Qu'est-ce que la signature numérique ?

La signature numérique (ou e-signature, eSignature, etc.) est devenue un outil indispensable aux entreprises et aux particuliers pour gérer les documents de manière plus efficace et plus respectueuse de l'environnement. Dans cet article, nous fournissons un point de départ à tous ceux qui souhaitent remettre au goût du jour un processus ancien : la signature de documents.

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

La signature numérique est une méthode sûre et efficace de signature de contrats dans un environnement numérique, qui remplace les signatures manuscrites.

La signature numérique fonctionne comme une empreinte digitale humaine, chaque document ayant sa propre empreinte électronique. Aucun autre document ne peut avoir la même signature numérique. Si un document numérique est "scellé" par une signature, il peut être prouvé que

• le fichier n'a pas été modifié après la signature (intégrité)
• qu'une personne spécifique a signé le document (authentification).
• le signataire a effectivement signé le document. La personne ne peut pas nier avoir signé le document après la création d'une signature numérique.
• le document n'est pas un faux.

Les signatures numériques sont déjà utilisées dans de nombreux secteurs pour une grande variété d'applications.

Qu'est-ce qui n'est pas une signature numérique (valide) ?

Seule une signature qui peut également être vérifiée par un service de vérification en ligne approuvé (par exemple Acrobat Reader, RTR ou directement dans sproof sign) peut être considérée comme légalement conforme.

Le règlement eIDAS régit pour l'Europe la manière dont les documents peuvent être signés de manière juridiquement valable et vérifiable. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Comment fonctionne la signature numérique des documents PDF

L'application d'une signature numérique valide à un document (PDF) est un processus techniquement complexe qui s'exécute discrètement en arrière-plan lors de la signature numérique d'un document.

Une signature numérique correcte diffère donc considérablement de la simple insertion d'une signature manuscrite numérisée.

Une signature numérique valide permet de reconnaître les modifications apportées ultérieurement au document. Ce n'est pas le cas lorsque l'on insère simplement des images.

Voici comment fonctionne la preuve d'intention numérique avec une plateforme de signature :

Étape 1 : Téléchargement et conversion

Tout d'abord, vous téléchargez votre document en ligne via votre compte sur une plateforme de signature. Le document est converti en document PDF.

Étape 2 : Application de la signature numérique

Pour la signature elle-même, vous avez besoin d'un certificat numérique qui prouve votre identité en tant que signataire. Ce certificat est créé pour vous lorsque vous vous inscrivez sur une plateforme de signature. Si vous souhaitez signer avec la norme la plus élevée, la signature électronique qualifiée , cette étape est réalisée par une autorité de certification reconnue par l'État.

Avec une plateforme de signature, vous avez la possibilité de personnaliser votre signature (comme la version manuscrite) et de créer votre propre style de signature.

Étape 3 : Cryptage du document et des signatures

Lors de la dernière étape, l'ensemble du contrat, y compris les signatures jointes, est crypté. Une valeur de hachage est générée. Le contrat devient infalsifiable et vérifiable.

Les signatures jointes ont la plus grande valeur probante et ne peuvent plus être falsifiées.

Bien entendu, les contrats signés peuvent être téléchargés, envoyés ou sauvegardés n'importe où.

Puis-je également signer numériquement dans Word ou d'autres programmes Office ?

En principe, de nombreux formats de fichiers peuvent également être signés numériquement. Toutefois, pour que la signature numérique appliquée soit inaltérable, chaque document doit d'abord être converti en document PDF. Comme vous le savez, les documents PDF ne peuvent plus être modifiés (contrairement aux documents docx, par exemple). Les plateformes de signature numérique convertissent automatiquement de nombreux formats de fichiers en un document PDF correct, généralement lorsque le document est téléchargé.

Comment obtenir une signature numérique ?

Il existe plusieurs façons d'obtenir une signature numérique.

S'inscrire auprès d'une plate-forme de signature numérique (SEA)

Comme nous l'avons déjà expliqué, la création d'une signature numérique est l'élément central d'une plateforme de signature numérique. Les solutions établies et bien connues sont, par exemple, DocuSign , AdobeSign ou des solutions européennes plus récentes telles que sproof sign ou yousign, qui se sont également spécialisées pour les entreprises européennes.

Une signature électronique avancée est créée pour vous lorsque vous vous inscrivez.

Identification avec une plateforme de signature (SEQ)

De nombreux fournisseurs équipent également les utilisateurs d'une signature électronique qualifiée, qui est profondément intégrée dans l'application elle-même. Outre la valeur probante élevée de cette norme de signature, vous bénéficiez de nombreuses options pour personnaliser votre processus de signature.

Identification auprès d'un service gouvernemental (SEQ ; p. ex. signature de téléphone portable)

En Autriche, plus de 50 % des citoyens disposent déjà d'une signature de téléphone portable. Celle-ci est délivrée par les autorités publiques et est conforme à la norme de signature électronique qualifiée.

Validité juridique d'une signature numérique

Un contrat valide est conclu lorsque les deux parties expriment leur consentement. Le législateur laisse généralement aux parties contractantes le soin de décider si elles concluent un contrat verbalement, par écrit ou par voie électronique. C'est ce qu'on appelle la liberté de forme.

Si vous optez pour une solution de signature numérique, vous avez l'avantage que toutes les signatures sont intégrées dans le fichier PDF de manière inaltérable et infalsifiable.

Dans tous les cas, il est nécessaire de choisir la norme de signature électronique appropriée en fonction du contrat.

Trois normes ont été établies à cet effet, qui sont définies dans le règlement eIDAS et servent de cadre juridique.

• Signature électronique simple (EES)
• Signature électronique avancée (SEA)
• Signature électronique qualifiée (SEQ)

La signature électronique qualifiée (SEQ) répond aux critères de qualité les plus élevés et équivaut juridiquement à 100 % à une signature manuscrite.

Les implications juridiques pouvant varier considérablement, des facteurs tels que les coûts de mise en œuvre, la facilité d'utilisation (expérience du client), la législation, les politiques de l'entreprise et l'évaluation du risque commercial détermineront généralement la méthode à utiliser dans une situation donnée.

Vous pouvez utiliser le guide de décision suivant pour vous aider.

Deux facteurs influencent donc le choix de la norme appropriée pour la signature électronique :

• Les risques de responsabilité, les risques opérationnels
• Les exigences légales

Les avantages d'une plateforme de signature électronique sont que vous pouvez

• vous pouvez modifier la norme de signature électronique à tout moment en fonction du type de contrat
• vous pouvez spécifier la norme de signature électronique souhaitée lorsque vous achetez des signatures externes.

Les fournisseurs de signatures européens se sont principalement concentrés sur les deux normes de signature numérique les plus élevées.

sproof sign est un expert dans le domaine des signatures électroniques qualifiées (SEQ) en particulier.

En savoir plus

Une signature scannée ou une image de signature est-elle valable ?

Le terme "signature scannée" signifie qu'il s'agit d'une image numérique d'une signature manuscrite. La signature originale sur papier est convertie en format numérique (.jpg, .doc, .pdf, etc.) à l'aide d'un scanner ou d'un appareil photo.

En principe, ces signatures scannées sont valables tant qu'aucune forme écrite n'est requise pour la déclaration d'intention correspondante.

Une copie signée n'est pas juridiquement valable car le signataire ne peut pas être identifié et le consentement ne peut pas être prouvé.

Une signature scannée est facile à falsifier, de sorte que le destinataire du contrat signé peut facilement la copier (#SnippingTool #Screenshot). Il est évident que ce n'est pas légal.

Une signature scannée n'a aucune valeur probante devant un tribunal, puisqu'elle n'est qu'une copie de votre signature originale. Sans preuve de la manière dont la signature a été réalisée, elle est considérée comme une simple copie et non comme une signature authentique. C'est pourquoi elle n'est pas valable, en particulier dans les transactions commerciales.

Quelle est la différence entre une signature numérique et une signature électronique ?

Les termes "signature électronique" et "signature numérique" peuvent facilement être confondus. Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il ne s'agit pas à proprement parler de la même chose.

Une signature électronique (ou e-signature) est une méthode permettant de conclure un accord juridique dans un environnement numérique. C'est en quelque sorte l'équivalent numérique de la signature d'un document papier.

Alors que la signature électronique prouve le consentement du signataire du document, la signature numérique est la preuve de l'authenticité du document lui-même. Cela signifie que la combinaison du document et de la signature a été techniquement conçue et cryptée de manière à ce que le contrat soit infalsifiable. Les termes se fondent ou fonctionnent ensemble de telle sorte qu'un accord numérique devient vérifiable et juridiquement exécutoire.

Les avantages d'une plateforme de signature numérique (européenne)

Cloud hautement sécurisé, prêt àl'emploi sproof sign est une solution basée sur le web pour la signature numérique des contrats et fonctionne sur tous les appareils mobiles (ordinateur de bureau, smartphone, tablette). sproof sign est basé en Autriche et toutes les données sont sauvegardées exclusivement dans des centres de données au sein de l'UE. Nous garantissons la conformité au RGPD à tous les niveaux, aussi bien chez nous que chez nos sous-traitants. Nous offrons à nos clients ces garanties dans un contrat de traitement des données de commande (ADV), qui est basé sur les clauses contractuelles standard de l'UE et offre donc également une sécurité juridique maximale.

Interfaces et systèmes existants

• sproof sign peut être intégré de manière transparente dans vos systèmes existants.
• Signez directement dans des outils courants tels que MS Teams, Word, Google Drive, etc. (liste de toutes les intégrations ).
• Signature unique
• API simple pour des cas d'utilisation personnalisés (documentation API ).

Stockage de documents et contrôle de l'avancement des travauxLescontratsimportantssont stockés dans un lieu central de manière claire, hautement sécurisée et cryptée. Néanmoins, les documents peuvent être consultés à tout moment et depuis n'importe quel endroit. En outre, l'état d'avancement des processus de signature peut être consulté à tout moment et des rappels peuvent être envoyés si nécessaire.

Signature électronique qualifiée (SEQ) et avancée (SEA), y compris l'identification. sproof sign prend en charge tous les types de signatures électroniques (simples, avancées et qualifiées) conformément au règlement eIDAS ainsi qu'à de nombreuses autres normes de signature utilisées dans le monde entier (par exemple, la conformité à la FDA). Vous pouvez signer au sein de votre organisation ainsi qu'avec des partenaires externes, des fournisseurs ou des clients.

Signature par lots**: signez des contrats en même tempsLa**signature par lots permet de signer numériquement et légalement un nombre incalculable de documents en une seule opération. Un gain de temps considérable.

Dossier de documents : envoyez les contrats en même tempsAgraflezplusieurs documents sous forme numérique et envoyez-les ensemble pour signature. Cela vous permet, ainsi qu'au destinataire, de gagner beaucoup de temps.

Marque d'entreprise, cachets d'entreprise et styles de signatureQue vous soyezune grande équipe ou un utilisateur individuel, sproof sign vous permet de stocker votre propre logo d'entreprise sous forme de cachet d'entreprise. Dans sproof sign, vous pouvez enregistrer le logo de votre entreprise sous la forme d'un cachet d'entreprise. Vous pouvez également créer différents styles de signature pour différents usages.

eID Hub : Obtenir des signatures dans toute l'EuropeLasignature qualifiée est juridiquement équivalente à la signature manuscrite dans toute l'Europe. Grâce à son interface unique, sproof sign permet de signer des contrats avec différents fournisseurs de signatures qualifiées. Il s'agit d'un avantage considérable pour l'obtention et l'émission de signatures juridiquement valides. Cliquez ici pour un aperçu de tous les prestataires de services fiduciaires intégrés →

Vérifier les signatures et télécharger les rapports de vérificationVouspouvez vérifier la validité des signatures électroniques appliquées directement dans sproof sign, d'un simple clic de souris. Vous pouvez également télécharger un rapport de vérification pour chaque signature et voir qui a signé avec quel certificat et quand.

Gestion d'équipe et règles de substitutionessproofsign permet une gestion simple des utilisateurs et des droits pour les utilisateurs au sein d'un plan. En outre, le quota de signatures peut être géré de manière centralisée et divers paramètres importants peuvent être définis pour l'ensemble du plan.

Assistance et académieproofsign est connu pour son assistance rapide et flexible. L'Académie sproof sign est un portail de formation gratuit qui vous aide, vous et vos employés, à démarrer rapidement.

Desprix transparents sans coûts cachésNotreobjectif est d'être le meilleur soumissionnaire dans la recherche d'un fournisseur de signature approprié. Pour ce faire, nous accordons une grande importance à l'équité et à la transparence. Deux valeurs qui caractérisent notre culture d'entreprise. Ces valeurs déterminent également la tarification de notre solution dans le segment des entreprises.