Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalisesta allekirjoituksesta (tai sähköisestä allekirjoituksesta, eSignaturesta jne.) on tullut yrityksille ja yksityishenkilöille välttämätön väline, jonka avulla asiakirjoja voidaan hallita tehokkaammin ja ympäristöystävällisemmin. Tässä artikkelissa tarjoamme lähtökohdat kaikille, jotka haluavat saattaa vanhan prosessin - asiakirjojen allekirjoittamisen - ajan tasalle.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalinen allekirjoitus on turvallinen ja tehokas tapa allekirjoittaa sopimuksia digitaalisessa ympäristössä vaihtoehtona käsinkirjoitetuille allekirjoituksille.

Digitaalinen allekirjoitus toimii kuin ihmisen sormenjälki, sillä jokaisella asiakirjalla on oma ainutlaatuinen sähköinen sormenjälkensä. Millään muulla asiakirjalla ei voi olla samaa digitaalista allekirjoitusta. Jos digitaalinen asiakirja "sinetöidään" allekirjoituksella, voidaan todistaa, että

• tiedostoa ei ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen (eheys).
• tietty henkilö on allekirjoittanut asiakirjan (todentaminen).
• allekirjoittaja on todella allekirjoittanut asiakirjan. Henkilö ei voi kieltää allekirjoittaneensa asiakirjaa sen jälkeen, kun digitaalinen allekirjoitus on luotu.
• asiakirja ei ole väärennös.

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään jo nyt monilla teollisuudenaloilla monenlaisissa sovelluksissa.

Mikä ei ole (kelvollinen) digitaalinen allekirjoitus?

Ainoastaan allekirjoitus, joka voidaan tarkistaa hyväksytyllä verkkovarmennuspalvelulla (esim. Acrobat Reader, RTR tai suoraan sproof sign -ohjelmassa), voidaan luokitella lainmukaiseksi.

eIDAS-asetuksella säännellään Euroopassa sitä, miten asiakirjat voidaan allekirjoittaa oikeudellisesti pätevällä ja todennettavalla tavalla. Voit lukea lisää täältä.

Miten PDF-asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen toimii

Kelvollisen digitaalisen allekirjoituksen liittäminen (PDF-)asiakirjaan on teknisesti monimutkainen prosessi, joka toimii huomaamattomasti taustalla, kun asiakirja allekirjoitetaan digitaalisesti.

Oikea digitaalinen allekirjoitus eroaa siis merkittävästi skannatun käsinkirjoitetun allekirjoituksen lisäämisestä.

Oikea digitaalinen allekirjoitus mahdollistaa asiakirjan myöhempien muutosten tunnistamisen. Näin ei ole silloin, kun pelkkiä kuvia lisätään.

Näin digitaalinen todentaminen toimii allekirjoitusalustan kanssa:

Vaihe 1: lataaminen ja muuntaminen

Ensin lataat asiakirjan verkossa allekirjoitusalustan tilin kautta. Asiakirja muunnetaan PDF-dokumentiksi.

Vaihe 2: Digitaalisen allekirjoituksen käyttäminen

Itse allekirjoitusta varten tarvitset digitaalisen sertifikaatin, joka todistaa henkilöllisyytesi allekirjoittajana. Tämä luodaan sinulle, kun rekisteröidyt allekirjoitusalustalle. Jos haluat allekirjoittaa korkeimmalla standardilla, pätevällä sähköisellä allekirjoituksella , tämän vaiheen suorittaa valtion tunnustama varmentaja .

Allekirjoitusalustalla sinulla on mahdollisuus muokata allekirjoitustasi (käsinkirjoitetun version tapaan) ja luoda oma allekirjoitustyylisi.

Vaihe 3: Asiakirjan ja allekirjoitusten salaus

Viimeisessä vaiheessa koko sopimus ja siihen liitetyt allekirjoitukset salataan. Syntyy niin sanottu hash-arvo. Sopimuksesta tulee väärentämisen kestävä ja todennettavissa oleva.

Liitteenä olevilla allekirjoituksilla on korkein todistusarvo, eikä niitä voida enää väärentää.

Allekirjoitetut sopimukset voidaan luonnollisesti ladata, lähettää tai tallentaa minne tahansa.

Voinko myös allekirjoittaa digitaalisesti Wordissa tai muissa Office-ohjelmissa?

Periaatteessa monet tiedostomuodot voidaan myös allekirjoittaa digitaalisesti. Jotta käytettyä digitaalista allekirjoitusta ei kuitenkaan voi muuttaa, jokainen asiakirja on ensin muunnettava PDF-dokumentiksi. Kuten tunnettua, PDF-asiakirjoja ei voi enää muuttaa (toisin kuin esimerkiksi docx-asiakirjoja). Digitaalisen allekirjoituksen alustat muuntavat monet tiedostomuodot automaattisesti oikeaksi PDF-dokumentiksi, yleensä silloin, kun asiakirja ladataan.

Miten saan digitaalisen allekirjoituksen?

Digitaalisen allekirjoituksen voi hankkia eri tavoin.

Rekisteröitymällä digitaalisen allekirjoituksen alustalle (AES).

Kuten edellä on jo selitetty, digitaalisen allekirjoituksen luominen on digitaalisen allekirjoituksen alustan keskeinen osa. Vakiintuneita ja tunnettuja ratkaisuja ovat esimerkiksi DocuSign , AdobeSign tai uudemmat eurooppalaiset ratkaisut, kuten sproof sign tai yousign, jotka ovat myös erikoistuneet erityisesti eurooppalaisten yritysten käyttöön.

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus luodaan sinulle, kun rekisteröidyt.

Tunnistaminen allekirjoitusalustan (QES) avulla

Monet palveluntarjoajat varustavat käyttäjät myös pätevällä sähköisellä allekirjoituksella, joka on integroitu syvälle itse sovellukseen. Tämän allekirjoitusstandardin korkean todistusarvon lisäksi hyödyt monista mahdollisuuksista mukauttaa allekirjoitusprosessia.

Tunnistautuminen viranomaispalveluun (QES; esim. matkapuhelimen allekirjoitus).

Itävallassa yli 50 %:lla kansalaisista on jo matkapuhelinallekirjoitus. Tämän myöntävät viranomaiset, ja se on hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten standardin mukainen.

Digitaalisen allekirjoituksen oikeudellinen pätevyys

Pätevä sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ilmaisevat suostumuksensa. Lainsäätäjä jättää yleensä sopimuspuolten päätettäväksi, tekevätkö he sopimuksen suullisesti, kirjallisesti vai sähköisesti. Tätä kutsutaan muotovapaudeksi.

Jos valitset digitaalisen allekirjoitusratkaisun, etuna on, että kaikki allekirjoitukset on integroitu PDF-tiedostoon muuttumattomasti ja väärentämättömällä tavalla.

Joka tapauksessa on tarpeen valita oikea sähköisen allekirjoituksen standardi sopimuksesta riippuen.

Tätä varten on laadittu kolme standardia, jotka on määritelty eIDAS-asetuksessa ja jotka toimivat oikeudellisena kehyksenä.

• Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (EES)
• Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES)
• Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES)

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES) täyttää korkeimmat laatuvaatimukset ja vastaa oikeudellisesti 100-prosenttisesti käsin kirjoitettua allekirjoitusta.

Koska oikeudelliset vaikutukset voivat vaihdella suuresti, tekijät, kuten käyttöönottokustannukset, helppokäyttöisyys (asiakaskokemus), lainsäädäntö, yrityksen toimintaperiaatteet ja arvioitu liiketoimintariski, määrittelevät yleensä sen, mitä menetelmää tietyssä tilanteessa tulisi käyttää.

Voit käyttää apuna seuraavaa päätöksenteko-opasta.

Sähköisen allekirjoituksen oikean standardin valintaan vaikuttavat siis kaksi tekijää:

• Vastuullisuusriskit, operatiiviset riskit
• Oikeudelliset vaatimukset

Digitaalisen allekirjoitusalustan etuja ovat seuraavat seikat

• voit vaihtaa sähköisen allekirjoituksen standardia milloin tahansa sopimustyypin mukaan.
• voit määrittää halutun sähköisen allekirjoituksen standardin, kun hankit ulkoisia allekirjoituksia.

Eurooppalaiset allekirjoitusten tarjoajat ovat keskittyneet lähinnä kahteen korkeimpaan digitaalisen allekirjoituksen standardiin.

sproof sign on asiantuntija erityisesti hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten (QES) alalla.

Lisätietoja

Onko skannattu allekirjoitus tai allekirjoituksen kuva pätevä?

Termi "skannattu allekirjoitus" tarkoittaa, että kyseessä on digitaalinen kuva käsin kirjoitetusta allekirjoituksesta. Alkuperäinen paperinen allekirjoitus muunnetaan digitaaliseen muotoon (.jpg, .doc, .pdf jne.) skannerin tai kameran avulla.

Periaatteessa tällaiset skannatut allekirjoitukset ovat päteviä niin kauan kuin vastaavaa tahdonilmaisua varten ei tarvita kirjallista muotoa.

Allekirjoitettu kopio ei ole oikeudellisesti pätevä, koska allekirjoittajaa ei voida tunnistaa eikä suostumusta voida todistaa.

Skannattu allekirjoitus on helppo väärentää, joten allekirjoitetun sopimuksen vastaanottaja voi helposti kopioida sen (#SnippingTool #Screenshot). On selvää, että tämä ei ole laillista.

Skannatulla allekirjoituksella ei ole todistusarvoa oikeudessa, koska se on vain kopio alkuperäisestä allekirjoituksestasi. Ilman todisteita siitä, miten allekirjoitus on tehty, sitä pidetään pelkkänä kopiona eikä aitona allekirjoituksena. Tästä syystä se on pätemätön erityisesti liiketoimissa.

Mitä eroa on digitaalisella allekirjoituksella ja sähköisellä allekirjoituksella?

Termit "sähköinen allekirjoitus" ja "digitaalinen allekirjoitus" voidaan helposti sekoittaa keskenään. Termejä käytetään usein vaihdellen, mutta tarkkaan ottaen ne eivät ole sama asia.

Sähköinen allekirjoitus (tai sähköinen allekirjoitus) on tapa tehdä oikeudellinen sopimus digitaalisessa ympäristössä. Se on niin sanotusti paperisen asiakirjan allekirjoittamisen digitaalinen vastine.

Sähköinen allekirjoitus todistaa asiakirjan allekirjoittajan suostumuksen, kun taas digitaalinen allekirjoitus on todiste itse asiakirjan aitoudesta. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakirjan ja allekirjoituksen yhdistelmä on teknisesti suunniteltu ja salattu siten, että sopimus on väärentämisen kestävä. Ehdot sulautuvat yhteen tai toimivat yhdessä siten, että digitaalisesta sopimuksesta tulee todennettavissa oleva ja oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen.

Digitaalisen (eurooppalaisen) allekirjoitusjärjestelmän edut

Erittäin turvallinen pilvi, käyttövalmissproof sign on verkkopohjainen ratkaisu sopimusten digitaaliseen allekirjoittamiseen, ja se toimii kaikilla mobiililaitteilla (työpöytä, älypuhelin, tabletti). sproof signin kotipaikka on Itävallassa, ja kaikki tiedot varmuuskopioidaan yksinomaan EU:n alueella sijaitsevissa tietokeskuksissa. Takaamme GDPR:n noudattamisen kaikilla tasoilla sekä meillä että alihankkijoillamme. Tarjoamme asiakkaillemme nämä takeet tilaustietojen käsittelysopimuksessa (ADV), joka perustuu EU:n vakiosopimuslausekkeisiin ja tarjoaa siten myös maksimaalisen oikeusvarmuuden.

Rajapinnat ja olemassa olevat järjestelmät

• sproof sign voidaan integroida saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin.
• Allekirjoita suoraan yleisimpiin työkaluihin, kuten MS Teams, Word, Google Drive jne. (luettelo kaikista integraatioista ).
• Single Sign On
• Yksinkertainen API räätälöityjä käyttötapauksia varten. (API-asiakirjat ).

Asiakirjojen säilytys ja edistymisen valvontaTärkeätsopimukset tallennetaan keskitettyyn paikkaan selkeällä, erittäin turvallisella ja salatulla tavalla. Asiakirjoihin on kuitenkin pääsy milloin tahansa ja mistä tahansa paikasta. Lisäksi allekirjoitusprosessien edistymistä voidaan tarkastella milloin tahansa ja tarvittaessa lähettää muistutuksia.

Pätevä (QES) ja kehittynyt (AES) sähköinen allekirjoitus, mukaan lukien tunnistus. sproof sign tukee kaikentyyppisiä sähköisiä allekirjoituksia (yksinkertaisia, kehittyneitä ja päteviä) eIDAS-asetuksen sekä monien muiden maailmanlaajuisesti käytettyjen allekirjoitusstandardien mukaisesti (esim. FDA:n vaatimustenmukaisuus). Voit allekirjoittaa sekä organisaatiosi sisällä että ulkoisten kumppanien, toimittajien tai asiakkaiden kanssa.

Eräkohtainen allekirjoitus**: allekirjoita sopimukset**samanaikaisestiEräkohtaisen allekirjoituksen avulla lukemattomat asiakirjat voidaan allekirjoittaa digitaalisesti ja laillisesti yhdellä kertaa. Valtava ajansäästö.

Asiakirjakansio: lähetä sopimukset samanaikaisestiNiputauseita asiakirjoja digitaalisesti yhteen ja lähetä ne yhdessä allekirjoitettavaksi. Näin säästät paljon aikaa sekä sinulle että vastaanottajalle.

Yrityksen brändäys, yritysleimat ja allekirjoitustyylitOlitpa sittensuuri tiimi tai yksittäinen käyttäjä. sproof signissa voit tallentaa oman yrityksesi logon yritysleimaksi. Voit myös luoda erilaisia allekirjoitustyylejä eri tarkoituksiin.

eID Hub: sproofsign mahdollistaa sopimusten allekirjoittamisen eri hyväksyttyjen allekirjoitusten tarjoajien kanssa ainutlaatuisen käyttöliittymänsä avulla. Tämä on valtava etu, kun hankitaan ja annetaan laillisesti päteviä allekirjoituksia. Klikkaa tästä saadaksesi yleiskatsauksen kaikista integroiduista luottamuspalvelujen tarjoajista →

Allekirjoitusten tarkistaminen & tarkistusraporttien lataaminenVoittarkistaa sovellettujen sähköisten allekirjoitusten pätevyyden suoraan sproof signissa hiiren napsautuksella. Voit myös ladata varmennusraportin jokaisesta allekirjoituskierroksesta ja nähdä, kuka allekirjoitti millä varmenteella ja milloin.

Tiiminhallinta & sijaisuussäännötproofsign mahdollistaa yksinkertaisen käyttäjien ja oikeuksien hallinnan suunnitelman sisällä. Lisäksi allekirjoituskiintiötä voidaan hallita keskitetysti ja tehdä erilaisia tärkeitä asetuksia koko suunnitelmalle.

Tuki & Academysproofsign on tunnettu nopeasta ja joustavasta tuestaan. sproof sign Academy on ilmainen koulutusportaali, joka auttaa sinua ja työntekijöitäsi pääsemään nopeasti alkuun.

Läpinäkyvä hinnoittelu ilman piilokustannuksiaTavoitteenammeon olla vertaansa vailla paras tarjoaja sopivaa allekirjoituspalveluntarjoajaa etsittäessä. Tehdessämme niin, pidämme oikeudenmukaisuutta ja avoimuutta erittäin tärkeinä. Kaksi arvoa, jotka luonnehtivat yrityskulttuuriamme. Nämä arvot määräävät myös ratkaisumme hinnoittelun yrityssegmentissä.