbiztonsági és megfelelőségi előírásoknak kell megfelelnie egy szoftveres megoldásnak az Ön vállalatánál?

Burger: “ A GDPR mellett más szabványok is nagy jelentőséggel bírnak számunkra, mint például az ISO 271001, amely különösen fontos számunkra, mivel mi magunk is tanúsítottak vagyunk, és elvárjuk, hogy beszállítóink ugyanolyan biztonsági szabványoknak feleljenek meg, mint mi. Rendszeres biztonsági ellenőrzéseket is végzünk, hogy infrastruktúránk mindig védett legyen. Ezeket az auditokat évente végezzük, hogy időben felismerjük a potenciális sebezhetőségeket, és még a biztonsági incidensek bekövetkezése előtt kijavítsuk azokat, amelyek nagyon költségesek lehetnek.”

“Sok információt papíron nyújtottak be, ami időigényes kézi folyamatokhoz vezetett […]. Ez a médiazavar jelentősen lelassította a folyamatainkat. Ezen folyamatok digitalizálásával és a digitális aláírás bevezetésével sikerült kiküszöbölnünk ezt a szűk keresztmetszetet és növelni a hatékonyságot”.”

Dr. Franz Burger
Tanácsadó Tartalomkezelés és együttműködés

Hogyan szerveződik a digitális aláírási megoldások értékelési folyamata az önök méretű vállalatánál?

Burger: “Már több különböző megoldással rendelkezünk házon belül, ami megtanított minket arra, hogy melyek azok a funkciók, amelyek különösen fontosak számunkra, és melyek azok, amelyek nem tudják biztosítani számunkra a szükséges rugalmasságot. A potenciális szolgáltatók értékelésénél ezért konkrét követelményeket határoztunk meg, többek között azt, hogy az aláírás helyőrzője szükség szerint mozgatható legyen, és a méretezés is beállítható legyen, valamint hogy a felhasználók rugalmasan konfigurálhassák az aláírás szerepét. Ezt nem mindenhol találtuk meg. A meglévő folyamatokba való integrálhatóságot is prioritásként kezeltük, különösen a REST API-n keresztül, hogy a munkafolyamatainkba való zökkenőmentes integrációt biztosítsuk. “

Mit szeretsz különösen a sproof signben?

Burger: “ A terméket gyakran használó fő felhasználóink körében végzett felmérést követően a használhatósági szempontokat különösen pozitívan emelték ki. A felhasználói felület intuitív kialakítású, ami leegyszerűsíti a felhasználók számára az aláírási folyamatot. Mobileszközökön is zökkenőmentesen működik, amit munkatársaink nagyra értékelnek. Ezen túlmenően a termék használatához alig vagy egyáltalán nem volt szükségük képzésre. Ez jelentősen minimalizálta a képzési ráfordításokat, ami nagy előnyt jelentett számunkra. Egy másik pozitív szempont az aláírásbélyegzők szabad konfigurálásának lehetősége. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy különböző követelményeket fedezzünk le és támogassuk az egyedi folyamatokat. Más aláírási megoldások egyszerűen nem tudtak megfelelni ennek a kihívásnak.”

Vannak már ötletek a sproof sign jövőbeli alkalmazásaira?

Burger: “ Jelenleg az SAP-val való integráció tesztelési fázisában vagyunk az árajánlatkérési folyamathoz. Ez az a folyamat, amelynek során az árajánlatok elkészülnek, jóváhagyásra és aláírásra kerülnek, mielőtt elküldjük őket az ügyfélnek. Ezt az integrációt már létrehoztuk, és nyártól fokozatosan bevezetjük. Valami, amiben valószínűleg szintén lenne potenciál, az a belső HR területünk. Körülbelül 4500 alkalmazottunk van, akiket támogatni kell. Természetesen minden, ami digitálisan működik, és eltávolodik a papírtól, óriási kart jelent.”