LeasePlan est une entreprise mondiale spécialisée dans la fourniture de solutions de location de voitures et de gestion de flotte. LeasePlan gère une flotte de plus de 1,9 million de véhicules et offre aux entreprises de toutes tailles un service complet pour leurs véhicules utilitaires. Lors du choix du bon fournisseur pour la numérisation des processus de signature, sproof sign a été utilisé pour un cas d’utilisation particulier.

Nom de l’entreprise : Plan de location

Brève description du projet :
Un cas particulier nous a incités à intégrer une plateforme de signature électronique pour l’interaction entre certains de nos principaux clients.

Pourquoi sproof signe :
“L’un des avantages du panneau sproof est la manipulation très facile de gros volumes de
signature de documents (téléchargement de documents et signature par lots)

Roland Woerle, chef de projet informatique externe

Comment la décision d’introduire la signature numérique a-t-elle été prise ?

Woerle : « Nous disposions déjà d’une plateforme de signature utilisée pour les signatures électroniques et nous en étions fondamentalement satisfaits. Pour l’émission nécessaire d’environ 4 000 contrats pour 1 500 clients B2B, nous avons dû trouver une nouvelle solution afin de pouvoir remplir les contrats de manière entièrement électronique, de les envoyer et de les transmettre à nos clients dans la circulation des signatures.

Notre tâche consistait à trouver un fournisseur capable de gérer techniquement ces volumes, de permettre le niveau technique des signatures qualifiées et de répondre de manière flexible à nos exigences détaillées.

Nous avons approché plusieurs fournisseurs avec ces exigences, mais nous avons trouvé la meilleure solution chez sproof sign.

Pourquoi la signature qualifiée a-t-elle été utilisée exclusivement pour le projet ? Quels critères ont été décisifs pour vous dans votre recherche du bon fournisseur de signature électronique ?

Woerle : « Certains de nos clients ou fournisseurs ne souhaitaient signer les contrats que par signature électronique qualifiée, pour d’autres, une signature avancée suffisait. C’est pourquoi nous avons dû réagir avec souplesse aux exigences.

On parle de « courses de signature complexes ». Comment décrivez-vous le cas d’utilisation du signe sproof ?

Woerle : « Chez LeasePlan, nous appliquons à nos clients une approche axée sur le service et, dans la mesure du possible, nous répondons toujours de manière flexible aux différents besoins des clients. C’était également le cas pour la collecte des signatures pour les documents contractuels. 
L’objectif était de pré-remplir les quelque 4000 contrats avec toutes les données du contrat et de les préparer pour les signataires autorisés de manière à ce qu’ils puissent seulement être vérifiés, simplement signés et renvoyés sans trop d’efforts.

La signature de pile a donc été utilisée de manière très intensive ?

Woerle : « La signature de lot était principalement utilisée par nos fournisseurs, qui devaient contresigner les contrats clients. Ils apprécient que vous ayez pu contresigner tous les contrats conclus jusqu’à ce moment-là avec une signature qualifiée une seule fois par semaine.
Nous avons testé cette fonctionnalité de manière intensive à l’avance et tant que les volumes de données des différents documents n’étaient pas trop importants, ce processus s’est déroulé sans problème.

« L’un des avantages de sproof sign est la manipulation très simple de gros volumes de documents à signer (téléchargement de documents et signature par lots) »

Roland Woerle
Chef de projet informatique

Quel a été le retour du client – la signature numérique a-t-elle été reconnue ?

Woerle : « Notre clientèle s’étend des PME et ETI aux plus grandes entreprises nationales et internationales. Cependant, l’acceptation des signatures numériques a été très variable. Alors que certaines entreprises étaient intriguées par la fluidité de la gestion des signatures sans papier, d’autres entreprises ne voulaient pas signer numériquement les contrats ou dont les politiques internes ne le permettaient pas. Ici, les clients pouvaient télécharger les contrats au format PDF, les signer à la main, puis les traiter à nouveau via Sproof pour contre-signature.

Je vois encore du rattrapage à faire pour l’Autriche et j’espère que des entreprises comme Sproof, avec une solution nationale, créeront la confiance nécessaire et permettront à nos entreprises de réaliser de nombreuses efficacités de processus, des économies de temps et de coûts.

À quelles normes en matière de sécurité et de conformité des données une solution logicielle doit-elle répondre dans votre entreprise ?

Woerle : « Bien sûr, il était important que la solution de signature réponde à toutes les exigences en matière de protection des données. En tant que solution cloud, nous n’avons pas non plus eu à nous soucier de l’hébergement des documents.

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement chez sproof sign ?

Woerle : « Outre les caractéristiques techniques, la réaction rapide et la mise en œuvre de nos exigences ainsi que la bonne collaboration avec l’équipe de sproof ont été décisives pour nous.
Sproof a été très dynamique et professionnel dans la manipulation, c’est ce que nous avons vraiment apprécié dans le projet. Finalement, tout s’est très bien passé et nous avons été très satisfaits. “