A digitális aláírás (vagy e-aláírás, eSignature stb.) a vállalatok és magánszemélyek számára nélkülözhetetlen eszközzé vált a dokumentumok hatékonyabb és környezetbarátabb kezeléséhez. Ebben a cikkben kiindulópontot nyújtunk mindenkinek, aki egy régi folyamatot – a dokumentumok aláírását – szeretné korszerűsíteni.

Mi az a digitális aláírás?

A digitális aláírás a szerződések digitális környezetben történő aláírásának biztonságos és hatékony módszere, amely a kézzel írott aláírás alternatívája.

A digitális aláírás úgy működik, mint az emberi ujjlenyomat, mivel minden dokumentumnak saját, egyedi elektronikus ujjlenyomata van. Egyetlen másik dokumentum sem rendelkezhet ugyanolyan digitális aláírással. Ha egy digitális dokumentumot aláírással “pecsételnek le”, akkor bizonyítható, hogy

• a fájl nem változott az aláírás után (integritás).
  
• egy adott személy írta alá a dokumentumot (hitelesítés).
  
• az aláíró ténylegesen aláírta a dokumentumot. A személy nem tagadhatja meg, hogy aláírta a dokumentumot a digitális aláírás létrehozása után.
  
• a dokumentum nem hamisítvány.

A digitális aláírásokat már számos iparágban alkalmazzák a legkülönfélébb alkalmazásokban.

Mi nem (érvényes) digitális aláírás?

Csak olyan aláírás minősülhet jogszerűnek, amely egy engedélyezett online ellenőrző szolgáltatással (pl. Acrobat Reader, RTR vagy közvetlenül a sproof sign programban) is ellenőrizhető.

Egy kézzel írott aláírás szkennelt képe nem hoz létre jogszerűen aláírt dokumentumot, és jogilag nem érvényes!

Az eIDAS-rendelet szabályozza Európában, hogy a dokumentumok hogyan írhatók alá jogilag érvényes és ellenőrizhető módon. További információkat itt talál.

Hogyan működik a PDF dokumentumok digitális aláírása

Az érvényes digitális aláírás alkalmazása egy (PDF) dokumentumra egy technikailag összetett folyamat, amely a háttérben, észrevétlenül fut a dokumentum digitális aláírásakor.

Ezáltal a helyes digitális aláírás nagyban különbözik a beolvasott kézzel írt aláírás egyszerű beillesztésétől.

Az érvényes digitális aláírás lehetővé teszi a dokumentum későbbi módosításainak felismerését. Ez nem így van a képek egyszerű beillesztésekor.

Így működik a szándék digitális igazolása egy aláírási platformmal:

1. lépés: Feltöltés és átalakítás

Először is, feltölti a dokumentumot online a fiókján keresztül egy aláírási platformon. A dokumentumot PDF-dokumentummá alakítjuk.

2. lépés: A digitális aláírás alkalmazása

Magához az aláíráshoz egy digitális tanúsítványra van szüksége, amely igazolja az aláíró személyazonosságát. Ezt akkor hozzák létre Önnek, amikor regisztrál egy aláírási platformon. Ha a legmagasabb színvonalon, a minősített elektronikus aláírással szeretne aláírni , ezt a lépést egy államilag elismert tanúsító hatóság végzi el .

Az aláírási platformmal lehetősége van az aláírás testreszabására (a kézzel írott változathoz hasonlóan) és saját aláírási stílus létrehozására.

3. lépés: A dokumentum és az aláírások titkosítása

Az utolsó lépésben a teljes szerződést, beleértve a csatolt aláírásokat is, titkosítják. Egy úgynevezett hash-értéket generálnak. A szerződés hamisíthatatlan és ellenőrizhető lesz.

A csatolt aláírásoknak van a legnagyobb bizonyító erejük, és már nem hamisíthatók.

Az aláírt szerződések természetesen bárhonnan letölthetők, elküldhetők vagy elmenthetők.

Aláírhatok digitálisan is a Wordben vagy más Office programban?

Elvileg számos fájlformátum is digitálisan aláírható. Ahhoz azonban, hogy az alkalmazott digitális aláírás megváltoztathatatlan legyen, minden dokumentumot először PDF-dokumentummá kell alakítani. A PDF dokumentumok köztudottan megváltoztathatatlanok (ellentétben például a docx dokumentumokkal).
A digitális aláírási platformok számos fájlformátumot automatikusan megfelelő PDF-dokumentummá alakítanak, általában a dokumentum feltöltésekor.

Hogyan kaphatok digitális aláírást?

A digitális aláírás megszerzésének különböző módjai vannak.

1. regisztráció egy digitális aláírási platformon (FES)

Amint azt már kifejtettük, a digitális aláírás létrehozása a digitális aláírási platform központi eleme. A bevált és jól ismert megoldások közé tartozik a DocuSign, az AdobeSign vagy az olyan újabb európai megoldások, mint a sproof sign vagy a yousign, amelyek kifejezetten az európai vállalatokra is specializálódtak.

A regisztráció során egy fejlett elektronikus aláírást hozunk létre az Ön számára.

2. azonosítás egy aláírási platformmal (QES)

Sok szolgáltató a felhasználókat minősített elektronikus aláírással is ellátja, amely mélyen beépül magába az alkalmazásba. Ezen aláírási szabvány magas bizonyító ereje mellett Ön az aláírási folyamat testreszabásának számos lehetőségéből is profitálhat.

3. állami szolgáltatással való azonosítás (QES; pl. mobiltelefonos aláírás)

Ausztriában a polgárok több mint 50%-a már rendelkezik mobiltelefonos aláírással. Ezt a hatóságok bocsátják ki, és megfelel a minősített elektronikus aláírásra vonatkozó szabványnak.

A digitális aláírás jogi érvényessége

Érvényes szerződés akkor jön létre, ha mindkét fél kifejezi beleegyezését. A jogalkotó általában a szerződő felekre bízza annak eldöntését, hogy a szerződést szóban, írásban vagy elektronikus úton kötik-e meg. Ezt nevezik alaki szabadságnak.

Ha digitális aláírási megoldást választ, akkor az az előnye, hogy minden aláírás megváltoztathatatlanul és hamisíthatatlanul beépül a PDF-fájlba.

Csak nagyon kevés olyan kivétel van, ahol az elektronikus aláírást a törvény még mindig kizárja, a folyamatos törvénymódosítások ellenére. Az egyik példa: a végrendelet.

Akárhogy is, a szerződéstől függően ki kell választani a megfelelő elektronikus aláírási szabványt.

Ehhez három szabványt állapítottak meg, amelyeket az eIDAS-rendelet határoz meg, és amelyek jogi keretként szolgálnak.

• EES: egyszerű elektronikus aláírás
  
• FES: fejlett elektronikus aláírás
  
• QES: minősített elektronikus aláírás

A minősített elektronikus aláírás (QES) megfelel a legmagasabb minőségi kritériumoknak, és jogilag 100%-ban egyenértékű a kézzel írott aláírással.

Mivel a jogi következmények nagyon eltérőek lehetnek, általában olyan tényezők, mint a végrehajtási költségek, a könnyű használat (ügyféltapasztalat), a jogszabályok, a vállalati politikák és a felmért üzleti kockázat döntő szerepet játszanak abban, hogy egy adott helyzetben melyik módszert kell alkalmazni.

Ehhez az alábbi döntési segédletet használhatja.

Ezért két tényező befolyásolja az elektronikus aláírás megfelelő szabványának kiválasztását:

• Felelősségi kockázatok, működési kockázatok
  
• Jogi követelmények

A digitális aláírási platform előnyei a következők

• a szerződés típusától függően bármikor megváltoztathatja az elektronikus aláírás szabványát
  
• külső aláírások beszerzésekor meg tudja adni a kívánt elektronikus aláírási szabványt.

Az európai aláírási szolgáltatók többnyire a két legmagasabb digitális aláírási szabványra összpontosítottak.

A sproof sign a minősített elektronikus aláírások (QES) szakértője .

Érvényes-e a beszkennelt aláírás vagy az aláírás képe?

A “szkennelt aláírás” kifejezés azt jelenti, hogy az egy kézzel írott aláírás digitális képe. Az eredeti papíralapú aláírást szkenner vagy fényképezőgép segítségével digitális formátumba (.jpg, .doc, .pdf stb.) alakítják át.

Elvileg az ilyen szkennelt aláírások mindaddig érvényesek, amíg a megfelelő szándéknyilatkozathoz nem szükséges írásbeli forma.

Az aláírt másolat nem jogerős, mivel az aláíró nem azonosítható, és a beleegyezés nem bizonyítható.

A beszkennelt aláírás könnyen hamisítható, így az aláírt szerződés címzettje könnyen lemásolhatja azt (#SnippingTool #Screenshot). Nyilvánvaló, hogy ez nem jogszerű.

A beszkennelt aláírásnak nincs bizonyító ereje a bíróságon, mivel az csak az eredeti aláírás másolata. Az aláírás készítésének módja bizonyítása nélkül az egyszerű másolatnak és nem hiteles aláírásnak minősül. Emiatt érvénytelen, különösen üzleti ügyleteknél.

Mi a különbség a digitális és az elektronikus aláírás között?

Az “elektronikus aláírás” és a “digitális aláírás” kifejezések könnyen összetéveszthetők. A kifejezéseket gyakran felváltva használják, de szigorúan véve nem ugyanazok.

Az elektronikus aláírás (vagy e-aláírás) a jogi megállapodás digitális környezetben történő megkötésének módszere. Úgyszólván a papíralapú dokumentum aláírásának digitális megfelelője.

Míg az elektronikus aláírás a dokumentum aláírójának beleegyezését bizonyítja, addig a digitális aláírás magának a dokumentumnak a hitelességét bizonyítja. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum és az aláírás kombinációját technikailag úgy tervezték meg és titkosították, hogy a szerződés hamisíthatatlan legyen. A feltételek tehát úgy olvadnak össze vagy működnek együtt, hogy a digitális megállapodás ellenőrizhetővé és jogilag végrehajthatóvá válik.

A digitális (európai) aláírási platform előnyei

Magasan biztonságos felhő, készen áll az indulásra

A sproof sign egy webalapú megoldás a szerződések digitális aláírására, és minden mobileszközön (asztali számítógép, okostelefon, táblagép) működik. A sproof sign székhelye Ausztriában van, és minden adatot kizárólag az EU-n belüli adatközpontokban mentünk. A GDPR-nak való megfelelést minden szinten garantáljuk, mind nálunk, mind alvállalkozóinknál. Ezeket a garanciákat megbízásos adatfeldolgozási szerződésben (DPA) kínáljuk ügyfeleinknek, amely az EU szabványos szerződési záradékain alapul, és így a legmagasabb szintű jogbiztonságot is biztosítja.

Kapcsolódási pontok és meglévő rendszerek

• A sproof sign zökkenőmentesen integrálható meglévő rendszereibe
  
• Közvetlen bejelentkezés a leggyakoribb eszközökbe, például MS Teams, Word, Google Drive stb. (az összesintegráció listája)
  
• Egyszeri bejelentkezés
  
• Egyszerű API testreszabott felhasználási esetekhez (API dokumentáció)

Dokumentumok tárolása és a haladás ellenőrzése

A fontos szerződéseket egy központi helyen, átlátható, rendkívül biztonságos és titkosított módon tárolják. Ennek ellenére a dokumentumok bármikor és bárhonnan elérhetők. Ezenkívül az aláírási folyamatok előrehaladása bármikor megtekinthető, és szükség esetén emlékeztetők küldhetők.

Képzett (QES) és haladó (FES) elektronikus aláírás, beleértve az azonosítást is.

A sproof sign támogatja az elektronikus aláírások minden típusát (egyszerű, fejlett és minősített) az eIDAS-rendeletnek, valamint számos más, világszerte használt aláírási szabványnak (pl. FDA-megfelelőség) megfelelően. Aláírhat a szervezetén belül, valamint külső partnerekkel, beszállítókkal vagy ügyfelekkel is.

Kötegelt aláírás: szerződések egyidejű aláírása

A kötegelt aláírással számtalan dokumentumot lehet digitálisan és jogszerűen aláírni egyetlen műveletben. Hatalmas időmegtakarítás.

Dokumentum mappa: Egyszerre küldje ki a szerződéseket

Tűzzön össze több dokumentumot digitálisan, és küldje el őket együtt aláírásra. Ezzel Ön és a címzett is sok időt takarít meg.

Céges márkajelzés, céges bélyegzők és aláírási stílusok

Nem számít, hogy Ön egy nagy csapat vagy egyetlen felhasználó. A sproof signben saját céges logóját céges bélyegzőként tárolhatja. Különböző célokra különböző aláírási stílusokat is létrehozhat.

eID Hub: Aláírások beszerzése egész Európában

A minősített aláírás jogilag egyenértékű a kézzel írott aláírással egész Európában.
sproof sign egyedi felületének köszönhetően lehetővé teszi a szerződések aláírását különböző minősített aláírási szolgáltatókkal. Ez óriási előnyt jelent a jogilag érvényes aláírások beszerzése és kiadása során.
Az összes integrált bizalmi szolgáltató áttekintéséhez kattintson ide →

Aláírások ellenőrzése és tesztjelentések letöltése

Az alkalmazott elektronikus aláírások érvényességét közvetlenül a sproof sign programban ellenőrizheti egy kattintással. Letölthet egy tesztjelentést is minden egyes aláírási futtatásról, és láthatja, hogy ki melyik tanúsítvánnyal és mikor írt alá.

Csapatirányítási és csere szabályok

A sproof sign lehetővé teszi a felhasználók egyszerű felhasználó- és jogkezelését egy terven belül. Ezenkívül központilag kezelhető az aláírási kvóta, és a teljes tervre vonatkozóan különböző fontos beállítások is elvégezhetők.

Támogatás & Akadémia

A sproof sign gyors és rugalmas támogatásáról ismert. A sproof sign Academy egy ingyenes képzési portál, amely segít Önnek és munkatársainak a gyors kezdésben.

Átlátható árképzés rejtett költségek nélkül

Célunk, hogy a megfelelő aláírásszolgáltató keresése során a páratlanul legjobb ajánlattevő legyünk. Ennek során a méltányosságra és az átláthatóságra helyezzük a hangsúlyt. Két érték, amely jellemzi vállalati kultúránkat. Ezek az értékek határozzák meg megoldásunk árképzését is a vállalati szegmensben.