Η Energie AG Oberösterreich είναι ένας κορυφαίος όμιλος ενέργειας και υπηρεσιών που διαδραματίζει καθοριστικό ρόλο στη διαμόρφωση του περιφερειακού ενεργειακού εφοδιασμού από το 1892. Με ένα ευρύ χαρτοφυλάκιο ηλεκτρικής ενέργειας, φυσικού αερίου, θερμότητας, νερού, καθώς και υπηρεσιών διάθεσης αποβλήτων και ΤΠΕ, η εταιρεία αντιπροσωπεύει την ποιότητα και την αξιοπιστία για τους πελάτες, τους προμηθευτές, τους εργαζόμενους και το κοινό. Μέσω ενός εκτεταμένου δικτύου και των δικών της σταθμών παραγωγής ηλεκτρικής ενέργειας, η Energie AG εξασφαλίζει βιώσιμη και αξιόπιστη παροχή ενέργειας σε περισσότερους από 450.000 πελάτες. Ως συνεργάτης περισσότερων από 1.000 δήμων, δραστηριοποιείται επίσης στον τομέα του νερού. Όλα αυτά πάντα με τα υψηλότερα οικολογικά πρότυπα.
Όνομα εταιρείας: Energie AG Oberösterreich
Σύντομη περιγραφή του έργου:
Εφαρμογή λύσης ψηφιακής υπογραφής για την υποστήριξη αποτελεσματικών, ευέλικτων επιχειρηματικών διαδικασιών και την ικανοποίηση των απαιτήσεων προστασίας δεδομένων.
Γιατί η sproof sign:
“Έχουμε ήδη αρκετές διαφορετικές λύσεις στο εσωτερικό μας, γεγονός που μας έμαθε ποια χαρακτηριστικά είναι πιο σημαντικά για εμάς και ποια δεν μπορούν να μας δώσουν την ευελιξία που χρειαζόμαστε. Κατά την αξιολόγηση των πιθανών προμηθευτών, ορίσαμε επομένως συγκεκριμένες απαιτήσεις (…) η sproof sign ήταν σε θέση να μας τις παράσχει.”
Πώς προέκυψε η απόφαση να εισαχθεί η ψηφιακή υπογραφή;
Burger: “Αποφασίσαμε να εφαρμόσουμε μια λύση ψηφιακής υπογραφής για να αντιμετωπίσουμε δύο βασικές προκλήσεις. Πρώτον, παρατηρήσαμε ότι συχνά συναντούσαμε μια διακοπή των μέσων επικοινωνίας στις διαδικασίες μας με τους τελικούς πελάτες. Πολλές πληροφορίες υποβάλλονταν σε έντυπη μορφή, γεγονός που οδηγούσε σε χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες καταγραφής, αρχειοθέτησης και περαιτέρω επεξεργασίας. Αυτή η διακοπή των μέσων επιβράδυνε σημαντικά τις διαδικασίες μας. Με την ψηφιοποίηση αυτών των διαδικασιών και την εισαγωγή της ψηφιακής υπογραφής, καταφέραμε να εξαλείψουμε αυτή τη συμφόρηση και να αυξήσουμε την αποδοτικότητα.
Επιπλέον, η πανδημία COVID-19 μας ανάγκασε να προσαρμόσουμε τις εσωτερικές μας διαδικασίες. Η παραδοσιακή μέθοδος της φυσικής υπογραφής εγγράφων δεν ήταν πλέον πρακτική λόγω των περιορισμών στα ταξίδια και των ρυθμίσεων εργασίας από το σπίτι. Η ανάγκη εφαρμογής μιας ψηφιακής λύσης έγινε εμφανής προκειμένου να διατηρήσουμε τις επιχειρηματικές λειτουργίες. Σε αυτό το πλαίσιο, αναζητούσαμε μια λύση που θα μπορούσε να μας παρέχει την απαραίτητη ευελιξία”.
Για ποιες περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιείται η ψηφιακή υπογραφή;
Burger: “Χρησιμοποιούμε την ψηφιακή υπογραφή για διάφορες εφαρμογές. Αφενός, τη χρησιμοποιούμε στην επαφή με τους πελάτες, για παράδειγμα όταν ένας πελάτης θέλει να συνάψει μια σύμβαση ή πρέπει να επιβεβαιώσει μια παρεχόμενη υπηρεσία. Μια άλλη περίπτωση χρήσης είναι η εσωτερική χρήση, ιδίως σε περιπτώσεις όπως η ταχεία εφαρμογή νέων κανονισμών, όπως ο κανονισμός για το γραφείο στο σπίτι. Σε μια τέτοια περίπτωση, έπρεπε να επεξεργαστούμε γρήγορα έγγραφα για 1500 υπαλλήλους, κάτι που δεν θα ήταν εφικτό με τις παραδοσιακές διαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί. Για τη διεκπεραίωση αυτής της διαδικασίας, χρησιμοποιήσαμε εσωτερικές λύσεις που ενσωματώνονται μέσω μιας ειδικά αναπτυγμένης εφαρμογής. Υλοποιήθηκε μια διαδικασία απελευθέρωσης κατά την οποία τα έγγραφα εγκρίνονταν πρώτα από τους άμεσους προϊσταμένους πριν αποσταλούν στους υπαλλήλους με τα προκαθορισμένα πλακίδια υπογραφής”.
Γιατί επιλέξατε μια λύση ευρωπαϊκής υπογραφής και ποιος είναι ο ρόλος του ΓΚΠΔ;
Burger: “Λειτουργούμε ως πάροχος ενέργειας με κρίσιμες υποδομές σε μια ιδιαίτερα ρυθμιζόμενη περιοχή. Η προστασία της ιδιωτικής ζωής είναι ύψιστης σημασίας για εμάς, καθώς εργαζόμαστε συνεχώς με προσωπικά δεδομένα. Ως εκ τούτου, ήταν ζωτικής σημασίας να βρούμε έναν πάροχο σε άμεση γειτνίαση, κατά προτίμηση στην Αυστρία ή τουλάχιστον στην Ευρώπη. Ένας αμερικανικός πάροχος θα συνδεόταν με πάρα πολλές αβεβαιότητες και προκλήσεις, καθώς δεν μπορούμε να πάρουμε κανένα ρίσκο. Επομένως, η πολιτική μας δίνει σαφή έμφαση στους ευρωπαϊκούς παρόχους, ώστε να διασφαλίσουμε ότι θα ανταποκριθούμε στις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ και θα ελαχιστοποιήσουμε τους κινδύνους προστασίας δεδομένων”.
Ποια πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση πρέπει να πληροί μια λύση λογισμικού στην εταιρεία σας;
Burger: “Εκτός από τον ΓΚΠΔ, άλλα πρότυπα έχουν μεγάλη σημασία για εμάς, όπως το ISO 271001. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για εμάς, επειδή είμαστε οι ίδιοι πιστοποιημένοι και αναμένουμε από τους προμηθευτές μας να είναι σε θέση να πληρούν τα ίδια πρότυπα ασφαλείας με εμάς. Διενεργούμε επίσης τακτικούς ελέγχους ασφαλείας για να διασφαλίσουμε ότι η υποδομή μας είναι πάντα προστατευμένη. Αυτές οι επιθεωρήσεις διεξάγονται ετησίως για τον έγκαιρο εντοπισμό και την αποκατάσταση πιθανών τρωτών σημείων πριν από την εμφάνιση περιστατικών ασφαλείας, τα οποία μπορεί να κοστίσουν ακριβά”.
“Πολλές πληροφορίες υποβλήθηκαν σε έντυπη μορφή, με αποτέλεσμα χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες […] Led. Αυτή η διαταραχή των μέσων ενημέρωσης επιβράδυνε σημαντικά τις διαδικασίες μας. Με την ψηφιοποίηση αυτών των διαδικασιών και την εισαγωγή της ψηφιακής υπογραφής, καταφέραμε να αφαιρέσουμε αυτή τη συμφόρηση και να αυξήσουμε την αποδοτικότητα.”
Dr. Franz Burger
Σύμβουλος Διαχείριση περιεχομένου και συνεργασία
Ποια είναι η διαδικασία αξιολόγησης των λύσεων ψηφιακής υπογραφής σε μια εταιρεία του μεγέθους σας;
Burger: “Έχουμε ήδη αρκετές διαφορετικές λύσεις στο σπίτι μας, γεγονός που μας έμαθε ποια χαρακτηριστικά είναι πιο σημαντικά για εμάς και ποια δεν μπορούν να μας δώσουν την ευελιξία που χρειαζόμαστε. Κατά την αξιολόγηση των πιθανών προμηθευτών, ορίσαμε, επομένως, συγκεκριμένες απαιτήσεις, όπως η δυνατότητα μετακίνησης του εικονιδίου υπογραφής κατά βούληση και η προσαρμογή της κλίμακας, καθώς και η δυνατότητα των χρηστών να διαμορφώνουν ευέλικτα τον ρόλο της υπογραφής τους. Αυτό δεν το βρήκαμε παντού. Δώσαμε επίσης έμφαση στη δυνατότητα ενσωμάτωσης με τις υπάρχουσες διαδικασίες, ιδίως μέσω του API REST, ώστε να διασφαλίσουμε την απρόσκοπτη ενσωμάτωση στις ροές εργασίας μας. “
Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign;
Burger: “Μετά από έρευνα που πραγματοποιήθηκε στους βασικούς χρήστες μας, οι οποίοι χρησιμοποιούν συχνά το προϊόν, το σημείο της ευχρηστίας τονίστηκε ιδιαίτερα θετικά. Η διεπαφή χρήστη είναι διαισθητικά σχεδιασμένη, γεγονός που απλοποιεί τη διαδικασία υπογραφής για τους χρήστες. Λειτουργεί επίσης ομαλά εν κινήσει, γεγονός που εκτιμούν πολύ οι υπάλληλοί μας. Επιπλέον, χρειάστηκαν ελάχιστη ή καθόλου εκπαίδευση για να χρησιμοποιήσουν το προϊόν. Αυτό ελαχιστοποίησε σημαντικά την εκπαιδευτική προσπάθεια και αποτέλεσε μεγάλο πλεονέκτημα για εμάς. Μια άλλη θετική πτυχή είναι η δυνατότητα ελεύθερης διαμόρφωσης των σφραγίδων υπογραφής. Αυτό μας επιτρέπει να καλύπτουμε διαφορετικές απαιτήσεις και να υποστηρίζουμε μεμονωμένες διαδικασίες. Άλλες λύσεις υπογραφών απλώς απέτυχαν να ανταποκριθούν σε αυτή την πρόκληση”.
Υπάρχουν ιδέες για μελλοντικές περιπτώσεις χρήσης του sproof sign;
Burger: “Βρισκόμαστε επί του παρόντος στη φάση δοκιμής μιας ολοκλήρωσης με το SAP για τη διαδικασία υποβολής προσφορών. Εδώ δημιουργούνται, εγκρίνονται και υπογράφονται οι προσφορές πριν αποσταλούν στον πελάτη. Αυτή η ολοκλήρωση έχει ήδη δημιουργηθεί και θα επεκταθεί σταδιακά από το καλοκαίρι. Κάτι που πιθανόν να έχει επίσης δυνατότητες είναι το εσωτερικό μας τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Έχουμε περίπου 4.500 υπαλλήλους που πρέπει να φροντίζουμε. Φυσικά, οτιδήποτε λειτουργεί ψηφιακά και απομακρύνεται από το χαρτί είναι ένας τεράστιος μοχλός πίεσης”.
