Fondée en 2002 à Salzbourg, l’Université de médecine Paracelsus (PMU) est une université de médecine privée qui offre une combinaison de facultés de médecine humaine, de sciences infirmières et de pharmacie unique en Europe et synonyme de solides performances de recherche et d’éducation et de formation multiprofessionnelles avec les normes professionnelles les plus élevées. En 2014, en collaboration avec l’hôpital de Nuremberg, un deuxième site PMU a été créé à Nuremberg. L’objectif de l’UPM est de former et de perfectionner des médecins, des infirmièreset des pharmaciens exceptionnels qui se caractérisent dans la pratique par un haut niveau de compétence et de responsabilité sociale et qui sont capables d’obtenir des résultats particuliers dans la recherche et l’enseignement.

Nom de l’entreprise : Université Médicale Privée Paracelsus (PMU)

Brève description du projet :
« À l’origine, PMU avait choisi sproof comme solution de signature numérique pour rendre ses certificats infalsifiables. Aujourd’hui, le signe sproof est utilisé quotidiennement. La décision a été prise sur la base du partenariat de longue date et du service fiable de sproof.

Pourquoi sproof signe :
« Sproof Sign nous offre la possibilité d’avoir à nos côtés un partenaire concret et accessible. Nous ne sommes pas laissés seuls avec nos problèmes ou nos suggestions, mais nous bénéficions d’un grand soutien. En termes de fonctionnalités, nous voyons la solution au même niveau que d’autres fournisseurs sur le marché.

Comment la décision d’introduire la signature numérique a-t-elle été prise ?

Nobis: « PMU est un client de sproof sign depuis le tout début. Le premier contact avec sproof sign a eu lieu lorsque nous cherchions une solution pour rendre nos certificats infalsifiables. C’était une fonction que sproof offrait dès le début et par la suite nous avons décidé d’utiliser également le signe sproof. Aujourd’hui, il fait partie de notre utilisation quotidienne et nous sommes très satisfaits de l’outil.

Quelle est l’importance de la transformation numérique pour le PMU ?

Nobis: « Le Covid a mis le thème de la numérisation sur le devant de la scène. De nombreux domaines et processus ont dû être numérisés en très peu de temps. En ce qui concerne l’enseignement, par exemple, nous avons dû fournir des « cours hybrides » mais aussi des « cours en ligne » purs dans un délai très court. L’Université Paracelsus est synonyme d’enseignement et de recherche sophistiqués et scientifiques. Bien sûr, cela inclut le thème de la numérisation. Nous nous efforçons constamment d’être à la hauteur de cette exigence.

Comment était-il signé avant ?

Nobis: « C’était assez classique, comme vous le savez des grandes entreprises. Il y avait un dossier de signature qui était passé d’une personne à l’autre, que quelqu’un soit absent ou non. La période jusqu’à ce qu’un document soit signé par un comité, un rectorat ou un conseil d’administration était donc un processus chronophage. Avec sproof sign, nous avons pu l’améliorer considérablement et le rendre plus efficace. Mais surtout, plus sûr !

Pour quels cas d’utilisation la signature numérique est-elle utilisée ?

Nobis: « Nous utilisons à la fois la signature avancée et la signature qualifiée. Nous utilisons le système avancé en interne pour les bons de commande classiques, les réservations de temps et les dépenses en espèces. C’est-à-dire des documents internes, des demandes de vacances et des procès-verbaux. Cependant, dès que les processus sont orientés vers les autorités, les partenaires et les clients, la signature qualifiéeest utilisée. Avec la solution de sproof sign, nous pouvons gérer les processus conventionnels plus rapidement et beaucoup moins compliqués.

Quelles sont les exigences d’une institution comme le PMU en matière de sécurité, de conformité et de protection des données ?

Nobis: « Nos normes sont élevées, comme dans toutes les institutions comparables. Nous sommes soumis au règlement eIDAS et devons signer conformément à la loi. C’est pourquoi il est extrêmement important et avantageux pour nous d’avoir la vitesse et la capacité de cartographier cela dans un processus cohérent. J’entends par là s’éloigner du processus d’impression, de signature et de numérisation et le remplacer par une nouvelle qualité de processus.

« Cependant, dès que les processus sont dirigés vers les autorités, les partenaires et les clients, la signature qualifiée est utilisée. Avec la solution de sproof sign, nous pouvons gérer les processus conventionnels plus rapidement et beaucoup moins compliqués.

Daniel Nobis
Responsable informatique

Que pensez-vous du RGPD et de l’emplacement de nos serveurs ?

Nobis: « Ici aussi, les deux sont très importants pour nous. Une condition préalable au choix d’une solution cloud est clairement qu’elle soit conforme au RGPD et que tous les serveurs soient donc situés en Europe. Sproof Sign répond à cela couplé à une très bonne utilisabilité à 100 %, c’est pourquoi il est devenu notre outil de prédilection. Il nous offre non seulement une sécurité, mais combine également parfaitement des avantages tels qu’une assistance étroite et une mise en œuvre rapide.

Comment s’est déroulée l’intégration du cloud ?

Nobis: « L’intégration dans notre système a été très facile. Cela était principalement dû à l’étroite collaboration avec le support de signalisation sproof et les interfaces API préfabriquées. C’est pourquoi nous avons décidé d’utiliser une solution cloud. Le retour d’information est mis en œuvre par sproof sign en temps opportun et de la meilleure manière possible dans un processus simple par le service client. Pour nous, l’accessibilité et l’étroite collaboration sont généralement des critères décisifs lors du choix de nos fournisseurs de logiciels.

Depuis cette année, sproof sign dispose du hub QES. Quelle est l’importance de cette interface pour vous ?

Nobis: « Lorsque le sujet des signatures numériques a été abordé, nous avons d’abord été confrontés au défi que nos collègues utilisaient une grande variété de fournisseurs. Par exemple, la Bürgercard a été utilisée, qui est maintenant ID Austria. D’autres collègues étaient déjà identifiés auprès d’autres prestataires. sproof l’a rendu extrêmement facile avec le « QES Hub ». Peu importe qui signe avec quel identifiant et à partir de quel endroit, sproof sign a intégré et résumé tous les fournisseurs pertinents pour nous dans leur logiciel. Enfin, des fonctionnalités telles que la fonction de recherche intégrée pour les fournisseurs ont considérablement amélioré la convivialité pour nous grâce à la solution de signalisation sproof.

Les workflows de signature sont-ils utilisés pour votre cas d’utilisation ?

Nobis: « Dans le flux de travail, nous avons constaté étape par étape comment de nouvelles caractéristiques et fonctions étaient constamment publiées chez sproof sign. Par exemple, la possibilité de prédéfinir les positions de signature, de laisser un commentaire directement dans le document avec la fonction de chat ou de créer un dossier électronique. Cela permet de décliner et de simplifier les processus, ce qui est particulièrement bien accueilli par notre service juridique.