Σε ένα ιδιαίτερα ρυθμιζόμενο περιβάλλον όπως αυτό των πληρωμών, οι νομικά συμβατές και αποτελεσματικές διαδικασίες είναι ζωτικής σημασίας. Ο αυστριακός πάροχος υπηρεσιών πληρωμών hobex AG δείχνει πώς η ψηφιοποίηση και η συμμόρφωση μπορούν να συνδυαστούν με επιτυχία – με τη λύση ψηφιακής υπογραφής sproof sign. Με την απρόσκοπτη ενσωμάτωση της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής στο υπάρχον σύστημα διαχείρισης συμβάσεων, η hobex κατάφερε όχι μόνο να αυξήσει την ποιότητα των διαδικασιών, αλλά και να εξοικονομήσει πολύτιμους πόρους. Σε συνομιλία με την Dr. Martina Gsöls, εμπειρογνώμονα προστασίας δεδομένων στην hobex, γίνεται σαφές πόσο σημαντικά είναι τα ευρωπαϊκά πρότυπα προστασίας δεδομένων, η τεχνική ευελιξία και η φιλικότητα προς τον χρήστη κατά την επιλογή μιας ολοκληρωμένης λύσης για ψηφιακές υπογραφές στην εταιρεία.
Όνομα οργανισμού:
hobex AG
Προφίλ εταιρείας:
Η hobex AG είναι ένας αυστριακός πάροχος πλήρους υπηρεσίας συστημάτων πληρωμών χωρίς μετρητά με έδρα το Σάλτσμπουργκ και άλλες τοποθεσίες στη Γερμανία, τη Σλοβενία και την Ιταλία. Η εταιρεία προσφέρει εξατομικευμένες λύσεις για την αποδοχή πιστωτικών και χρεωστικών καρτών, καθώς και για πληρωμές στο ηλεκτρονικό εμπόριο. Η hobex ιδρύθηκε το 1991 και δραστηριοποιείται έκτοτε στην αγορά, δίνοντας έμφαση στην καινοτομία και την εξυπηρέτηση των πελατών.
Γιατί υπογράφει η sproof sign:
“Πρέπει να είμαστε σε θέση να αποδεικνύουμε ανά πάσα στιγμή ότι οι διαδικασίες μας λειτουργούν νομικά άψογα και συμμορφώνονται με τις ισχύουσες απαιτήσεις. Επομένως, οι ψηφιακές, ανιχνεύσιμες και ελέγξιμες διαδικασίες είναι απαραίτητες, ιδίως στον τομέα των συμβάσεων. Μια λύση όπως η sproof sign μας βοηθά να ανταποκριθούμε σε αυτά τα υψηλά πρότυπα
Τι αντιπροσωπεύει η hobex ως εταιρεία;
Η hobex είναι κορυφαίος πάροχος υπηρεσιών πληρωμών στην περιοχή DACH με πρόσθετη παρουσία στη Σλοβενία και την Ιταλία. Η κύρια δραστηριότητά μας είναι η υποστήριξη επιχειρήσεων από διάφορους κλάδους -ιδιαίτερα από το λιανικό εμπόριο, τη γαστρονομία και τον τουρισμό- στην ασφαλή και αποτελεσματική επεξεργασία πληρωμών χωρίς μετρητά.
Παρέχουμε τη δυνατότητα πληρωμών με κάρτα τόσο στο σημείο πώλησης όσο και στο ηλεκτρονικό εμπόριο και εξυπηρετούμε περίπου 44.000 πελάτες. Δίνουμε μεγάλη σημασία στην άριστη εξυπηρέτηση πελατών, τον υψηλό βαθμό ευελιξίας και την ατομική υποστήριξη. Για να ανταποκριθούμε σε αυτές τις απαιτήσεις, σύγχρονα, ισχυρά εργαλεία όπως το sproof sign για ψηφιακές υπογραφές αποτελούν κεντρικό στοιχείο της ψηφιακής μας υποδομής.
Ποιο ρόλο παίζουν η προστασία των δεδομένων, η συμμόρφωση και οι κανονισμοί στην καθημερινή σας δραστηριότητα και στη διαδικασία ψηφιακής υπογραφής;
Ως πάροχος υπηρεσιών πληρωμών, η hobex υπόκειται στην εποπτεία της Αυστριακής Αρχής Χρηματοπιστωτικής Αγοράς (FMA). Αυτό σημαίνει ότι υπόκειται σε κανονιστικές απαιτήσεις παρόμοιες με εκείνες των παραδοσιακών τραπεζών – αυτό ισχύει ιδίως για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις προστασίας δεδομένων, την ασφάλεια ΤΠ και τις ολοκληρωμένες διαδικασίες συμμόρφωσης.
Πρέπει να είμαστε σε θέση να αποδεικνύουμε ανά πάσα στιγμή ότι οι διαδικασίες μας λειτουργούν νομικά άψογα και συμμορφώνονται με τις ισχύουσες απαιτήσεις. Επομένως, οι ψηφιακές, ανιχνεύσιμες και ελέγξιμες διαδικασίες είναι απαραίτητες, ιδίως στον τομέα των συμβάσεων. Μια λύση όπως η sproof sign μας βοηθά να ανταποκριθούμε σε αυτά τα υψηλά πρότυπα.
Σε ποιες συγκεκριμένες περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιείτε σήμερα την ψηφιακή υπογραφή;
Έχουμε ενσωματώσει πλήρως την sproof sign στην ψηφιακή μας διαχείριση συμβάσεων. Μόλις οριστικοποιηθεί μια σύμβαση, ο υπεύθυνος ιδιοκτήτης της σύμβασης μπορεί να ξεκινήσει άμεσα τη διαδικασία υπογραφής. Οι συμμετέχοντες προσκαλούνται αυτόματα, η τρέχουσα κατάσταση είναι ορατή ανά πάσα στιγμή – και μετά την υπογραφή, το έγγραφο επιστρέφει αυτόματα στο σύστημα. Όλα αυτά λειτουργούν μέσω μιας διεπαφής API που έχει ενσωματωθεί απρόσκοπτα στο υπάρχον τοπίο της πληροφορικής μας. Αυτό καθιστά τη διαδικασία συνεπή, αποτελεσματική και διαφανή.
Πώς πήγε η εισαγωγή του proof sign στο υπάρχον τοπίο του συστήματος πληροφορικής σας;
Η τεχνική ενσωμάτωση ήταν ομαλή και υλοποιήθηκε σε σύντομο χρονικό διάστημα. Θα ήθελα να τονίσω ιδιαίτερα την απτή προστιθέμενη αξία: Η διαδικασία υπογραφής έγινε πολύ πιο εύκολη, γρήγορη και ασφαλής χάρη στην sproof sign. Για εμάς, ήταν ζωτικής σημασίας να μην σκεφτόμαστε την ψηφιοποίηση μεμονωμένα, αλλά να την ενσωματώσουμε στις υπάρχουσες ροές εργασίας – και αυτό ακριβώς επιτρέπει η sproof με τη λύση της που βασίζεται σε API.
Για εμάς, η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή προσφέρει τον ιδανικό συνδυασμό ασφάλειας, φιλικότητας προς τον χρήστη και νομικής αποτελεσματικότητας. Είναι εύκολη στη ρύθμιση, απλή στη χρήση και τυγχάνει επίσης πολύ καλής αποδοχής από τους εξωτερικούς συνεργάτες.
Δρ Martina Gsöls
Πώς εισήχθη και έγινε αποδεκτή η ηλεκτρονική υπογραφή στο εσωτερικό της εταιρείας; Υπήρξαν μέτρα κατάρτισης;
Το sproof sign αναπτύχθηκε άμεσα στο πλαίσιο της εισαγωγής του νέου μας συστήματος διαχείρισης συμβάσεων. Ως εκ τούτου, αποτέλεσε μέρος μιας ευρύτερης διαδικασίας αλλαγής κατά την οποία πραγματοποιήθηκε στοχευμένη εκπαίδευση. Η αποδοχή ήταν μεγάλη από την αρχή, ιδίως μεταξύ των συναδέλφων που εργάζονται τακτικά με συμβάσεις. Εκτιμούν την ευκολία χρήσης, τη διαφάνεια στη διαδικασία και την αισθητή εξοικονόμηση χρόνου. Η λύση της ψηφιακής υπογραφής χρησιμοποιείται ενεργά και αξιολογείται πολύ θετικά.
Γιατί επιλέξατε σκόπιμα έναν ευρωπαϊκό πάροχο λογισμικού ηλεκτρονικής υπογραφής;
Οι περισσότεροι από τους πελάτες μας και τις συνεργαζόμενες εταιρείες βρίσκονται στην Ευρώπη – με έμφαση στην Αυστρία, τη Γερμανία και την Ιταλία. Κατά συνέπεια, αποδίδουμε μεγάλη σημασία στο να στηριζόμαστε σε ευρωπαίους παρόχους στον τομέα της προστασίας δεδομένων και της υποδομής ΤΠ.
Προτιμούμε λύσεις cloud με φιλοξενία στην ΕΕ και σαφή συμμόρφωση με τον GDPR. Η sproof πληροί αυτές τις απαιτήσεις 100%, ενώ η ίδια η εταιρεία έχει την έδρα της στην Αυστρία – αυτό ταιριάζει απόλυτα με τη δική μας αυτοεικόνα ως μια περιφερειακά εδραιωμένη αλλά διεθνώς ενεργή εταιρεία.
Εάν υπάρχει μια ευρωπαϊκή λύση που είναι τεχνικά πειστική και ταυτόχρονα μοιράζεται τις αξίες μας όσον αφορά την προστασία των δεδομένων, αυτή είναι η πρώτη μας επιλογή.
Γιατί χρησιμοποιείτε την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή στην hobex;
Για εμάς, η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή προσφέρει τον ιδανικό συνδυασμό ασφάλειας, φιλικότητας προς τον χρήστη και νομικής αποτελεσματικότητας. Είναι εύκολη στη ρύθμιση, απλή στη χρήση και τυγχάνει επίσης πολύ καλής αποδοχής από τους εξωτερικούς συνεργάτες.
Για συμβάσεις σε περιβάλλον B2B, πληροί όλες τις απαιτήσεις – τόσο από άποψη νομικής εγκυρότητας όσο και συμμόρφωσης. Αυτό αποτελεί καθοριστικό παράγοντα, ειδικά για έναν ρυθμιζόμενο πάροχο υπηρεσιών πληρωμών όπως εμείς.
Γιατί επιλέξατε την ενσωμάτωση της ηλεκτρονικής υπογραφής της sproof sign μέσω API;
Για εμάς, η ολοκληρωμένη ψηφιοποίηση των επιχειρηματικών μας διαδικασιών βρίσκεται στο προσκήνιο. Αυτό σημαίνει: δεν υπάρχουν ασυνέχειες στα μέσα, δεν υπάρχουν αλλαγές στο σύστημα, δεν υπάρχει χειροκίνητη αντιγραφή εγγράφων μπρος-πίσω.
Χάρη στην ενσωμάτωση του API, ολόκληρη η διαδικασία υπογραφής λειτουργεί απευθείας στο πλαίσιο της διαχείρισης των συμβολαίων μας. Ξεκινάω την υπογραφή, ανοίγει το παράθυρο sproof, υπογράφω – και μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, το έγγραφο αναπαράγεται αυτόματα. Με αυτόν τον τρόπο, διασφαλίζουμε ότι οι διαδικασίες μας δεν είναι μόνο ψηφιακές, αλλά και αποτελεσματικές και φιλικές προς τον χρήστη.
Πώς λειτούργησε η συνεργασία όσον αφορά την τεχνική ενσωμάτωση του λογισμικού υπογραφής;
Η υλοποίηση πραγματοποιήθηκε σε στενό συντονισμό μεταξύ του παρόχου μας για τη διαχείριση της σύμβασης και της ομάδας της sproof. Η συνεργασία ήταν καθ’ όλη τη διάρκεια επαγγελματική και προσανατολισμένη στη λύση. Ακόμα και για μεμονωμένες απαιτήσεις ή αιτήματα υποστήριξης, η sproof ήταν πάντα γρήγορα διαθέσιμη και πολύ εξυπηρετική.
Από την άποψή μας, ήταν ένα επιτυχημένο έργο από κάθε άποψη – τόσο από τεχνικής όσο και από οργανωτικής πλευράς.
