Itt az ideje! Itt az ideje, hogy az üzleti folyamatokat úgy alakítsuk át, hogy hatékonyabban és biztonságosabban működjenek. Az üzleti világban az egyre tökéletesedő digitális munkafolyamatok segítenek ebben. Egyre több olyan platform és megoldás létezik, amely az abszolút szabványos folyamatoktól egészen a hiánypótló speciális alkalmazásokig nyújt gyógyírt. Az egyik ilyen standard folyamat, amely a digitális megoldásoknak köszönhetően jelentősen javítható, az aláírásgyűjtés.

Ebben a cikkben elmagyarázzuk, mi a digitális “aláírás-munkafolyamat”, és hogyan segíthet Önnek, vállalatának vagy hálózatának, ha ebben a felhasználási esetben az értelmes digitalizálásra támaszkodik.

Analóg kontra digitális: Hogyan gyűjti az aláírásokat?

Természetesen létezik a “régi iskola” változata is: a papírra írt tollal történő aláírás. Elszigetelten nézve ez sem kerül sokba – különösen, ha maga az aláíró személy -, és néha “elegánsabbnak”, sőt, formálisabbnak tűnik. Különösen fizikai találkozóval kombinálva. A kézzel írt aláírás egyébként is jogilag érvényes.

Második pillantásra feltárul a “patkányfarok”: egy nagyon összetett, fáradságos és erőforrás-igényes folyamat (nyomtatás, szkennelés, bélyegzés, szállítás, visszavárás stb.). Ez azt is jelenti: médiatörések, amelyek felhígítják a bizonyító értéket, időigényes archiválás, és nem utolsósorban az aláírásra kész és visszaküldött szerződés beszerzése vagy várakozása nagyon időigényes.

A ma már jól ismert alternatíva: a digitális vagy elektronikus aláírás
Technikailag ez egy aszimmetrikus titkosítási algoritmusokon alapuló kriptográfiai módszer. Ez lehetővé teszi a dokumentum hitelességének és az aláíró személyazonosságának ellenőrzését.

Ami a háttérben technikailag összetett és rendkívül biztonságos, azt az előtérben egy könnyen kezelhető felhasználói felület rejti el. A jogilag érvényes digitális aláírás végül is olyan egyszerű, mint egy online átutalás.

Alapvetően a digitális aláírásnak különböző módjai vannak: egyszerű, haladó és minősített. A digitális aláírások felszínesen azonos megjelenése ellenére a végleges dokumentumon a digitális aláírás egyes típusainak státusza és kötelező jellege eltérő.”

Dr. Fabian Knirsch (vezérigazgató és társalapító, sproof GmbH)

Egy egyszerű elektronikus aláírás vagy felirat esetében nem lehetséges a manipuláció felderítése.

Röviden, csak olyan aláírás minősülhet jogszerűnek, amelyet egy nyilvánosan jóváhagyott hitelesítési szolgáltatás ellenőrizhet. Az olyan platformok, mint a sproof sign, a legmagasabb színvonalú aláírások létrehozására, valamint bármely dokumentum integrált ellenőrzésére specializálódtak.

Határtalan, egyszerű, digitális. Aláírások beszerzése e-aláírási platformmal (vállalati környezetben).

Az aláírási platformok lehetővé teszik a digitális aláírási folyamatok, más néven aláírási munkafolyamatok kisebb-nagyobb mértékű leképezését. Ennek jelentősége különösen fontos az aláírások megszerzésénél. sproof sign 100%-ban az aláírások kiadására és megszerzésére specializálódott, és az említett munkafolyamatokkal meggyőz.

De mi is az a munkafolyamat a dokumentumok aláírásával összefüggésben?

Általánosságban a munkafolyamatot a munkalépések strukturált sorozatának tekintik egy adott cél vagy eredmény elérése érdekében. Az egyes munkafolyamatokat, azok sorrendjét, felelősségi körét és függőségeit a munka hatékony és eredményes elvégzése érdekében határozzák meg.

Ugyanez vonatkozik az aláírásgyűjtésre is. Egy jó e-aláíró eszköz lehetővé teszi az összes elképzelhető jóváhagyási folyamat feltérképezését, hogy időt és személyi erőforrásokat takarítson meg. Az egész a vállalatok legmagasabb szintű biztonsági és megfelelőségi szabványainak garantált betartásával történik.

A munkafolyamatok ereje: Külső digitális aláírások beszerzése mindössze 5 lépésben

Üzleti kapcsolatok hozzáadása

Természetesen! Ha egy dokumentumot szeretnék aláírásra kiadni, az első lépés az elérhetőségek megismerése. A legtöbb esetben az aláírási kéréseket az e-mail címen keresztül dolgozzuk fel, mivel az e-mail cím már jó alapot ad a másik személy hitelesítésére. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás (FES) esetében a személyazonosság igazolása közvetlenül a személyes e-mail címhez kapcsolódik. Eszerint a másik személy ugyanazon az e-mail címen állít ki digitális aláírást, amelyet az aláíráskéréshez használt.

Az elektronikus aláírási platform egyik előnye, hogy a kapcsolattartási adatok kezelése már az aláírási kérelem kezdetén egyszerű. A gyakran használt kapcsolatok rendszerint automatikusan javasoltak a gyűjtési folyamatok során, és minden kapcsolat adatai automatikusan bekerülnek egy egyszerűsített kapcsolatkezelő rendszerbe, ahol megtekinthetők és szerkeszthetők.

Az aláírási szabvány meghatározása

Amint azt már részletesen leírtuk, az aláírási szabvány alapvető fontosságú a kért aláírás kívánt bizonyító ereje szempontjából. Fontos tudni, hogy az aláírási szabványt az aláíró ellenjegyző számára is meg lehet határozni, de nem kötelező. Ha például a szerződésnek nagy formai jelentősége van, akkor megkövetelhető a minősített elektronikus aláírás, vagy technikailag kizárható más típusú aláírás. Ha a másik félnek nincs lehetősége a minősített aláírásra, egy elektronikus aláírási eszköz automatikusan végigvezeti Önt az azonosítási folyamaton

Sorrendek és szerepek meghatározása

Számos olyan felhasználási eset van, amikor el akarja kerülni, hogy több kapcsolattartó egyszerre kapjon egy dokumentumot aláírásra. Az egyik felhasználási eset lehet, hogy a vezetőségnek kell aláírnia, miután két másik részleg képviselői is aláírják, és végül a titkárság kapja meg a dokumentumot megtekintésre vagy végleges letöltésre.

Aláírási pozíció meghatározása

Minden aláírási platform egyik legfontosabb funkciója az “Helytartók meghatározása az aláírásokhoz”. Pontosan meghatározhatja, hogy melyik oldalon, kinek hol kell aláírnia. A sproof sign segítségével az aláíráskártya mérete is beállítható.

Határidő kitűzése az aláírásra és emlékeztetők küldése

A munkafolyamat utolsó lépésében a legtöbb átfogó, minden egyben aláírási megoldás lehetővé teszi, hogy határidőt határozzon meg, barátságos (konkrét) meghívószöveget írjon, és ami a legfontosabb, automatikusan emlékeztesse a címzettet a határidőre. Így jelentősen megnő az ellenjegyzett dokumentum időben történő kézhezvételének sikerességi aránya. Arról nem is beszélve, hogy ez a munkafolyamat amúgy is jelentősen minimalizálja a “döntésig eltelt időt”.

(Választható:) Ellenőrizze a beérkezett aláírásokat közvetlenül a sproof sign-ban.

Mint említettük, fontos, hogy megértessük, hogy a minősített és fejlett elektronikus aláírás garantálja a legmagasabb szintű biztonságot, mivel érvényessége nagyon könnyen érvényesíthető. A közvetlenül integrált ellenőrzési mechanizmus – mint amilyen a sproof signban rendelkezésre áll – lehetővé teszi a fontos jóváhagyási folyamatok teljes nyomon követhetőségét és biztonságát.

A digitális aláírás a meghívott szempontjából

A meghívó személy számára alapvető fontosságú, hogy minden aláírást időben visszaküldjön. Az aláírási platformra való alacsony küszöbű belépés kulcsfontosságú. sproof sign egyszerűsítette ezt a folyamatot:

• Az ismertetett módon a meghívó személy e-mailben küldi el a dokumentumot aláírásra.
  
• A meghívott személy megkapja az e-mailt, rákattint a linkre, és közvetlenül, regisztráció nélkül (!) aláírhatja a dokumentumot.
  
• Ha minősített aláírásra van szükség, és a meghívott még nem rendelkezik QES-azonosítással (a minősített aláírásra való képességgel), a meghívott közvetlenül a regisztráció utáni azonosítási folyamaton megy keresztül.
  
• A meghívott számára soha (!) nincs költség.
  
• Ha Ön már sproof sign felhasználó, akkor természetesen tárolhatja a dokumentumot, vagy ha szeretné, továbbíthatja azt egy másik aláírásra, felteheti a veremre, delegálhatja az aláírási kérelmeket stb.

El akarja kezdeni? Regisztráljon most ingyenesen és szerezze meg első aláírását

Ezt csak a sproof sign-nél találja meg. Igyekeztünk felhasználóinknak a lehető legkönnyebb kezdést biztosítani a digitális aláírások világában. Egy ingyenes privát fiókkal azonnal elkezdheti használni a platformot, és saját maga készítheti el első digitális aláírásait, vagy szerezheti be azokat akadálymentesen egész Európában.