Maksuliikenteen kaltaisessa erittäin säännellyssä ympäristössä lainmukaiset ja tehokkaat prosessit ovat ratkaisevan tärkeitä. Itävaltalainen maksupalveluntarjoaja hobex AG näyttää, miten digitalisointi ja vaatimustenmukaisuus voidaan yhdistää onnistuneesti – digitaalisen allekirjoitusratkaisun sproof signin avulla. Integroimalla kehittyneen sähköisen allekirjoituksen saumattomasti olemassa olevaan sopimustenhallintajärjestelmään hobex pystyi paitsi parantamaan prosessien laatua myös säästämään arvokkaita resursseja. Keskustelussa hobexin tietosuoja-asiantuntijan, tohtori Martina Gsölsin kanssa käy selväksi, kuinka tärkeitä eurooppalaiset tietosuojastandardit, tekninen joustavuus ja käyttäjäystävällisyys ovat, kun yrityksessä valitaan integroitu ratkaisu digitaalisia allekirjoituksia varten.
Organisaation nimi:
hobex AG
Yritysprofiili:
hobex AG on itävaltalainen käteisvapaiden maksujärjestelmien täyden palvelun tarjoaja, jonka pääkonttori sijaitsee Salzburgissa ja muita toimipisteitä Saksassa, Sloveniassa ja Italiassa. Yritys tarjoaa räätälöityjä ratkaisuja luotto- ja pankkikorttien hyväksymiseen sekä sähköisen kaupankäynnin maksuihin. hobex perustettiin vuonna 1991, ja se on toiminut markkinoilla siitä lähtien keskittyen innovointiin ja asiakaspalveluun.
Miksi sproof sign:
“Meidän on voitava aina todistaa, että prosessimme toimivat oikeudellisesti moitteettomasti ja täyttävät voimassa olevat vaatimukset. Digitaaliset, jäljitettävät ja auditoitavat prosessit ovat siksi olennaisen tärkeitä erityisesti sopimustoiminnassa. Sproof signin kaltainen ratkaisu auttaa meitä täyttämään nämä korkeat vaatimukset.
Mitä hobex edustaa yrityksenä?
hobex on DACH-alueen johtava maksupalveluntarjoaja, jolla on läsnäolo myös Sloveniassa ja Italiassa. Ydinliiketoimintamme on tukea eri toimialojen yrityksiä – erityisesti vähittäiskaupan, gastronomian ja matkailun alalla – käteismaksujen turvallisessa ja tehokkaassa käsittelyssä.
Me mahdollistamme korttimaksut sekä myyntipisteessä että sähköisessä kaupankäynnissä ja palvelemme noin 44 000 asiakasta. Pidämme erittäin tärkeänä erinomaista asiakaspalvelua, suurta joustavuutta ja yksilöllistä tukea. Tämän vaatimuksen täyttämiseksi nykyaikaiset ja tehokkaat työkalut, kuten digitaalisia allekirjoituksia varten tarkoitettu sproof sign, ovat keskeinen osa digitaalista infrastruktuuriamme.
Millainen rooli tietosuojalla, vaatimustenmukaisuudella ja sääntelyllä on päivittäisessä liiketoiminnassa ja digitaalisen allekirjoituksen prosessissa?
Maksupalveluntarjoajana hobex on Itävallan rahoitusmarkkinaviranomaisen (FMA) valvonnan alainen. Tämä tarkoittaa, että meihin sovelletaan samanlaisia sääntelyvaatimuksia kuin perinteisiin pankkeihin – tämä koskee erityisesti tietosuojavaatimusten, tietoturvan ja kattavien vaatimustenmukaisuusprosessien noudattamista.
Meidän on pystyttävä aina osoittamaan, että prosessimme toimivat oikeudellisesti moitteettomasti ja täyttävät nykyiset vaatimukset. Digitaaliset, jäljitettävät ja auditoitavat prosessit ovat siksi olennaisen tärkeitä erityisesti sopimustoiminnassa. Sproof signin kaltainen ratkaisu auttaa meitä täyttämään nämä korkeat vaatimukset.
Missä nimenomaisissa käyttötapauksissa käytät tällä hetkellä digitaalista allekirjoitusta?
Olemme integroineet sproof signin täysin digitaaliseen sopimushallintaamme. Heti kun sopimus on viimeistelty, sopimuksen vastuullinen omistaja voi aloittaa allekirjoitusprosessin suoraan. Osallistujat kutsutaan automaattisesti, senhetkinen tila on koko ajan näkyvissä – ja allekirjoittamisen jälkeen asiakirja virtaa automaattisesti takaisin järjestelmään. Kaikki tämä toimii API-rajapinnan kautta, joka on integroitu saumattomasti nykyiseen IT-maisemaan. Tämä tekee prosessista johdonmukaisen, tehokkaan ja läpinäkyvän.
Miten proof signin käyttöönotto nykyisessä IT-järjestelmäkokonaisuudessanne sujui?
Tekninen integrointi sujui ongelmitta ja toteutettiin lyhyessä ajassa. Haluan erityisesti korostaa konkreettista lisäarvoa: Allekirjoitusprosessista on tullut paljon helpompi, nopeampi ja turvallisempi sproof signin ansiosta. Meille oli ratkaisevan tärkeää, ettemme ajattele digitalisointia irrallaan, vaan integroimme sen olemassa oleviin työnkulkuihin – ja juuri tämän sproof mahdollistaa API-pohjaisella ratkaisullaan.
Meille kehittynyt sähköinen allekirjoitus tarjoaa ihanteellisen yhdistelmän turvallisuutta, käyttäjäystävällisyyttä ja oikeudellista tehokkuutta. Se on helppo ottaa käyttöön, sitä on mutkaton käyttää, ja myös ulkoiset yhteistyökumppanit ottavat sen hyvin vastaan.
Tohtori Martina Gsöls
Miten sähköinen allekirjoitus otettiin käyttöön ja hyväksyttiin yrityksen sisällä? Toteutettiinko koulutustoimenpiteitä?
sproof sign otettiin käyttöön suoraan osana uuden sopimushallintajärjestelmämme käyttöönottoa. Näin ollen se oli osa laajempaa muutosprosessia, jossa järjestettiin kohdennettua koulutusta. Hyväksyntä oli alusta alkaen suurta, erityisesti niiden kollegojen keskuudessa, jotka työskentelevät säännöllisesti sopimusten parissa. He arvostavat helppokäyttöisyyttä, prosessin avoimuutta ja huomattavaa ajansäästöä. Digitaalista allekirjoitusratkaisua käytetään aktiivisesti, ja sitä pidetään erittäin myönteisenä.
Miksi valitsitte tarkoituksella eurooppalaisen sähköisen allekirjoituksen ohjelmistotoimittajan?
Suurin osa asiakkaistamme ja kumppaniyrityksistämme sijaitsee Euroopassa, erityisesti Itävallassa, Saksassa ja Italiassa. Tämän vuoksi pidämme erittäin tärkeänä, että luotamme eurooppalaisiin palveluntarjoajiin tietosuojan ja IT-infrastruktuurin alalla.
Suosimme pilviratkaisuja, joiden hosting tapahtuu EU:ssa ja jotka noudattavat selkeästi GDPR:n vaatimuksia. sproof täyttää nämä vaatimukset 100-prosenttisesti, ja itse yritys sijaitsee Itävallassa – tämä sopii täydellisesti omaan minäkuvaanimme alueellisesti ankkuroituneena mutta kansainvälisesti aktiivisena yrityksenä.
Jos on olemassa eurooppalainen ratkaisu, joka on teknisesti vakuuttava ja joka samalla jakaa tietosuojaa koskevat arvomme, se on meille ensimmäinen valinta.
Miksi käytät hobexissa kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta?
Meille kehittynyt sähköinen allekirjoitus tarjoaa ihanteellisen yhdistelmän turvallisuutta, käyttäjäystävällisyyttä ja oikeudellista tehokkuutta. Se on helppo ottaa käyttöön, sitä on mutkaton käyttää, ja myös ulkoiset yhteistyökumppanit ottavat sen hyvin vastaan.
B2B-ympäristön sopimusten osalta se täyttää kaikki vaatimukset – sekä oikeudellisen pätevyyden että vaatimustenmukaisuuden osalta. Tämä on ratkaiseva tekijä erityisesti kaltaisemme säännellyn maksupalvelun tarjoajan kannalta.
Miksi valitsitte sproof signin sähköisen allekirjoituksen API-integraation?
Meille liiketoimintaprosessiemme läpileikkaava digitalisointi on etusijalla. Tämä tarkoittaa: ei mediakatkoksia, ei järjestelmämuutoksia, ei asiakirjojen manuaalista kopiointia edestakaisin.
API-integraation ansiosta koko allekirjoitusprosessi toimii suoraan sopimushallintajärjestelmässämme. Aloitan allekirjoituksen, sproof-ikkuna avautuu, allekirjoitan – ja heti kun prosessi on valmis, asiakirja toistetaan automaattisesti. Näin varmistamme, että prosessimme ovat paitsi digitaalisia myös tehokkaita ja käyttäjäystävällisiä.
Miten yhteistyö sujui allekirjoitusohjelmiston teknisen integroinnin osalta?
Toteutus toteutettiin tiiviissä yhteistyössä sopimushallinnan tarjoajamme ja sproof-tiimin välillä. Yhteistyö oli koko ajan ammattimaista ja ratkaisukeskeistä. Myös yksittäisten vaatimusten tai tukipyyntöjen osalta sproof oli aina nopeasti käytettävissä ja erittäin avulias.
Meidän näkökulmastamme se oli kaikin puolin onnistunut hanke – sekä teknisesti että organisatorisesti.
