Η eMoveUs παρέχει λύσεις για ηλεκτρικά και ηλεκτρομηχανικά συστήματα μετατροπής ισχύος στο σύστημα μετάδοσης κίνησης σε επίπεδο ηλεκτρονικού υλικού, λογισμικού, ηλεκτρομαγνητικής και μηχανικής, με στόχο την εξασφάλιση αποδοτικής και βιώσιμης κινητικότητας για όλους. Με την ενσωμάτωση της sproof sign, η εταιρεία ψηφιοποιεί και επιταχύνει τις εσωτερικές διαδικασίες των συμβάσεων.
Όνομα εταιρείας:
eMoveUs GmbH
Σύντομη περιγραφή του έργου:
Ψηφιοποίηση της επεξεργασίας των συμβάσεων και των εσωτερικών διαδικασιών σύναψης συμβάσεων με σκοπό την αποτελεσματικότερη χρήση των πόρων και την αύξηση της ταχύτητας της επεξεργασίας.
Γιατί υπογράφει η sproof sign:
“Ειδικά όταν χειριζόμαστε συμβάσεις, συμφωνίες με προμηθευτές, NDA και εσωτερικές εγκρίσεις, παρατηρήσαμε ότι η παραδοσιακή διαδρομή σε χαρτί, ειδικά σε περιόδους απομακρυσμένης εργασίας, ήταν χρονοβόρα και επιρρεπής σε λάθη. Αυτό οδηγούσε σε καθυστερήσεις και πρόσθετο διοικητικό φόρτο, γι’ αυτό και θέλαμε να βελτιστοποιήσουμε τη ροή εργασιών εγγράφων και να εκσυγχρονίσουμε τις επιχειρηματικές διαδικασίες.”
Πώς προέκυψε η απόφαση να εισαχθεί η ψηφιακή υπογραφή;
Ως μια μικρή μεσαίου μεγέθους νεοσύστατη εταιρεία στον κλάδο της αυτοκινητοβιομηχανίας, αντιμετωπίσαμε την πρόκληση να καταστήσουμε τις εσωτερικές μας διαδικασίες πιο αποτελεσματικές και να μειώσουμε τους χρόνους επεξεργασίας. Ειδικά όταν επρόκειτο να χειριστούμε συμβάσεις, συμφωνίες με προμηθευτές, NDA και εσωτερικές εγκρίσεις, παρατηρήσαμε ότι η παραδοσιακή διαδρομή σε χαρτί ήταν χρονοβόρα και επιρρεπής σε λάθη, ειδικά σε περιόδους απομακρυσμένης εργασίας. Αυτό συχνά οδηγούσε σε καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος και αυξημένη διοικητική εργασία, γι’ αυτό και θέλαμε να βελτιστοποιήσουμε τη ροή εργασιών εγγράφων και να εκσυγχρονίσουμε τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
Πόσο σημαντικός είναι ο ψηφιακός μετασχηματισμός για την εταιρεία σας; Πώς υπογραφόταν πριν;
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός διαδραματίζει κεντρικό ρόλο στην εταιρεία μας, καθώς μας προσφέρει την ευκαιρία να ανταποκριθούμε πιο αποτελεσματικά και ευέλικτα στις προκλήσεις της αυτοκινητοβιομηχανίας. Για εμάς, ως νεοφυής επιχείρηση, η ψηφιοποίηση είναι ένας αποφασιστικός μοχλός για να διασφαλίσουμε την ανταγωνιστικότητά μας και να καταστήσουμε την επιχείρησή μας ανθεκτική στο μέλλον. Με τη χρήση ψηφιακών τεχνολογιών, μπορούμε να βελτιστοποιήσουμε τις διαδικασίες, να βελτιώσουμε τη συνεργασία τόσο εσωτερικά όσο και με εξωτερικούς συνεργάτες, μειώνοντας παράλληλα το κόστος.
Πριν εισαγάγουμε την ψηφιακή υπογραφή, όλες οι υπογραφές γίνονταν με τον παραδοσιακό τρόπο: τα συμβόλαια και τα σημαντικά έγγραφα εκτυπώνονταν, υπογράφονταν χειρόγραφα και στη συνέχεια στέλνονταν είτε με ταχυδρομείο, είτε με courier, είτε με email για να συγκεντρωθούν περισσότερες υπογραφές. Αυτή η διαδικασία ήταν χρονοβόρα, αναποτελεσματική και επιρρεπής σε καθυστερήσεις, ιδίως όταν απαιτούνταν πολλαπλές υπογραφές ή όταν έπρεπε να ανταλλαγούν έγγραφα μεταξύ διαφορετικών τοποθεσιών. Επιπλέον, η προσέγγιση σε χαρτί αύξανε τους κινδύνους σφαλμάτων, απωλειών και ελλιπών αρχείων.
Ποια κριτήρια ήταν καθοριστικά για εσάς κατά την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικών υπογραφών;
Κατά την επιλογή του κατάλληλου παρόχου ηλεκτρονικών υπογραφών, διάφορα κριτήρια ήταν καθοριστικά για εμάς. Αρχικά, η ασφάλεια αποτελούσε προτεραιότητα, καθώς η ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιείται για σημαντικές συμβάσεις και έγγραφα που περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες. Επομένως, ένας πάροχος με υψηλά πρότυπα ασφαλείας, όπως τεχνολογίες κρυπτογράφησης και συμμόρφωση με κανονισμούς προστασίας δεδομένων, όπως ο ΓΚΠΔ, ήταν απαραίτητη προϋπόθεση.
Επιπλέον, η ευκολία χρήσης είχε μεγάλη σημασία. Ο πάροχος θα πρέπει να προσφέρει μια διαισθητική και εύχρηστη πλατφόρμα, ώστε οι υπάλληλοί μας να μπορούν να ξεκινήσουν αμέσως χωρίς πολλή εκπαίδευση. Η συμβατότητα με τα υπάρχοντα συστήματά μας και η απρόσκοπτη ενσωμάτωση στις ροές εργασίας μας ήταν επίσης σημαντικός παράγοντας.
Τέλος, η τιμή και η ευελιξία της προσφοράς έπαιξαν επίσης ρόλο. Αναζητούσαμε συνειδητά έναν ευρωπαϊκό πάροχο που προσφέρει διαφανείς δομές κόστους και παρέχει κλιμακούμενες λύσεις που μπορούν να αναπτυχθούν μαζί με την εταιρεία μας. Η υποστήριξη και η εξυπηρέτηση πελατών ήταν επίσης σημαντικά κριτήρια για να διασφαλίσουμε ότι θα λαμβάνουμε γρήγορα υποστήριξη σε περίπτωση ερωτήσεων ή προβλημάτων.
Ειδικά όταν επρόκειτο να χειριστούμε συμβάσεις, συμφωνίες με προμηθευτές, NDA και εσωτερικές εγκρίσεις, παρατηρήσαμε ότι η παραδοσιακή διαδρομή σε χαρτί ήταν χρονοβόρα και επιρρεπής σε λάθη, ειδικά σε περιόδους απομακρυσμένης εργασίας. Αυτό συχνά οδηγούσε σε καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος και αυξημένη διοικητική εργασία, γι’ αυτό και θέλαμε να βελτιστοποιήσουμε τη ροή εργασιών εγγράφων και να εκσυγχρονίσουμε τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
Christopher Pizarro
Επιχειρηματική Ανάπτυξη & Διαχείριση Έργων
Για ποιες περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιείται η ψηφιακή υπογραφή;
Ο κύριος τομέας εφαρμογής είναι η επεξεργασία συμβάσεων, ιδίως για συμβάσεις προμηθευτών και υπηρεσιών, συμβάσεις πωλήσεων, NDA και συμφωνίες-πλαίσια, οι οποίες συχνά απαιτούν πολλές υπογραφές.
Ποια πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση πρέπει να πληροί μια λύση λογισμικού στην εταιρεία σας;
Στην εταιρεία μας, μια λύση λογισμικού πρέπει να πληροί αυστηρά πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση, ώστε να διασφαλίζεται η προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών. Πρώτα απ’ όλα, αυτό περιλαμβάνει τη συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR), ώστε να διασφαλίζεται ότι η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων γίνεται με ασφάλεια και υπευθυνότητα. Οι τεχνολογίες κρυπτογράφησης, τόσο για τη μετάδοση όσο και για την αποθήκευση των δεδομένων, είναι απαραίτητες για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Επίσης, δίνουμε προτεραιότητα στον έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (MFA) και στη διαχείριση πρόσβασης για να διασφαλίσουμε ότι μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση στα συστήματα και τα δεδομένα μας.
Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign;
Αυτό που μας αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign είναι ο συνδυασμός υψηλής ασφάλειας και ευκολίας χρήσης, καθώς και το διαισθητικό περιβάλλον εργασίας χρήστη, το οποίο επιτρέπει στους υπαλλήλους μας να χρησιμοποιούν την πλατφόρμα γρήγορα και χωρίς ιδιαίτερη εκπαίδευση. Η ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα συστήματά μας κύλησε ομαλά και οι ευέλικτες επιλογές προσαρμογής του sproof sign προσαρμόζονται τέλεια στις συγκεκριμένες απαιτήσεις και ροές εργασίας μας.
