L’essentiel en bref

• Une plate-forme de signature est une solution centralisée et inviolable pour la signature électronique, la gestion et l’audit des documents.
  
• Les plates-formes modernes prennent en charge plusieurs niveaux de signature eIDAS et permettent d ‘automatiser les processus de signature et de validation.
  
• L‘origine du fournisseur détermine le contrôle juridique de vos données: Les plateformes européennes sont exclusivement soumises au RGPD et évitent les risques liés aux lois américaines telles que le CLOUD Act.

Qu’est-ce qu’une plate-forme de signature ?

Une plateforme de signature est un logiciel central et inviolable qui gère l’ensemble du processus lié aux signatures électroniques:

• Créer et télécharger des documents
• Définir des workflows de signature
• Identifier les parties prenantes
• Fournir des signatures
• Documenter les pistes d’audit
• archiver en toute sécurité juridique

Qu’est-ce qui différencie une plate-forme d’un outil de signature ?

Les signatures numériques sont devenues la norme. Mais comment La manière dont les signatures sont apposées détermine leur validité juridique, leur sécurité et leur efficacité.

Un outil de signature ne numérise généralement que la signature manuscrite. Une plate-forme de signature, en revanche, gère l’ensemble du processus de signature et garantit la conformité.

Critère	Outil de signature	Plate-forme de signature professionnelle
Objectif	Signer rapidement des documents individuels par voie numérique	Gérer l’ensemble des processus de signature de manière sûre et efficace
Fonctionnalités	Fonction de signature de base – généralement EES uniquement	Workflows, vérification d’identité, archivage, piste d’audit, automatisation, toutes les normes de signature eIDAS (EES, FES, QES)
Périmètre du système	Application autonome ou petit module supplémentaire	Plate-forme centrale d’entreprise avec intégrations CRM/ERP/HR
Exemple d’utilisation	“Insérer une signature” dans un document	Envoyer des documents, définir des rôles de signature, suivre le statut, classer conformément à la loi
Conformité	Différences selon les fournisseurs ; généralement simple effet juridique	Souveraineté juridique de l’UE, conforme à l’eIDAS & au RGPD, conforme à l’audit GoBD
Mise à l’échelle	Convient pour des signatures occasionnelles	Fiable même pour les grands volumes et les processus complexes
Groupe cible	Utilisateur unique, exigences simples	Entreprises, autorités, secteurs réglementés

Le noyau stratégique : la conformité et la conformité eIDAS

Pour les entreprises européennes, les bases juridiques eIDAS et GoBD (normes comparables en Allemagne et en Autriche) sont les pierres de touche les plus dures. Pour que les signatures numériques puissent être utilisées en toute sécurité juridique, les plateformes de signature doivent répondre de manière fiable à ces exigences réglementaires :

1. la trinité eIDAS : EES, FES et QES

Le règlement européen eIDAS définit troisniveaux de signature. Une plate-forme de signature doit être en mesure de fournir chacun de ces niveaux pour chaque cas d’utilisation.

*Les exemples peuvent varier en fonction du pays et des directives internes et ne doivent donc servir qu’à titre d’aide à la compréhension ! Consultez un conseil juridique ou notre service commercial pour votre cas spécifique.

! La QES est la seule forme de signature qui soit légalement équivalente à la signature manuscrite. Toutes les plateformes ne proposent pas la QES – les entreprises doivent vérifier ce point avant de faire leur choix, afin de ne pas créer de rupture de média dans le processus ultérieur.

2. sécurité d’audit grâce à la piste d’audit

Un document signé n’est juridiquement valable que dans la mesure où l’ensemble du processus peut être retracé sans faille. Une plateforme de signature conforme à eIDAS comme sproof Sign génère automatiquement une piste d’audit – un protocole infalsifiable qui prouve le moment, les personnes impliquées, les preuves d’identité utilisées et la norme de signature. C’est la clé de la sécurité d’audit et de la conformité GoBD.

Pourquoi cela fait-il une différence si une plate-forme de signature provient de l’UE ou des États-Unis ?

Les processus de signature numérique ne sont pas seulement une question de confort – mais aussi de fiabilité :

• Qui protège mes données ?
• Quelles sont les lois applicables aux documents stockés ?
• Qui peut y accéder ?
  

En Europe, le RGPD est en vigueur : Les données à caractère personnel ne peuvent être divulguées que sur une base légale.

Aux États-Unis, le CLOUD Act s’applique également : les autorités américaines peuvent obliger les entreprises à fournir des données,

• quel que soit l’endroit où ils sont stockés
• même s’ils sont situés dans l’UE

Cela conduit à un conflit juridique :

UE / RGPD	États-Unis / CLOUD Act
Protection stricte des données personnelles	Accès des autorités sous certaines conditions légales
Objectif : vie privée et souveraineté des données	Objectif : sécurité nationale & enquêtes
Accès uniquement avec une base juridique claire et dans un cadre défini	Les prestataires de services ayant compétence aux États-Unis peuvent être tenus de fournir des données sur ordre d’un tribunal , que les données soient stockées aux États-Unis ou dans l’UE.

La plateforme sproof sign : des flux de travail intelligents qui rendent votre équipe plus rapide

Le plus grand gain d’efficacité réside dans l’automatisation des processus complexes de validation et de signature. Une plateforme moderne comme sproof sign permet de définir des workflows de signature (par exemple séquentiels, parallèles, avec des étapes conditionnelles) qui transmettent automatiquement les documents aux bonnes personnes (avec le bon niveau de signature).

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