Η Ένωση για την Προώθηση των Εθελοντικών Κοινωνικών Υπηρεσιών διοργανώνει το Εθελοντικό Κοινωνικό Έτος (FSJ) στην Αυστρία για περισσότερα από 56 χρόνια. Η ένωση το κάνει αυτό για να δώσει στους νέους ενήλικες γνώσεις στον κοινωνικό τομέα- και αυτό συνοδεύεται παιδαγωγικά από τους υπαλλήλους του FSJ που ενδιαφέρονται για την ευημερία των συμμετεχόντων στο FSJ. Η μη κερδοσκοπική ένωση συνεργάζεται με πολυάριθμους μεγάλους κοινωνικούς οργανισμούς, όπως η Caritas, η Lebenshilfe ή οι κρατικές κλινικές, αλλά και με πολλούς μικρότερους φορείς, όπως ιδιωτικές παιδικές ομάδες.
Οι συμμετέχοντες στο FSJ εργάζονται 34 ώρες την εβδομάδα σε ένα κοινωνικό ίδρυμα στην Αυστρία, αποκτούν εμπειρία, μπορούν να προσανατολιστούν επαγγελματικά και να αναπτυχθούν προσωπικά. Η ένωση εξασφαλίζει ευνοϊκές και δίκαιες συνθήκες στα κοινωνικά ιδρύματα με υποχρεωτικούς μέντορες και συναντήσεις προβληματισμού για τη διασφάλιση της ποιότητας. Ανάλογα με τον τομέα εφαρμογής και την τοποθεσία, απαιτούνται διαφορετικές δραστηριότητες. Ο κύριος στόχος κάθε αποστολής του FSJ είναι η υποστήριξη της αντίστοιχης ομάδας και των πελατών που πρόκειται να φροντιστούν.
Όνομα Οργανισμού:
Ένωση για την Προώθηση των Εθελοντικών Κοινωνικών Υπηρεσιών – Εθελοντικό Κοινωνικό Έτος
Σύντομη περιγραφή του έργου:
Ψηφιοποίηση των διαδικασιών υπογραφής για τη σημαντική μείωση της διοικητικής προσπάθειας και τη βελτιστοποίηση της επεξεργασίας των συμβάσεων.
Γιατί το sprooof sign:
“Ήταν σημαντικό για εμάς να βρούμε μια λύση που να είναι εφαρμόσιμη και προσιτή. Έπρεπε να τηρηθεί η προστασία των δεδομένων. Το εργαλείο που χρησιμοποιείται για την επεξεργασία της υπογραφής έπρεπε να λειτουργεί με επάρκεια, εμπιστοσύνη, επαγγελματισμό και, πάνω απ’ όλα, να “ακούει” τι χρειαζόμαστε. Όλα αυτά τα βρήκαμε στη sproof”.
Πώς προέκυψε η απόφαση να εισαχθεί η ψηφιακή υπογραφή;
Όταν ανέλαβα τη διοίκηση πριν από τρία χρόνια, η ένωση, η οποία υπήρχε για πάνω από 50 χρόνια, βρισκόταν σε νηπιακό στάδιο όσον αφορά την ψηφιοποίηση. Μέχρι τότε, όλες οι συμβάσεις με τους κοινωνικούς φορείς και τους συμμετέχοντες στο FSJ καταρτίζονταν μέσω μιας τυπικής επιστολής, εκτυπώνονταν, υπογράφονταν, σφραγίζονταν, τοποθετούνταν σε έναν φάκελο και πηγαίνανε στο ταχυδρομείο. Και υπογράφονταν πίσω με το ταχυδρομείο. Αν χρειαζόταν μια αλλαγή, όλα ξεκινούσαν από την αρχή. Αυτό ήταν ακόμη εφικτό με μικρότερο αριθμό συμμετεχόντων, αλλά όσο περισσότεροι νέοι ενήλικες κάνουν FSJ, τόσο πιο αδύνατο γίνεται το εγχείρημα. Για να μην αναφέρουμε την πιθανότητα λαθών των διαφόρων λιστών του Excel. Έτσι, χρειάζονταν ψηφιοποιημένες λύσεις κατάλληλες για τον 21ο αιώνα.
Στο πρώτο βήμα, βρέθηκε μια εταιρεία πληροφορικής που μετέτρεψε όλες τις διαδικασίες μας σε ψηφιακή διαδικασία. Έτσι, δεν μπορούσαμε πλέον να λαμβάνουμε τις αιτήσεις ως συνημμένο σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (οι πληροφορίες του οποίου έπρεπε στη συνέχεια να εισαχθούν σε λίστες Excel), όπως ήταν σύνηθες και απαραίτητο στο παρελθόν, αλλά μέσω ενός εργαλείου καταχώρισης. Τα δεδομένα μπορούσαν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν άμεσα για την αυτόματη δημιουργία των απαραίτητων συμβάσεων μετά τον καθορισμό μιας ανάθεσης FSJ. Αυτό διευκρίνισε τη δημιουργία της σύμβασης, αλλά στη συνέχεια εξακολουθούσε να λείπει η δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής. Μετά από κάποια έρευνα και κυρίως χάρη στη σύσταση ενός φίλου, έπεσα τελικά πάνω στο sproof.
Πόσο σημαντικός είναι ο ψηφιακός μετασχηματισμός για το FSJ;
Η σημασία του ψηφιακού μετασχηματισμού για το FSJ δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί. Μια χρονιά FSJ ξεκινά πάντα με το φθινόπωρο. Έτσι, το καλοκαίρι είναι η φάση αιχμής της διαμεσολάβησης και επίσης η φάση αιχμής για τις συμβάσεις. Για κάθε άτομο που τοποθετείται απαιτούνται δύο συμβάσεις με το σωματείο μας: με τον κοινωνικό φορέα και με τον συμμετέχοντα στο FSJ. Πρέπει να υπογράψουμε αυτές τις συμβάσεις και, φυσικά, και η άλλη πλευρά. η sproof μας προσέφερε και μας προσφέρει ακόμη και σήμερα την ιδανική λύση! Φέτος αναμένουμε περίπου 700 τοποθετήσεις στο FSJ, και επομένως περίπου 1400 συμβάσεις που πρέπει να υπογραφούν.
Ποια κριτήρια ήταν καθοριστικά για εσάς κατά την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικών υπογραφών;
Ήταν σημαντικό για εμάς να βρούμε μια λύση που να είναι εφαρμόσιμη και προσιτή. Έπρεπε να τηρηθεί η προστασία των δεδομένων. Το εργαλείο που χρησιμοποιήθηκε για την επεξεργασία της υπογραφής έπρεπε να λειτουργεί με επάρκεια, εμπιστοσύνη, επαγγελματισμό και, πάνω απ’ όλα, να “ακούει” τι χρειαζόμαστε. Όλα αυτά τα βρήκαμε στη sproof.
Για ποιες περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιείται η ψηφιακή υπογραφή;
Για τις συνδρομές των συμφωνιών του FSJ μας με τα κοινωνικά ιδρύματα και τους συμμετέχοντες στο FSJ, καθώς και για τις συμβάσεις με χορηγούς, τις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών κ.λπ. Απλά για όλα τα έγγραφα που απαιτούν επίσημα έγκυρη υπογραφή. Και έτσι η sproof δεν μας βοηθάει μόνο με τις συμβάσεις γύρω από τις αποστολές FSJ, αλλά και με έγγραφα που πρέπει να υπογραφούν από την πρόεδρο του συλλόγου και τον διευθύνοντα σύμβουλο, καθώς δεν βλεπόμαστε τόσο συχνά – πράγμα που καθιστά δύσκολη την υπογραφή με το χέρι – αλλά επικοινωνούμε κυρίως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφώνου.
Δεδομένου ότι διαθέτουμε το sproof, το οποίο καθιστά επίσης δυνατή την πραγματοποίηση σχεδίων μέσω της ID-Austria, δεν υπάρχει πλέον ανάγκη για συναντήσεις, οι οποίες παλαιότερα αφορούσαν κυρίως την υπογραφή ενός σημαντικού εγγράφου. Γιορτάζουμε επίσης τη λύση χωρίς χαρτί. Αυτό μας επιτρέπει να εξοικονομήσουμε πολύτιμους πόρους. Σήμερα, δεν εκτυπώνουμε σχεδόν καθόλου.
Μέχρι τότε, όλες οι συμβάσεις με τα κοινωνικά ιδρύματα και τους συμμετέχοντες στο FSJ καταρτίζονταν με έντυπη επιστολή, εκτυπώνονταν, υπογράφονταν, σφραγίζονταν, τοποθετούνταν σε φάκελο και μεταφέρονταν στο ταχυδρομείο. Και υπογράφονταν πίσω με το ταχυδρομείο. Αν χρειαζόταν μια αλλαγή, όλα ξεκινούσαν από την αρχή. Αυτό ήταν ακόμη εφικτό με μικρότερο αριθμό συμμετεχόντων, αλλά όσο περισσότεροι νέοι ενήλικες κάνουν FSJ, τόσο πιο αδύνατο γίνεται το εγχείρημα.
MMag. Elisabeth Marcus
Διευθύνων Σύμβουλος της Ένωσης Εθελοντικού Κοινωνικού Έτους
Πώς λειτούργησε η ενσωμάτωση του νέφους;
Η εταιρεία πληροφορικής που έκανε την ψηφιοποίηση για εμάς και η sproof φρόντισε γι’ αυτό άμεσα. Από ειδήμονα σε ειδήμονα, ας πούμε. Για εμάς ως πελάτη, αυτό ήταν ιδανικό.
Τι απαιτήσεις έχει ένας οργανισμός όπως το FSJ όσον αφορά την ασφάλεια, τη συμμόρφωση και την προστασία των δεδομένων;
Φυσικά, έχουμε εξαιρετικά υψηλά πρότυπα εδώ. Το ζήτημα της ιδιωτικότητας και της ασφάλειας ήταν ένα από τα πρώτα που θέσαμε όταν συναντήσαμε το sproof.
Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign;
Όλοι οι υπάλληλοι της sproof είναι απίστευτα ικανοί, φιλικοί, επαγγελματίες και πάντα πρόθυμοι να βρουν την καλύτερη λύση για εμάς. Είναι εκεί και διαθέσιμοι για ερωτήσεις και προβλήματα και κάνουν ό,τι μπορούν για να διασφαλίσουν ότι εμείς ως πελάτες θα πετύχουμε το αποτέλεσμα που χρειαζόμαστε και θέλουμε. η sproof είναι ό,τι καλύτερο θα μπορούσε να μας συμβεί, δίπλα στην εξαιρετική εταιρεία πληροφορικής με την οποία αντιμετωπίσαμε την ψηφιοποίηση.
Χρησιμοποιούνται ροές εργασίας υπογραφής για την περίπτωσή σας;
Ναι. Ειδικά όταν υπογράφω ψηφιακά έγγραφα με τον πρόεδρό μας, η ροή εργασιών υπογραφής μπαίνει στο παιχνίδι. Αλλά και στα συμβόλαια με τις τοποθεσίες ανάθεσης και τους συμμετέχοντες στο FSJ. Με τη μετάβαση από τις χειρόγραφες υπογραφές στις συμφωνίες που αποστέλλονται ταχυδρομικά στις ψηφιακές υπογραφές μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξασφαλίσαμε επίσης την ψηφιοποίηση στους περισσότερους από 700 κοινωνικούς φορείς, επειδή οι διευθυντές των κοινωνικών φορέων έπρεπε στη συνέχεια να ασχοληθούν και με την ψηφιακή υπογραφή.
Τώρα βρισκόμαστε ήδη στον τρίτο χρόνο χρήσης και παντού λειτουργεί θαυμάσια.Η sproof είναι ένας αξιόπιστος και απλός συνεργάτης. Παρεμπιπτόντως, το ψηφιακό σχέδιο δεν αποτέλεσε ποτέ πρόκληση για τους συμμετέχοντες στο FSJ. Από την αρχή, οι νέοι ενήλικες το έκαναν σε χρόνο μηδέν με τα κινητά τους τηλέφωνα, σαν να μην το είχαν κάνει ποτέ με άλλο τρόπο. Αυτό μιλάει επίσης για την εύκολη και κατανοητή χρηστικότητα του sproof. Λέμε ένα θερμό ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ για τη σπουδαία συνεργασία!!!
