eMoveUs fournit des solutions pour les systèmes de conversion de puissance électrique et électromécanique dans le groupe motopropulseur aux niveaux du matériel électronique, des logiciels, de l’électromagnétisme et de la mécanique, dans le but d’assurer une mobilité efficace et durable pour tous. Avec l’intégration de sproof sign, l’entreprise numérise et accélère les processus contractuels internes.

Nom de l’entreprise :
eMoveUs GmbH

Brève description du projet :
Numérisation du traitement des contrats et des processus contractuels internes afin d’utiliser les ressources plus efficacement et d’augmenter la vitesse de traitement.

Pourquoi sproof signe :
« En particulier lors de la gestion des contrats, des accords avec les fournisseurs, des accords de confidentialité et des approbations internes, nous avons remarqué que la voie papier traditionnelle, en particulier à l’époque du travail à distance, prenait du temps et était sujette aux erreurs. Cela a entraîné des retards et une charge administrative supplémentaire, c’est pourquoi nous avons voulu optimiser le flux de documents et moderniser les processus commerciaux.

Comment la décision d’introduire la signature numérique a-t-elle été prise ?

En tant que petite et moyenne start-up de l’industrie automobile, nous avons été confrontés au défi de rendre nos processus internes plus efficaces et de réduire les délais de traitement. En particulier lorsqu’il s’agissait de gérer des contrats, des accords avec les fournisseurs, des accords de confidentialité et des approbations internes, nous avons remarqué que la voie papier traditionnelle prenait du temps et était sujette aux erreurs, en particulier à l’époque du travail à distance. Cela entraînait souvent des retards, des coûts supplémentaires et une augmentation du travail administratif, c’est pourquoi nous avons voulu optimiser le flux de documents et moderniser les processus commerciaux.

Quelle est l’importance de la transformation numérique pour votre entreprise ? Comment était-il signé avant ?

La transformation numérique joue un rôle central dans notre entreprise, car elle nous offre la possibilité de répondre plus efficacement et avec plus d’agilité aux défis de l’industrie automobile. Pour nous, en tant que start-up, la numérisation est un levier décisif pour assurer notre compétitivité et assurer la pérennité de notre entreprise. En utilisant les technologies numériques, nous pouvons optimiser les processus, améliorer la collaboration tant à l’interne qu’avec les partenaires externes, tout en réduisant les coûts.

Avant l’introduction de la signature numérique, toutes les signatures étaient effectuées de manière traditionnelle : les contrats et les documents importants étaient imprimés, signés manuellement, puis envoyés par courrier, par courrier ou par e-mail pour recueillir davantage de signatures. Ce processus prenait du temps, était inefficace et sujet à des retards, en particulier lorsque plusieurs signatures étaient nécessaires ou que des documents devaient être échangés entre différents endroits. De plus, l’approche papier augmentait les risques d’erreurs, de pertes et d’archives incomplètes.

Quels critères ont été décisifs pour vous dans votre recherche du bon fournisseur de signature électronique ?

Lors du choix du bon fournisseur de signature électronique, plusieurs critères ont été décisifs pour nous. Initialement, la sécurité était une priorité, car la signature numérique est utilisée pour les contrats importants et les documents contenant des informations confidentielles. Il était donc indispensable de disposer d’un fournisseur doté de normes de sécurité élevées, telles que des technologies de cryptage et du respect des réglementations en matière de protection des données telles que le RGPD.

De plus, la facilité d’utilisation était d’une grande importance. Le fournisseur doit proposer une plateforme intuitive et facile à utiliser afin que nos employés puissent commencer immédiatement sans beaucoup de formation. La compatibilité avec nos systèmes existants et l’intégration transparente dans nos flux de travail ont également été un facteur important.

Enfin, le prix et la flexibilité de l’offre ont également joué un rôle. Nous recherchions délibérément un fournisseur européen qui offre des structures de coûts transparentes et des solutions évolutives qui peuvent évoluer avec notre entreprise. L’assistance et le service client étaient également des critères importants pour garantir que nous recevions rapidement une assistance en cas de questions ou de problèmes.

En particulier lorsqu’il s’agissait de gérer des contrats, des accords avec les fournisseurs, des accords de confidentialité et des approbations internes, nous avons remarqué que la voie papier traditionnelle prenait du temps et était sujette aux erreurs, en particulier à l’époque du travail à distance. Cela entraînait souvent des retards, des coûts supplémentaires et une augmentation du travail administratif, c’est pourquoi nous avons voulu optimiser le flux de documents et moderniser les processus commerciaux.

Christopher Pizarro
Développement commercial et gestion de projet

Pour quels cas d’utilisation la signature numérique est-elle utilisée ?

Le principal domaine d’application est le traitement des contrats, en particulier pour les contrats de fournisseurs et de services, les contrats de vente, les accords de confidentialité et les accords-cadres, qui nécessitent souvent plusieurs signatures.

À quelles normes en matière de sécurité et de conformité des données une solution logicielle doit-elle répondre dans votre entreprise ?

Dans notre entreprise, une solution logicielle doit répondre à des normes strictes en termes de sécurité et de conformité des données pour assurer la protection des informations sensibles. Tout d’abord, il s’agit de se conformer au règlement général sur la protection des données (RGPD) afin de garantir que les données personnelles sont traitées de manière sûre et responsable. Les technologies de cryptage, tant pour la transmission que pour le stockage des données, sont essentielles pour empêcher tout accès non autorisé. Nous privilégions également l’authentification multifactorielle (MFA) et la gestion des accès pour nous assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à nos systèmes et données.

Qu’est-ce qui vous plaît particulièrement chez sproof sign ?

Ce que nous apprécions particulièrement chez sproof sign, c’est la combinaison d’une sécurité élevée et d’une facilité d’utilisation, ainsi que l’interface utilisateur intuitive, qui permet à nos employés d’utiliser la plateforme rapidement sans beaucoup de formation. L’intégration avec nos systèmes existants s’est déroulée sans problème, et les options de personnalisation flexibles de sproof sign s’adaptent parfaitement à nos exigences et flux de travail spécifiques.