Dans un environnement aussi réglementé que celui des paiements, des processus efficaces et conformes à la loi sont essentiels. Le prestataire de services de paiement autrichien hobex AG montre comment la numérisation et la conformité peuvent être combinées avec succès – avec la solution de signature numérique sproof sign. En intégrant de manière transparente la signature électronique avancée dans le système de gestion des contrats existant, hobex a non seulement pu améliorer la qualité des processus, mais aussi économiser des ressources précieuses. Lors d’une conversation avec Martina Gsöls, experte en protection des données chez hobex, on constate l’importance des normes européennes de protection des données, de la flexibilité technique et de la facilité d’utilisation lors du choix d’une solution intégrée pour les signatures numériques dans l’entreprise.

Nom de l’organisation :
hobex AG

Profil de l’entreprise :
hobex AG est un fournisseur autrichien de services complets de systèmes de paiement sans numéraire, dont le siège est à Salzbourg et dans d’autres pays en Allemagne, en Slovénie et en Italie. L’entreprise propose des solutions sur mesure pour l’acceptation des cartes de crédit et de débit ainsi que pour les paiements dans le commerce électronique. hobex a été fondée en 1991 et est active sur le marché depuis lors, en mettant l’accent sur l’innovation et le service à la clientèle.

Pourquoi sproof signe :
« Nous devons être en mesure de prouver à tout moment que nos processus fonctionnent sans problème sur le plan juridique et qu’ils sont conformes aux exigences actuelles. Des processus numériques, traçables et auditables sont donc essentiels, notamment dans le domaine de la contractualisation. Une solution comme sproof sign nous aide à répondre à ces normes élevées.

Que signifie hobex en tant qu’entreprise ?

hobex est l’un des principaux prestataires de services de paiement dans la région DACH, avec une présence supplémentaire en Slovénie et en Italie. Notre activité principale est d’aider les entreprises de différents secteurs, en particulier le commerce de détail, la gastronomie et le tourisme, à traiter les paiements sans numéraire de manière sûre et efficace.

Nous permettons les paiements par carte à la fois sur le point de vente et dans le commerce électronique et servons environ 44 000 clients. Nous attachons une grande importance à un excellent service client, à une grande flexibilité et à un soutien personnalisé. Pour répondre à cette demande, des outils modernes et puissants, tels que sproof sign pour les signatures numériques, sont un élément central de notre infrastructure numérique.

Quel rôle la protection des données, la conformité et la réglementation jouent-elles dans vos activités quotidiennes et dans le processus de signature électronique ?

En tant que prestataire de services de paiement, hobex est soumis à la surveillance de l’Autorité autrichienne des marchés financiers (FMA). Cela signifie que nous sommes soumis à des exigences réglementaires similaires à celles des banques traditionnelles, en particulier en ce qui concerne le respect des exigences en matière de protection des données, la sécurité informatique et les processus de conformité complets.

Nous devons être en mesure de prouver à tout moment que nos processus fonctionnent juridiquement sans problème et qu’ils sont conformes aux exigences actuelles. Des processus numériques, traçables et auditables sont donc essentiels, notamment dans le domaine de la contractualisation. Une solution comme sproof sign nous aide à répondre à ces normes élevées.

Dans quels cas d’utilisation spécifiques utilisez-vous actuellement la signature numérique ?

Nous avons entièrement intégré sproof sign dans notre gestion numérique des contrats. Dès qu’un contrat est finalisé, le propriétaire du contrat responsable peut commencer directement le processus de signature. Les participants sont automatiquement invités, le statut actuel est visible à tout moment – et après la signature, le document retourne automatiquement dans le système. Tout cela fonctionne via une interface API qui a été intégrée de manière transparente dans notre paysage informatique existant. Cela rend le processus cohérent, efficace et transparent.

Comment s’est déroulée l’introduction de la preuve de signature dans votre paysage de systèmes informatiques existants ?

L’intégration technique s’est déroulée sans problème et a été mise en œuvre dans un court laps de temps. Je tiens particulièrement à souligner la valeur ajoutée tangible : le processus de signature est devenu beaucoup plus facile, plus rapide et plus sûr grâce à sproof sign. Pour nous, il était crucial de ne pas penser à la numérisation de manière isolée, mais de l’intégrer dans les flux de travail existants – c’est exactement ce que sproof permet avec sa solution basée sur l’API.

Pour nous, la signature électronique avancée offre le mélange idéal de sécurité, de facilité d’utilisation et d’efficacité juridique. Il est facile à mettre en place, simple à utiliser et est également très bien accueilli par les partenaires externes.

Dr. Martina Gsöls

Comment la signature électronique a-t-elle été introduite et acceptée en interne dans l’entreprise ? Y a-t-il eu des mesures de formation ?

Sproof Sign a été déployé directement dans le cadre de l’introduction de notre nouveau système de gestion des contrats. Par conséquent, il s’inscrivait dans le cadre d’un processus de changement plus vaste dans le cadre duquel une formation ciblée a été dispensée. L’acceptation a été élevée dès le début, en particulier parmi les collègues qui travaillent régulièrement avec des contrats. Ils apprécient la facilité d’utilisation, la transparence dans le processus et le gain de temps notable. La solution de signature électronique est activement utilisée et évaluée très positivement.

Pourquoi avoir délibérément choisi un fournisseur européen de logiciels de signature électronique ?

La plupart de nos clients et entreprises partenaires sont situés en Europe, en particulier en Autriche, en Allemagne et en Italie. C’est pourquoi nous attachons une grande importance à faire appel à des fournisseurs européens dans le domaine de la protection des données et de l’infrastructure informatique.

Nous privilégions les solutions cloud avec un hébergement dans l’UE et une conformité RGPD claire. sproof répond à ces exigences à 100 % et l’entreprise elle-même est basée en Autriche – ce qui correspond parfaitement à l’image que nous nous faisons d’une entreprise ancrée dans la région mais active à l’international.

S’il existe une solution européenne qui soit techniquement convaincante et qui partage en même temps nos valeurs en matière de protection des données, c’est le premier choix pour nous.

Pourquoi utilisez-vous la signature électronique avancée chez hobex ?

Pour nous, la signature électronique avancée offre le mélange idéal de sécurité, de facilité d’utilisation et d’efficacité juridique. Il est facile à mettre en place, simple à utiliser et est également très bien accueilli par les partenaires externes.

Pour les contrats dans l’environnement B2B, il répond à toutes les exigences, tant en termes de validité juridique que de conformité. Il s’agit d’un facteur décisif, surtout pour un prestataire de services de paiement réglementé comme nous.

Pourquoi avoir choisi une intégration API de la signature électronique de sproof sign ?

Pour nous, la numérisation de bout en bout de nos processus commerciaux est au premier plan. Cela signifie qu’il n’y a pas de discontinuités de support, pas de changement de système, pas de copie manuelle de documents.

Grâce à l’intégration de l’API, l’ensemble du processus de signature fonctionne directement dans notre gestion des contrats. Je commence la signature, la fenêtre sproof s’ouvre, je signe – et dès que le processus est terminé, le document est automatiquement lu. De cette façon, nous veillons à ce que nos processus soient non seulement numériques, mais aussi efficaces et conviviaux.

Comment s’est déroulée la coopération sur l’intégration technique du logiciel de signature ?

La mise en œuvre a été réalisée en étroite coordination entre notre prestataire de gestion de contrats et l’équipe de sproof. La coopération a été professionnelle et axée sur les solutions tout au long du processus. Même en cas d’exigences individuelles ou de demandes d’assistance, sproof était toujours rapidement disponible et très utile.

De notre point de vue, il s’agissait d’un projet couronné de succès, tant sur le plan technique qu’organisationnel.