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Créer et gérer des contacts
Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment ajouter et gérer des contacts. Dans sproof sign, vous pouvez créer des contacts manuellement ou les importer et les exporter sous forme de fichiers CSV. En tant qu'administrateur de plan, vous pouvez également ajouter des contacts de plan qui sont accessibles à l'ensemble de votre équipe.
Mise à jour le 02.12.2024
Références et liens connexes :
- Tutoriel sur la création et la gestion de groupes
- Tutoriel sur la création et l'utilisation des flux de travail
- Tutoriel sur l' ajout et la gestion des membres de l'équipe
- Tutoriel sur la gestion des plans
Références et liens connexes :
- Tutoriel sur la création et la gestion de groupes
- Tutoriel sur la création et l'utilisation des flux de travail
- Tutoriel sur l' ajout et la gestion des membres de l'équipe
- Tutoriel sur la gestion des plans
Introduction pas à pas
La liste des contacts
Les contacts sont divisés en contacts personnels et en contacts de plan. Vos contacts personnels sont ceux que vous ajoutez ou téléchargez vous-même et que vous êtes le seul à pouvoir voir. Les contacts du plan, quant à eux, sont gérés par l'administrateur du plan et sont visibles par tous les membres du plan. Ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés par les membres du plan.
- Pour accéder à vos contacts, cliquez sur "Contacts et flux de travail" dans la barre latérale de gauche.
- Vous y verrez plusieurs onglets : "Contacts", "Groupes" et "Flux de travail". Les administrateurs de plan disposent également d'un quatrième onglet "Contacts du plan". En tant que membre d'un plan, vous pouvez voir vos contacts personnels et les contacts du plan dans une liste partagée dans l'onglet "Contacts". Les contacts du plan sont marqués d'une icône de groupe.
- Cliquez sur l'icône à trois points située à l'extrême droite d'une entrée de liste pour supprimer ou modifier un contact ou pour afficher les détails du contact. Les contacts du plan ne peuvent être modifiés ou supprimés que par les administrateurs.
- Cliquez sur l'icône** de filtre** à droite pour afficher ou masquer des colonnes supplémentaires (par exemple, la date de création, la société, l'adresse, ...) dans la liste des contacts.
- Vous pouvez rechercher des contacts existants dans le champ de recherche en haut à droite.
- Cliquez sur le bouton "Gérer les contacts" à gauche du champ de recherche pour créer un nouveau contact, importer une liste de contacts ou exporter vos contacts. Ces fonctions sont décrites plus en détail ci-dessous.
Introduction pas à pas
La liste des contacts
Les contacts sont divisés en contacts personnels et en contacts de plan. Vos contacts personnels sont ceux que vous ajoutez ou téléchargez vous-même et que vous êtes le seul à pouvoir voir. Les contacts du plan, quant à eux, sont gérés par l'administrateur du plan et sont visibles par tous les membres du plan. Ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés par les membres du plan.
- Pour accéder à vos contacts, cliquez sur "Contacts et flux de travail" dans la barre latérale de gauche.
- Vous y verrez plusieurs onglets : "Contacts", "Groupes" et "Flux de travail". Les administrateurs de plan disposent également d'un quatrième onglet "Contacts du plan". En tant que membre d'un plan, vous pouvez voir vos contacts personnels et les contacts du plan dans une liste partagée dans l'onglet "Contacts". Les contacts du plan sont marqués d'une icône de groupe.
- Cliquez sur l'icône à trois points située à l'extrême droite d'une entrée de liste pour supprimer ou modifier un contact ou pour afficher les détails du contact. Les contacts du plan ne peuvent être modifiés ou supprimés que par les administrateurs.
- Cliquez sur l'icône** de filtre** à droite pour afficher ou masquer des colonnes supplémentaires (par exemple, la date de création, la société, l'adresse, ...) dans la liste des contacts.
- Vous pouvez rechercher des contacts existants dans le champ de recherche en haut à droite.
- Cliquez sur le bouton "Gérer les contacts" à gauche du champ de recherche pour créer un nouveau contact, importer une liste de contacts ou exporter vos contacts. Ces fonctions sont décrites plus en détail ci-dessous.
Gérer les contacts
Créer un nouveau contact
Pour ajouter un nouveau contact à votre liste de contacts, sélectionnez l'option "Créer un nouveau contact" sous "Gérer les contacts". Une fenêtre s'ouvre.
- Saisissez le prénom, le nom et l'adresse électronique principale de la personne que vous souhaitez enregistrer en tant que contact. Ces trois champs sont obligatoires.
- En option, vous pouvez ouvrir l'onglet "Informations supplémentaires sur le contact" pour saisir d'autres informations sur le contact, telles que la société, le titre du poste ou l'adresse.
- Cliquez ensuite sur le bouton vert "Créer un contact" pour enregistrer l'entrée. Le contact devrait maintenant être affiché dans la liste.
Gérer les contacts
Créer un nouveau contact
Pour ajouter un nouveau contact à votre liste de contacts, sélectionnez l'option "Créer un nouveau contact" sous "Gérer les contacts". Une fenêtre s'ouvre.
- Saisissez le prénom, le nom et l'adresse électronique principale de la personne que vous souhaitez enregistrer en tant que contact. Ces trois champs sont obligatoires.
- En option, vous pouvez ouvrir l'onglet "Informations supplémentaires sur le contact" pour saisir d'autres informations sur le contact, telles que la société, le titre du poste ou l'adresse.
- Cliquez ensuite sur le bouton vert "Créer un contact" pour enregistrer l'entrée. Le contact devrait maintenant être affiché dans la liste.
Importer des contacts
Un moyen rapide de créer tous vos contacts en une seule fois dans sproof sign est de les importer sous forme de fichier CSV. Pour ce faire, sélectionnez l'option "Importer des contacts au format CSV" sous "Gérer les contacts". Votre navigateur de fichiers s'ouvre et vous pouvez maintenant sélectionner et télécharger un fichier CSV préparé. Vous pouvez créer un fichier CSV à l'aide de Microsoft Excel ou de Google Spreadsheets, par exemple.
Il est important que les colonnes de votre tableau portent le même nom que celles de la base de données sproof afin que le système les reconnaisse et puisse les attribuer correctement. Utilisez les noms de colonnes suivants pour votre tableau CSV :
- prénom
- Nom de famille
- rue
- code postal
- ville
- pays
- téléphone professionnel
- entreprise
- titre du poste
- département
- adresse électronique principale
Les colonnes "firstName", "lastName" et "primaryEmail" doivent être remplies (ce sont des champs obligatoires). Les autres colonnes sont facultatives. L'exemple suivant montre un exemple de tableau CSV.
Importer des contacts
Un moyen rapide de créer tous vos contacts en une seule fois dans sproof sign est de les importer sous forme de fichier CSV. Pour ce faire, sélectionnez l'option "Importer des contacts au format CSV" sous "Gérer les contacts". Votre navigateur de fichiers s'ouvre et vous pouvez maintenant sélectionner et télécharger un fichier CSV préparé. Vous pouvez créer un fichier CSV à l'aide de Microsoft Excel ou de Google Spreadsheets, par exemple.
Il est important que les colonnes de votre tableau portent le même nom que celles de la base de données sproof afin que le système les reconnaisse et puisse les attribuer correctement. Utilisez les noms de colonnes suivants pour votre tableau CSV :
- prénom
- Nom de famille
- rue
- code postal
- ville
- pays
- téléphone professionnel
- entreprise
- titre du poste
- département
- adresse électronique principale
Les colonnes "firstName", "lastName" et "primaryEmail" doivent être remplies (ce sont des champs obligatoires). Les autres colonnes sont facultatives. L'exemple suivant montre un exemple de tableau CSV.
Exporter des contacts
Vous pouvez soit télécharger une liste complète de tous les contacts, soit sélectionner les contacts individuels que vous souhaitez télécharger :
- pour télécharger une liste complète de tous les contacts, sélectionnez l'option "Exporter les contacts au format CSV" sous "Gérer les contacts". Votre liste de contacts sera téléchargée sous forme de fichier CSV et enregistrée localement sur votre appareil.
- pour télécharger des contacts individuels, sélectionnez-les dans la liste de contacts en cochant la case correspondante
- puis cliquez sur le bouton "Télécharger" à droite.
Exporter des contacts
Vous pouvez soit télécharger une liste complète de tous les contacts, soit sélectionner les contacts individuels que vous souhaitez télécharger :
- pour télécharger une liste complète de tous les contacts, sélectionnez l'option "Exporter les contacts au format CSV" sous "Gérer les contacts". Votre liste de contacts sera téléchargée sous forme de fichier CSV et enregistrée localement sur votre appareil.
- pour télécharger des contacts individuels, sélectionnez-les dans la liste de contacts en cochant la case correspondante
- puis cliquez sur le bouton "Télécharger" à droite.
