A HOGAST egy olyan beszerzési szövetkezet, amely a teljes árubeszerzés mellett az áram, az üzemanyag, a telefon és sok más témakörrel is foglalkozik, és mindig biztosítja, hogy a tagvállalatai a legjobb feltételeket és optimalizált folyamatokat élvezzék, valamint jelentős előnyökre számíthatnak minden releváns beszerzési és szolgáltatási területen.

A HOGAST-ot több mint 45 évvel ezelőtt alapították azzal az alapgondolattal, hogy a mennyiségek vállalatközi összekapcsolása révén árelőnyöket teremtsen, és az egyes vállalatokat mentesítse a rutinfeladatok alól.

A HOGAST ma Ausztria legnagyobb szálloda- és vendéglátóipari vállalata, amely több mint 3200 tagvállalatot számlál, és 415 millió eurós forgalmat bonyolít. A müncheni leányvállalat a dél-német régió kiszolgálásáért felelős. A HOGAST csoporthoz tartozik továbbá a kisebb szállodák és éttermek számára a HOTEL GASTRO POOL, valamint a szociális ágazatban működő létesítmények számára a HANDOVER.

Cégnév: HOGAST

A projekt rövid leírása:
“… a rövidített munkaidő és a home office miatt elkerülhetetlenül át kellett gondolnunk, mert egy új digitális rendszer nélkül már nem tudtuk volna aláírni a szerződéseket, számlákat és megrendeléseket.”

Miért a sproof sign:
“Ami különösen tetszik a sproof sign-ban, az a könnyű kezelhetősége. Nemcsak gyorsan megtalálja a feltöltött dokumentumokat, hanem az új funkciónak köszönhetően azt is megadhatja, hogy hol kell aláírni a dokumentumot. Ennek eredményeképpen egyszerűen azt vesszük észre, hogy a sproof signnál mindig történik valami, azaz bővítéseken és frissítéseken dolgozunk, ami szuper fontos számunkra.

Hogyan született meg a döntés a digitális aláírás bevezetéséről?

Sigmond: “A digitális aláírási megoldás kiválasztásakor két szempont volt számunkra, mint vállalat számára döntő. Az egyik a Corona-járvány volt, mert a rövidített munkaidő és a home office újragondolásra kényszerített bennünket, mert egy új digitális rendszer nélkül már nem tudtuk volna aláírni a szerződéseket, számlákat és megrendeléseket.

A második szempont, amelyről a vezetőséggel már jó ideje beszélgetünk, az, hogy mi, mint vállalat, egyszerre összpontosítottunk a digitalizációra és a fenntarthatóságra.

Az erre való összpontosítással végül elérkezett az a pont, amikor úgy döntöttünk, hogy mostantól mindent digitálisan írunk alá, és minden papíralapú számlát és szerződést nélkülözni tudunk.”

Milyen felhasználási esetekben használják a digitális aláírást?

Sigmond: Sigmond: “Alapvetően mi vagyunk az összekötő kapocs a beszállítóink és az ügyfeleink, illetve a tagjaink között. Ez azonban azt is jelenti, hogy minden számla és megrendelés a HOGAST-on keresztül megy át, majd bizonyos esetekben nekünk kell aláírnunk és ellenjegyeznünk azokat. Az aláírási láncot úgy lehet elképzelni, mint egy háromszöget a szállító, a tag és a HOGAST között.

Egy példa, ahol a digitális aláírás használatos és teljesen hasznos, az új beszállítók felvétele. Vannak olyan szerződések is, amelyeket valahogy alá kell írni. Mielőtt az e-aláírási megoldás mellett döntöttünk volna, először mindent papírformában kellett elküldenünk postán és várni.
Mivel az egész vállalat valójában négy vállalatból áll, ebben az alkalmazásban a szállító partner egyszer, a HOGAST pedig négyszer írja alá. Két-három hétig is eltarthatott, amíg minden visszaérkezett hozzánk. A sproof sign digitális megoldásával minden sokkal gyorsabb.

De az eSignatúrát a szállítások felvételekor is használjuk. Ennek oka, hogy minden 7500 euró feletti rendelés visszaigazolását nekünk kell ellenjegyeznünk, miután a megrendelő és a szállító már aláírta. Ez felelősségi kérdés! A HOGAST akkor is felel a vevőiért, ha azok csődbe mennek vagy fizetésképtelenné válnak. Ekkor a számlákat tagjaink részére kifizetjük, de csak akkor, ha a megrendelés visszaigazolását vagy a megrendelést előzetesen ellenjegyeztük. Ez egy igazán fontos szempont tagjaink és beszállítóink számára.”

Milyen adatbiztonsági és megfelelőségi előírásoknak kell megfelelnie egy szoftvermegoldásnak az Ön vállalatánál?

Sigmond: Sigmond: “Az adatvédelem jelenleg is aktuális téma, és ma már egyszerűen alapkövetelmény. Mindennek megfelelőnek kell lennie. Számunkra azonban fontos volt a felhasználóbarátság is, hogy a szoftver könnyen kezelhető legyen, és hogy időt lehessen vele megtakarítani. “

“Ezért ajánljuk a sproofot 7000 ügyfelünknek tiszta lelkiismerettel.”

Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager

Mit szeretsz különösen a sproof signben?

Sigmond: A sproof sign-t különösen a könnyű kezelhetősége miatt szeretjük. Nemcsak gyorsan megtalálja a feltöltött dokumentumokat, hanem az új funkciónak köszönhetően azt is megadhatja, hogy hol kell aláírni a dokumentumot. Ennek eredményeként egyszerűen azt vesszük észre, hogy a sproof signnál mindig történik valami, azaz bővítéseken és frissítéseken dolgoznak, ami számunkra szuper fontos. De még akkor is, ha a mi oldalunkról kérdés merül fel az eSignatúrával vagy egy új funkcióval kapcsolatban, mindig nagyszerű és gyors támogatáshoz fordulhatunk.”

Vannak olyan különleges előnyei a sproof signnek, amelyek különösen előnyösek az Ön iparágában?

Sigmond: Sigmond: “A jövőben szeretnénk, ha a sproof sign-t harmadik fél rendszereibe ágyaznák be. Természetesen egy különálló alkalmazás is izgalmas lenne. Jelenleg ez még mindig egy webes platform, ahol a nagy mennyiségű adat feltöltése időigényes lehet.

A sproof sign-ben azonban az a jó, hogy a szoros kapcsolatnak köszönhetően már tudjuk, hogy pontosan a megfelelő helyen vagyunk a sproofnál. Mert még ha valami nem is passzol, akkor is dolgozunk a továbbfejlesztésen és integráljuk az új funkciókat a szoftverbe. Ezért ajánljuk a sproofot 7000 ügyfelünknek nyugodt lelkiismerettel.