Az Energie AG Oberösterreich vezető energetikai és szolgáltatási csoport, amely 1892 óta kulcsszerepet játszik a regionális energiaellátás alakításában. Az áram, gáz, hő, víz, valamint a hulladékkezelés és az IKT-szolgáltatások széles portfóliójával a vállalat a minőséget és a megbízhatóságot képviseli az ügyfelek, a beszállítók, a munkavállalók és a lakosság számára. Kiterjedt hálózata és saját erőművei révén az Energie AG több mint 450 000 ügyfél számára biztosít fenntartható és megbízható energiaellátást. Több mint 1000 önkormányzat partnereként a vízügy területén is tevékenykedik. Mindezt mindig a legmagasabb ökológiai normák szerint.

Cégnév: Energie AG Oberösterreich

A projekt rövid leírása:
Digitális aláírási megoldás bevezetése a hatékony és rugalmas üzleti folyamatok támogatása és az adatvédelmi követelmények teljesítése érdekében.

Miért a sproof sign:
“Már több különböző megoldással rendelkezünk házon belül, ami megtanított minket arra, hogy mely funkciók a legfontosabbak számunkra, és melyek azok, amelyek nem tudják megadni a szükséges rugalmasságot. A potenciális szállítók értékelésénél ezért konkrét követelményeket határoztunk meg (…) a sproof sign képes volt ezeket teljesíteni.”

Hogyan született meg a döntés a digitális aláírás bevezetéséről?

Burger: “Úgy döntöttünk, hogy két kulcsfontosságú kihívás megoldása érdekében digitális aláírási megoldást alkalmazunk. Először is, észrevettük, hogy a végfelhasználókkal folytatott folyamatainkban gyakran találkoztunk médiaszünettel. Sok információt papíron nyújtottak be, ami a rögzítés, archiválás és további feldolgozás időigényes kézi folyamataihoz vezetett. Ez a médiazavar jelentősen lelassította folyamatainkat. Ezen folyamatok digitalizálásával és a digitális aláírás bevezetésével sikerült kiküszöbölnünk ezt a szűk keresztmetszetet és növelnünk a hatékonyságot.

Ezenkívül a COVID-19 világjárvány arra kényszerített bennünket, hogy átalakítsuk belső folyamatainkat. A dokumentumok fizikai aláírásának hagyományos módszere az utazási korlátozások és az otthonról történő munkavégzés miatt már nem volt praktikus. Az üzleti működés fenntartása érdekében nyilvánvalóvá vált a digitális megoldás bevezetésének szükségessége. Ezzel összefüggésben olyan megoldást kerestünk, amely biztosítja számunkra a szükséges rugalmasságot.”

Milyen felhasználási esetekben használják a digitális aláírást?

Burger: “A digitális aláírást különböző alkalmazásokhoz használjuk. Egyrészt az ügyfélkapcsolat során használjuk, például amikor az ügyfél szerződést akar kötni, vagy amikor egy nyújtott szolgáltatást kell megerősítenie. Egy másik felhasználási eset a belső használat, különösen olyan helyzetekben, mint például az új szabályozások, például a home office-rendelet gyors végrehajtása. Ilyen esetben 1500 alkalmazott számára kellett gyorsan feldolgozni a dokumentumokat, ami a hagyományos papír alapú folyamatokkal nem lett volna lehetséges. Ennek a folyamatnak a kezeléséhez olyan belső megoldásokat használtunk, amelyeket egy speciálisan erre a célra kifejlesztett alkalmazáson keresztül integráltunk. Olyan kiadási folyamatot vezettünk be, amelyben a dokumentumokat először a közvetlen felettesek hagyták jóvá, mielőtt az előre meghatározott aláírási helyőrzővel elküldtük volna a munkavállalóknak.”

Miért választott európai aláírási megoldást, és milyen szerepet játszik a GDPR?

Burger: “ Energiaszolgáltatóként működünk, kritikus infrastruktúrával egy erősen szabályozott területen. Az adatvédelem rendkívül fontos számunkra, mivel folyamatosan személyes adatokkal dolgozunk. Ezért kulcsfontosságú volt, hogy a közvetlen közelben, lehetőleg Ausztriában vagy legalábbis Európában találjunk szolgáltatót. Egy amerikai szolgáltató túl sok bizonytalansággal és kihívással járt volna, mivel nem vállalhatunk semmilyen kockázatot. Politikánk ezért egyértelműen az európai szolgáltatókra helyezi a hangsúlyt, hogy biztosítsuk a GDPR követelményeinek való megfelelést és az adatvédelmi kockázatok minimalizálását.”

Milyen adatbiztonsági és megfelelőségi előírásoknak kell megfelelnie egy szoftvermegoldásnak az Ön vállalatánál?

Burger: “ A GDPR mellett más szabványok is nagy jelentőséggel bírnak számunkra, mint például az ISO 271001. Ez azért különösen fontos számunkra, mert mi magunk is tanúsítvánnyal rendelkezünk, és elvárjuk, hogy beszállítóink ugyanolyan biztonsági szabványoknak tudjanak megfelelni, mint mi. Rendszeres biztonsági auditokat is végzünk, hogy infrastruktúránk mindig védett legyen. Ezeket a felülvizsgálatokat évente végezzük, hogy időben azonosíthassuk és orvosolhassuk a potenciális sebezhetőségeket, mielőtt biztonsági incidensek történnének, amelyek költségesek lehetnek.”

“Sok információt papíron nyújtottak be, ami időigényes kézi folyamatokat eredményezett […] Led. Ez a médiazavar jelentősen lelassította a folyamatainkat. Ezen folyamatok digitalizálásával és a digitális aláírás bevezetésével sikerült megszüntetnünk ezt a szűk keresztmetszetet és növelni a hatékonyságot.”

Dr. Franz Burger
Tanácsadó Tartalomkezelés és együttműködés

Milyen a digitális aláírási megoldások értékelési folyamata az önök méretű vállalatánál?

Burger: “Már több különböző megoldással rendelkezünk házon belül, ami megtanított minket arra, hogy melyek a számunkra legfontosabb funkciók, és melyek nem tudják megadni a szükséges rugalmasságot. A potenciális szállítók értékelésénél ezért konkrét követelményeket határoztunk meg, többek között azt, hogy az aláírás helyőrzőt tetszés szerint lehessen mozgatni és a méretezést beállítani, valamint azt, hogy a felhasználók rugalmasan konfigurálhassák az aláírás szerepét. Ezt nem mindenhol találtuk meg. Hangsúlyt fektettünk továbbá a meglévő folyamatokhoz való integrálhatóságra is, különösen a REST API-n keresztül, hogy a munkafolyamatainkba való zökkenőmentes integrációt biztosítsuk. “

Mit szeretsz különösen a sproof signben?

Burger: “A terméket gyakran használó kulcsfelhasználóink körében végzett felmérés után különösen a használhatóságot emelték ki pozitívan. A felhasználói felület intuitív kialakítású, ami leegyszerűsíti a felhasználók számára az aláírási folyamatot. Útközben is zökkenőmentesen működik, amit munkatársaink nagyon nagyra értékelnek. Ráadásul a termék használatához alig vagy egyáltalán nem volt szükségük képzésre. Ez jelentősen minimalizálta a képzési erőfeszítéseket, és nagy előnyt jelentett számunkra. További pozitívum az aláírásbélyegzők szabad konfigurálásának lehetősége. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy lefedjük a különböző követelményeket és támogassuk az egyedi folyamatokat. Más aláírásmegoldások egyszerűen nem tudtak megfelelni ennek a kihívásnak.”

Vannak ötletek a sproof sign jövőbeli felhasználási lehetőségeire?

Burger: “ Jelenleg az SAP-val való integráció tesztelési fázisában vagyunk az árajánlatkérési folyamathoz. Ez az a folyamat, amelynek során az ajánlatokat létrehozzuk, jóváhagyjuk és aláírjuk, mielőtt elküldjük az ügyfélnek. Ezt az integrációt már létrehoztuk, és nyártól fokozatosan bevezetjük. Valami, amiben valószínűleg szintén lenne potenciál, az a belső HR részlegünk. Körülbelül 4500 alkalmazottunk van, akikről gondoskodni kell. Természetesen minden, ami digitálisan működik, és eltávolodik a papírtól, óriási kart jelent.”