Connexion API et convivialité : Les critères de décision pour le panneau sproof du Studentenwerk de FH Oberösterreich

Il existe différents niveaux de représentation et d'administration au sein du corps étudiant. La validation de divers documents et l'approbation de paiements sont nécessaires quotidiennement. Ces applications requièrent l'utilisation de signatures qualifiées ou, alternativement, de signatures physiques et de leurs documents originaux. Ce processus prend beaucoup de temps. Nous avons décidé de numériser et de moderniser nos processus et tâches administratives afin de pouvoir consacrer plus de temps à notre tâche réelle de représentation. Pour cette raison, nous avons également connecté sproof sign à notre outil de gestion budgétaire interne afin que les documents soient signés numériquement par les 3 personnes nécessaires à l'avenir, sans avoir à perdre du temps à les échanger et à les envoyer par courrier électronique.

Plusieurs critères ont été décisifs pour nous lorsque nous avons cherché le bon fournisseur de signature électronique. L'un des aspects clés était la connexion API, car nous devions la créer à partir d'un système tiers. Il était également important que des personnes externes puissent être facilement invitées à signer par courriel. Un autre critère était la convivialité et la modernité du logiciel, qui devaient se traduire par une interface utilisateur intuitive. Un fournisseur qui réunit toutes ces exigences dans un logiciel abordable est un gros avantage pour nous et je pense que c'est un très gros point positif pour sproof sign. C'est pour ces raisons que nous avons décidé de travailler avec sproof.

Nous utilisons les signatures numériques pour diverses applications. D'une part, nous les utilisons pour l'approbation des paiements, ce qui permet d'autoriser les transactions financières rapidement et en toute sécurité. D'autre part, nous les utilisons pour les documents internes afin d'optimiser les processus de travail et de réduire les coûts administratifs. Nous utilisons également la signature numérique pour les documents des étudiants de l'Université des sciences appliquées de Haute-Autriche. Ces documents confirment que les étudiants ont une fonction spécifique au sein de l'Union des étudiants autrichiens (ÖH). La signature numérique nous permet de créer et d'envoyer ces confirmations de manière simple et juridiquement sûre. Grâce aux nombreuses possibilités d'utilisation de la signature numérique, nous pouvons travailler plus efficacement tout en garantissant la sécurité de nos documents.

L'intégration du nuage a été mise en œuvre pour nous par l'intermédiaire d'un partenaire et s'est déroulée sans problème. L'intégration API a bien fonctionné et nous a permis de relier en toute transparence nos systèmes existants à la nouvelle solution de signature. Cependant, la conversion des processus pertinents pour les employés et leur introduction à ces nouvelles méthodes de travail modernes est un processus qui prend du temps.

En tant que syndicat des étudiants de Haute-Autriche, nous sommes également soumis aux réglementations et lois en vigueur. La solution logicielle que nous utilisons pour les signatures numériques doit donc répondre à plusieurs normes en termes de sécurité et de conformité des données. D'une part, il est essentiel que la solution de signature soit conforme au règlement européen eIDAS, qui définit le cadre juridique des signatures électroniques dans l'Union européenne. D'autre part, le logiciel doit être conforme aux lois et réglementations nationales en vigueur afin que nous soyons légalement protégés. Sans oublier qu'il doit être conforme au RGPD. Notre solution doit donc fondamentalement garantir que toutes les informations et tous les documents personnels sont traités et stockés conformément aux exigences strictes du RGPD.

Ce que j'apprécie particulièrement dans sproof sign, c'est la présentation claire et moderne de toutes les applications ainsi que la fonction de filtrage pratique qui permet d'identifier rapidement les documents ouverts à signer. La fonction de traitement par lots, qui permet de SEQ efficacement de grandes quantités de documents en même temps, est bien sûr également utile. Cette fonction est un véritable soulagement dans le travail quotidien, surtout lorsqu'il s'agit de traiter jusqu'à 400 documents.

sproof sign nous offre un avantage significatif grâce à la possibilité d'inviter des personnes externes à signer par courrier électronique. Ces personnes peuvent alors facilement signer des documents dans toute l'UE en utilisant une grande variété de méthodes de signature.