ÖH FH Upper Austria edustaa opiskelijoita Oberösterreichin ammattikorkeakoulussa. Sen lisäksi, että ÖH FH OÖ:llä on lakisääteinen tehtävä edustaa opiskelijoita, se on julkisoikeudellinen yhteisö, johon sovelletaan lukuisia määräyksiä, lakeja ja liittovaltion ministeriön valvontaelintä.
Ylä-Itävallan ammattikorkeakoulu (FH OÖ) tarjoaa käytännönläheisiä opintojaksoja neljällä paikkakunnalla: Hagenberg (tietotekniikka, viestintä ja media), Linz (lääketieteellinen tekniikka ja yhteiskuntatieteet), Steyr (liiketoiminta ja johtaminen) ja Wels (tekniikka ja luonnontieteet). Vuonna 1993 tapahtuneen perustamisensa jälkeen Ylä-Itävallan ammattikorkeakoulu on kehittynyt johtavaksi oppilaitokseksi, ja lukuvuonna 2023/2024 sinne otetaan yli 5 000 opiskelijaa.
Organisaation nimi:
ÖH FH Oberösterreich
Lyhyt kuvaus hankkeesta:
Ylioppilaskunnan digitointi: Digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotto hallinnollisten prosessien tehokkuuden lisäämiseksi.
Miksi sproof sign:
sproof sign tarjoaa merkittävän edun, koska se mahdollistaa ulkopuolisten henkilöiden kutsumisen allekirjoittamaan sähköpostitse. Nämä henkilöt voivat sitten helposti allekirjoittaa asiakirjoja koko EU:n alueella käyttäen monenlaisia allekirjoitustapoja.
Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?
Ylioppilaskunnan sisällä on eri edustus- ja hallintotasoja. Tämä edellyttää erilaisten asiakirjojen ja maksujen hyväksymistä päivittäin. Näissä käyttötapauksissa tarvitaan hyväksyttyä allekirjoitusta tai vaihtoehtoisesti fyysisiä allekirjoituksia ja niiden alkuperäisiä asiakirjoja. Se on todella aikaa vievä prosessi. Jotta voisimme sijoittaa enemmän aikaa varsinaiseen tehtävään eli edustustyöhön, olemme päättäneet digitalisoida ja nykyaikaistaa hallinnolliset prosessimme ja tehtävämme. Tästä syystä olemme myös liittäneet sproof signin sisäiseen budjettihallintatyökaluumme, jotta jatkossa kolme tarvittavaa henkilöä voi allekirjoittaa asiakirjat digitaalisesti, eikä niitä tarvitse vaihtaa sähköpostitse ja lähettää ympäriinsä.
Mitkä kriteerit olivat ratkaisevia etsiessänne oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?
Kun etsimme oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa, useat kriteerit olivat meille ratkaisevia. Keskeinen näkökohta oli API-yhteys, koska meidän on rakennettava se kolmannen osapuolen järjestelmästä. Lisäksi oli tärkeää, että myös ulkopuoliset henkilöt voidaan helposti kutsua allekirjoittamaan sähköpostitse. Toinen kriteeri oli ohjelmiston käyttäjäystävällisyys ja nykyaikaisuus, jonka piti näkyä intuitiivisessa käyttöliittymässä. Tarjoaja, joka yhdistää kaikki nämä vaatimukset edulliseen ohjelmistoon, on meille suuri etu, ja mielestäni se on erittäin suuri plussa sproof signille. Näistä syistä olemme myös päättäneet työskennellä sproofin kanssa.
Missä käyttötapauksissa digitaalista allekirjoitusta käytetään?
Käytämme digitaalista allekirjoitusta eri sovelluksissa. Yhtäältä käytämme niitä maksujen hyväksymiseen, jolloin rahoitustapahtumat voidaan hyväksyä nopeasti ja turvallisesti. Toisaalta käytämme niitä sisäisiin asiakirjoihin työprosessien optimoimiseksi ja hallinnollisen työn vähentämiseksi. Lisäksi käytämme digitaalista allekirjoitusta Ylä-Itävallan ammattikorkeakoulun opiskelijoiden asiakirjoihin. Näillä asiakirjoilla vahvistetaan, että Itävallan ylioppilaskunnan (ÖH) opiskelijat suorittavat tietyn tehtävän. Digitaalisen allekirjoituksen avulla voimme luoda ja lähettää nämä vahvistukset mutkattomasti ja lainmukaisesti. Digitaalisten allekirjoitusten monipuolisten käyttömahdollisuuksien ansiosta voimme työskennellä tehokkaammin ja varmistaa samalla asiakirjojemme turvallisuuden.
Miten pilven integrointi toimi?
Pilvipalvelun integroinnin toteutti kumppani, ja se sujui ongelmitta. API-integraatio toimi hyvin ja mahdollisti nykyisten järjestelmiemme saumattoman yhdistämisen uuteen allekirjoitusratkaisuun. Asianmukaisten prosessien muuttaminen työntekijöille ja heidän perehdyttämisensä näihin uusiin, nykyaikaisiin työskentelytapoihin on kuitenkin prosessi, joka vie aikaa.
Mitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia standardeja organisaatiosi ohjelmistoratkaisun on täytettävä?
Me Ylä-Itävallan ylioppilaskuntana olemme myös tavanomaisten säännösten ja lakien alaisia. Digitaalisiin allekirjoituksiin käyttämämme ohjelmistoratkaisun on siksi täytettävä useita tietoturvaa ja sääntöjen noudattamista koskevia vaatimuksia. Yhtäältä on tärkeää, että allekirjoitusratkaisu on eIDAS-EU-asetuksen mukainen, sillä siinä määritellään sähköisten allekirjoitusten oikeudellinen kehys Euroopan unionissa. Lisäksi ohjelmiston on oltava voimassa olevien kansallisten lakien ja asetusten mukainen, jotta olemme oikeudellisesti suojattuja. Unohtamatta, että sen on oltava GDPR:n mukainen. Ratkaisumme on periaatteessa suunniteltu varmistamaan, että kaikkia henkilötietoja ja asiakirjoja käsitellään ja säilytetään GDPR:n tiukkojen vaatimusten mukaisesti.
Mistä pidät erityisesti sproof signissa?
Pidän sproof signissa erityisesti kaikkien sovellusten selkeästä ja nykyaikaisesta esitystavasta sekä käytännöllisestä suodatustoiminnosta, jonka avulla voidaan nopeasti tunnistaa avoimet allekirjoitettavat asiakirjat. Tietenkin myös eräajotoiminto on hyödyllinen, sillä sen avulla voidaan tehokkaasti lisätä QES-merkintöjä suureen määrään asiakirjoja samanaikaisesti. Etenkin kun käsitellään jopa 400 asiakirjaa, tämä toiminto on todellinen helpotus jokapäiväisessä työssä.
Erätoiminto on tietenkin myös hyödyllinen, sillä sen avulla voidaan tehokkaasti lisätä QES-ominaisuuksia suureen määrään asiakirjoja samanaikaisesti. Etenkin kun käsitellään jopa 400 asiakirjaa, tämä toiminto on todellinen helpotus jokapäiväisessä työssä.
Sascha Bauer
Ylä-Itävallan ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan puheenjohtaja.
Onko sproof signissa erityisiä etuja, jotka ovat erityisen hyödyllisiä toimialallanne?
sproof sign tarjoaa meille merkittävän edun, kun voimme kutsua ulkopuolisia henkilöitä allekirjoittamaan sähköpostitse. Nämä henkilöt voivat sitten helposti allekirjoittaa asiakirjoja koko EU:n alueella käyttäen monenlaisia allekirjoitustapoja.
