Το ÖH FH Upper Austria εκπροσωπεί τους φοιτητές έναντι του Πανεπιστημίου Εφαρμοσμένων Επιστημών Upper Austria. Εκτός από τη νομική εντολή εκπροσώπησης των φοιτητών, το ÖH FH OÖ είναι μια εταιρεία δημοσίου δικαίου και υπόκειται σε πολυάριθμους κανονισμούς, νόμους και ένα εποπτικό όργανο στο Ομοσπονδιακό Υπουργείο.
Το Πανεπιστήμιο Εφαρμοσμένων Επιστημών της Άνω Αυστρίας (FH OÖ) προσφέρει σπουδές προσανατολισμένες στην πράξη σε τέσσερις τοποθεσίες: Hagenberg (Πληροφορική, Επικοινωνία και Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης), Linz (Ιατρική Τεχνολογία και Κοινωνικές Επιστήμες), Steyr (Επιχειρήσεις και Διοίκηση) και Wels (Τεχνολογία και Φυσικές Επιστήμες). Από την ίδρυσή του το 1993, το Πανεπιστήμιο Εφαρμοσμένων Επιστημών της Άνω Αυστρίας έχει εξελιχθεί σε κορυφαίο εκπαιδευτικό ίδρυμα, με περισσότερους από 5.000 φοιτητές να εγγράφονται το ακαδημαϊκό έτος 2023/2024.
Όνομα οργανισμού:
ÖH FH Upper Austria
Σύντομη περιγραφή του έργου:
Ψηφιοποίηση της Φοιτητικής Ένωσης: Εισαγωγή της ψηφιακής υπογραφής για την αύξηση της αποτελεσματικότητας των διοικητικών διαδικασιών
Γιατί το sproof sign:
Το sproof sign προσφέρει ένα σημαντικό πλεονέκτημα μέσω της δυνατότητας να προσκαλέσετε εξωτερικούς ανθρώπους να υπογράψουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα άτομα αυτά μπορούν στη συνέχεια να υπογράφουν εύκολα έγγραφα σε ολόκληρη την ΕΕ χρησιμοποιώντας μια μεγάλη ποικιλία μεθόδων υπογραφής.
Πώς προέκυψε η απόφαση να εισαχθεί η ψηφιακή υπογραφή;
Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα εκπροσώπησης και διοίκησης στην Ένωση Φοιτητών. Αυτό απαιτεί την έκδοση διαφόρων εγγράφων και εγκρίσεων πληρωμών σε καθημερινή βάση. Για αυτές τις περιπτώσεις χρήσης απαιτείται η χρήση της αναγνωρισμένης υπογραφής ή εναλλακτικά φυσικών υπογραφών και των πρωτότυπων εγγράφων τους. Πρόκειται για μια πραγματικά χρονοβόρα διαδικασία. Για να μπορέσουμε να επενδύσουμε περισσότερο χρόνο στην πραγματική μας εργασία, που είναι η εργασία εκπροσώπησης, αποφασίσαμε να ψηφιοποιήσουμε και να εκσυγχρονίσουμε τις διοικητικές μας διαδικασίες και εργασίες. Για το λόγο αυτό, συνδέσαμε επίσης το sproof sign με το εσωτερικό εργαλείο διαχείρισης του προϋπολογισμού μας, προκειμένου να έχουμε στο μέλλον τα έγγραφα ψηφιακά υπογεγραμμένα από τα 3 απαραίτητα άτομα, χωρίς να χρειάζεται να τα ανταλλάσσουμε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα στέλνουμε παντού.
Ποια κριτήρια ήταν καθοριστικά για εσάς κατά την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικών υπογραφών;
Κατά την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικών υπογραφών, διάφορα κριτήρια ήταν καθοριστικά για εμάς. Μια βασική πτυχή ήταν η σύνδεση API, καθώς πρέπει να την κατασκευάσουμε από ένα σύστημα τρίτου μέρους. Επιπλέον, ήταν σημαντικό να μπορούν να προσκαλούνται εύκολα και εξωτερικά πρόσωπα να υπογράφουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα άλλο κριτήριο ήταν η φιλικότητα προς τον χρήστη και η νεωτερικότητα του λογισμικού, η οποία έπρεπε να αντικατοπτρίζεται σε ένα διαισθητικό περιβάλλον εργασίας χρήστη. Ένας πάροχος που συνδυάζει όλες αυτές τις απαιτήσεις σε ένα προσιτό λογισμικό αποτελεί μεγάλο πλεονέκτημα για εμάς και νομίζω ότι αυτό είναι ένα πολύ μεγάλο πλεονέκτημα για την sproof sign. Για τους λόγους αυτούς, αποφασίσαμε επίσης να συνεργαστούμε με την sproof.
Για ποιες περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιείται η ψηφιακή υπογραφή;
Χρησιμοποιούμε την ψηφιακή υπογραφή για διάφορες εφαρμογές. Αφενός, τις χρησιμοποιούμε για εγκρίσεις πληρωμών, οι οποίες επιτρέπουν την ταχεία και ασφαλή έγκριση οικονομικών συναλλαγών. Από την άλλη πλευρά, τις χρησιμοποιούμε για εσωτερικά έγγραφα για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών εργασίας και τη μείωση της διοικητικής προσπάθειας. Επιπλέον, χρησιμοποιούμε την ψηφιακή υπογραφή για έγγραφα των φοιτητών του Πανεπιστημίου Εφαρμοσμένων Επιστημών της Άνω Αυστρίας. Τα έγγραφα αυτά επιβεβαιώνουν ότι οι φοιτητές της Αυστριακής Ένωσης Φοιτητών (ÖH) εκτελούν μια συγκεκριμένη λειτουργία. Η ψηφιακή υπογραφή μας επιτρέπει να δημιουργούμε και να αποστέλλουμε αυτές τις επιβεβαιώσεις με απλό και νομικά συμβατό τρόπο. Το ευρύ φάσμα χρήσεων των ψηφιακών υπογραφών μας επιτρέπει να εργαζόμαστε πιο αποτελεσματικά, ενώ παράλληλα διασφαλίζουμε την ασφάλεια των εγγράφων μας.
Πώς λειτούργησε η ενσωμάτωση του νέφους;
Η ενσωμάτωση του cloud υλοποιήθηκε από συνεργάτη και κύλησε ομαλά. Η ενσωμάτωση API λειτούργησε καλά και μας επέτρεψε να συνδέσουμε απρόσκοπτα τα υπάρχοντα συστήματά μας με τη νέα λύση υπογραφής. Ωστόσο, η αλλαγή των κατάλληλων διαδικασιών για τους υπαλλήλους και η εισαγωγή τους σε αυτούς τους νέους, σύγχρονους τρόπους εργασίας είναι μια διαδικασία που απαιτεί χρόνο.
Ποια πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση πρέπει να πληροί μια λύση λογισμικού στον οργανισμό σας;
Εμείς ως Ένωση Φοιτητών της Άνω Αυστρίας υπόκειμε επίσης στους συνήθεις κανονισμούς και νόμους. Επομένως, η λύση λογισμικού που χρησιμοποιούμε για τις ψηφιακές υπογραφές πρέπει να πληροί διάφορα πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση. Αφενός, είναι απαραίτητο η λύση υπογραφής να συμμορφώνεται με τον κανονισμό eIDAS της ΕΕ, καθώς αυτός ορίζει το νομικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Επιπλέον, το λογισμικό πρέπει να συμμορφώνεται με τους ισχύοντες εθνικούς νόμους και κανονισμούς, ώστε να είμαστε νομικά προστατευμένοι. Μην ξεχνάμε ότι πρέπει να είναι συμβατό με τον κανονισμό GDPR. Η λύση μας είναι βασικά σχεδιασμένη ώστε να διασφαλίζει ότι όλες οι προσωπικές πληροφορίες και τα έγγραφα υποβάλλονται σε επεξεργασία και αποθηκεύονται σύμφωνα με τις αυστηρές απαιτήσεις του ΓΚΠΔ.
Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign;
Αυτό που μου αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign είναι η ξεκάθαρη και μοντέρνα παρουσίαση όλων των εφαρμογών, καθώς και η πρακτική λειτουργία φίλτρου για τον γρήγορο εντοπισμό ανοικτών εγγράφων προς υπογραφή. Φυσικά, η λειτουργία δέσμης είναι επίσης χρήσιμη, καθώς καθιστά δυνατή την αποτελεσματική προσθήκη QES σε μεγάλες ποσότητες εγγράφων ταυτόχρονα. Ειδικά κατά την επεξεργασία έως και 400 εγγράφων, αυτή η λειτουργία αποτελεί πραγματική ανακούφιση στην καθημερινή εργασία.
Φυσικά, η λειτουργία δέσμης είναι επίσης χρήσιμη, καθώς επιτρέπει την αποτελεσματική προσθήκη QES σε μεγάλες ποσότητες εγγράφων ταυτόχρονα. Ειδικά όταν επεξεργάζεστε έως και 400 έγγραφα, αυτή η λειτουργία αποτελεί πραγματική ανακούφιση στην καθημερινή εργασία.
Sascha Bauer
Πρόεδρος της Ένωσης Φοιτητών του Πανεπιστημίου Εφαρμοσμένων Επιστημών της Άνω Αυστρίας
Υπάρχουν ειδικά πλεονεκτήματα της sproof sign που είναι ιδιαίτερα πλεονεκτικά στον κλάδο σας;
Το sproof sign μας προσφέρει ένα σημαντικό πλεονέκτημα όσον αφορά τη δυνατότητα να προσκαλέσουμε εξωτερικούς ανθρώπους να υπογράψουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι άνθρωποι αυτοί μπορούν στη συνέχεια να υπογράφουν εύκολα έγγραφα σε ολόκληρη την ΕΕ χρησιμοποιώντας μια μεγάλη ποικιλία μεθόδων υπογραφής.
