Ήρθε η ώρα! Ήρθε η ώρα να προσαρμόσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες προκειμένου να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά και με μεγαλύτερη ασφάλεια. Στον κόσμο των επιχειρήσεων, οι ολοένα και καλύτερες ψηφιακές ροές εργασίας βοηθούν σε αυτό. Υπάρχουν όλο και περισσότερες πλατφόρμες και λύσεις που μπορούν να βοηθήσουν σε όλα, από απολύτως τυποποιημένες διαδικασίες έως εξειδικευμένες ειδικές εφαρμογές. Μία από αυτές τις τυπικές διαδικασίες που μπορεί να βελτιωθεί σημαντικά χάρη στις ψηφιακές λύσεις είναι η λήψη υπογραφών.
Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε τι είναι μια ψηφιακή "ροή εργασίας υπογραφής" και πώς θα βοηθηθείτε εσείς, η εταιρεία σας ή το δίκτυό σας αν βασιστείτε σε μια λογική ψηφιοποίηση για αυτή την περίπτωση χρήσης.
Αναλογικό έναντι ψηφιακού: Πώς λαμβάνετε υπογραφές;
Φυσικά, υπάρχει και η επιλογή της "παλιάς σχολής": υπογραφή με στυλό σε χαρτί. Εξεταζόμενη μεμονωμένα, ούτε αυτό κοστίζει πολύ - ειδικά αν είστε εσείς το άτομο που υπογράφει - και μερικές φορές φαίνεται "πιο φανταχτερό" ή ακόμη και πιο επίσημο. Ειδικά όταν συνδυάζεται με μια φυσική συνάντηση. Μια χειρόγραφη υπογραφή είναι νομικά έγκυρη ούτως ή άλλως.
Μια δεύτερη ματιά αποκαλύπτει την "ουρά του αρουραίου": μια πολύ περίπλοκη, επίπονη και απαιτητική σε πόρους διαδικασία (εκτύπωση, σάρωση, σφράγιση, ταχυδρόμηση, αναμονή επιστροφών κ.λπ.) Αυτό σημαίνει επίσης: σπασίματα μέσων που αποδυναμώνουν την αποδεικτική αξία, χρονοβόρα αρχειοθέτηση και, τέλος, αλλά όχι λιγότερο σημαντικό: Η απόκτηση ή η αναμονή μιας υπογεγραμμένης και επιστρεφόμενης σύμβασης είναι πολύ χρονοβόρα.
Η πλέον γνωστή εναλλακτική λύση: η ψηφιακή ή ηλεκτρονική υπογραφή: Από τεχνική άποψη, πρόκειται για μια κρυπτογραφική μέθοδο που βασίζεται σε αλγόριθμους ασύμμετρης κρυπτογράφησης. Με τον τρόπο αυτό καθίσταται δυνατή η επαλήθευση της γνησιότητας του εγγράφου και της ταυτότητας του υπογράφοντος. Μάθετε περισσότερα. Αυτό που είναι τεχνικά πολύπλοκο και εξαιρετικά ασφαλές στο παρασκήνιο κρύβεται στο προσκήνιο από ένα εύχρηστο περιβάλλον εργασίας χρήστη. Η νομικά έγκυρη ψηφιακή υπογραφή είναι τελικά τόσο απλή όσο και η πραγματοποίηση ενός online τραπεζικού εμβάσματος.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
Βασικά, υπάρχουν διάφοροι τρόποι ψηφιακής υπογραφής: απλοί, προηγμένοι και εξειδικευμένοι. Παρά την επιφανειακά πανομοιότυπη εμφάνιση των ψηφιακών υπογραφών στο τελικό έγγραφο, το καθεστώς του εκάστοτε τύπου ψηφιακής υπογραφής και ο δεσμευτικός της χαρακτήρας είναι διαφορετικοί"
Με μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή ή λεζάντα εικόνας, δεν είναι δυνατόν να ανιχνευθεί η παραποίηση. Εν ολίγοις: μόνο μια υπογραφή που μπορεί να επαληθευτεί από μια δημόσια εγκεκριμένη υπηρεσία επαλήθευσης μπορεί να χαρακτηριστεί ως νομικά συμβατή. Πλατφόρμες όπως η sproof sign ειδικεύονται τόσο στη δημιουργία υπογραφών με τα υψηλότερα πρότυπα όσο και στην ολοκληρωμένη επαλήθευση οποιουδήποτε εγγράφου.
Απεριόριστο, απλό, ψηφιακό. Λήψη υπογραφών με μια πλατφόρμα ηλεκτρονικών υπογραφών (στο εταιρικό πλαίσιο).
Οι πλατφόρμες υπογραφών καθιστούν δυνατή την περισσότερο ή λιγότερο ολοκληρωμένη χαρτογράφηση των διαδικασιών ψηφιακής υπογραφής, γνωστών και ως ροών εργασίας υπογραφής. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν πρόκειται για τη λήψη υπογραφών. Η sproof sign ειδικεύεται 100% στην έκδοση και τη λήψη υπογραφών και υπερέχει σε αυτές τις ροές εργασίας.
Τι είναι όμως μια ροή εργασίας στο πλαίσιο της υπογραφής εγγράφων;
Σε γενικές γραμμές, μια ροή εργασίας είναι μια δομημένη ακολουθία βημάτων εργασίας για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου ή αποτελέσματος. Τα επιμέρους βήματα εργασίας, η αλληλουχία τους, οι αρμοδιότητες και οι εξαρτήσεις ορίζονται προκειμένου να εκτελούνται οι εργασίες αποδοτικά και αποτελεσματικά.
Το ίδιο ισχύει και για τη λήψη υπογραφών. Ένα καλό εργαλείο ηλεκτρονικών υπογραφών καθιστά δυνατή τη χαρτογράφηση όλων των πιθανών διαδικασιών έγκρισης, προκειμένου να εξοικονομηθεί χρόνος και ανθρώπινοι πόροι. Όλα αυτά γίνονται ενώ παράλληλα διασφαλίζονται τα υψηλότερα πρότυπα ασφάλειας και συμμόρφωσης στην εταιρεία.
Η δύναμη της ροής εργασιών: Λήψη εξωτερικών ψηφιακών υπογραφών σε μόλις 5 βήματα
1) Προσθέστε επαγγελματικές επαφέςΦυσικά! Αν θέλω να εγκρίνω ένα έγγραφο για υπογραφή, το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζω τα στοιχεία επικοινωνίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα αιτήματα υπογραφής διεκπεραιώνονται μέσω της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί ήδη μια καλή βάση για την πιστοποίηση της ταυτότητας του άλλου μέρους. Στην περίπτωση της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής (AES), η απόδειξη της ταυτότητας συνδέεται άμεσα με την προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό σημαίνει ότι το άλλο μέρος εκδίδει ψηφιακή υπογραφή με την ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιήθηκε για το αίτημα υπογραφής.
Ένα πλεονέκτημα μιας πλατφόρμας ηλεκτρονικών υπογραφών είναι η απλή διαχείριση των δεδομένων επικοινωνίας αμέσως κατά την έναρξη του αιτήματος υπογραφής. Κατά κανόνα, οι συχνά χρησιμοποιούμενες επαφές προτείνονται αυτόματα κατά τη διάρκεια των διαδικασιών συλλογής και όλα τα δεδομένα επαφών εισάγονται αυτόματα σε ένα απλοποιημένο σύστημα διαχείρισης επαφών, όπου μπορούν να προβληθούν και να επεξεργαστούν.
2) Καθορισμός προτύπου υπογραφήςΌπωςέχει ήδη περιγραφεί λεπτομερώς, το πρότυπο υπογραφής είναι ουσιώδες όσον αφορά την επιθυμητή αποδεικτική αξία μιας ζητούμενης υπογραφής. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι το πρότυπο υπογραφής μπορεί να οριστεί για τον υπογράφοντα αντισυμβαλλόμενο, αλλά δεν είναι απαραίτητο να οριστεί. Για παράδειγμα, εάν πρόκειται για σύμβαση υψηλής τυπικής σημασίας, μπορεί να υποτεθεί η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή ή να αποκλειστούν τεχνικά άλλοι τύποι υπογραφής. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν έχει τη δυνατότητα να υπογράψει με ειδική υπογραφή, ένα εργαλείο ηλεκτρονικής υπογραφής θα σας καθοδηγήσει αυτόματα κατά τη διαδικασία αναγνώρισης
3) Καθορισμός ακολουθιών και ρόλωνΥπάρχουνδιάφορες περιπτώσεις χρήσης όπου θέλετε να αποφύγετε την ταυτόχρονη παραλαβή ενός εγγράφου προς υπογραφή από πολλές επαφές. Μια περίπτωση χρήσης θα μπορούσε να είναι ότι η διοίκηση θα πρέπει να υπογράψει μετά τους εκπροσώπους δύο άλλων τμημάτων και τέλος η γραμματεία λαμβάνει το έγγραφο για προβολή ή για τελική λήψη.
4) Καθορισμός θέσης υπογραφήςΈνααπό τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά κάθε πλατφόρμας υπογραφών είναι ο "καθορισμός θέσεων για υπογραφές". Μπορείτε να ορίσετε ακριβώς σε ποια σελίδα, ποιος πρέπει να υπογράψει και πού. Με το sproof sign, το μέγεθος της κάρτας υπογραφής μπορεί επίσης να ρυθμιστεί.
5) Ορίστε μια προθεσμία για την υπογραφή & στείλτε υπενθυμίσειςΣτοτελευταίο βήμα της ροής εργασίας, οι περισσότερες ολοκληρωμένες λύσεις υπογραφής "όλα σε ένα" σας επιτρέπουν να ορίσετε μια προθεσμία, να γράψετε ένα φιλικό (ή συγκεκριμένο) κείμενο πρόσκλησης και, το σημαντικότερο, να υπενθυμίζετε αυτόματα στον παραλήπτη την προθεσμία. Αυτό αυξάνει σημαντικά το ποσοστό επιτυχίας της έγκαιρης παραλαβής του προσυπογεγραμμένου εγγράφου. Για να μην αναφέρουμε το γεγονός ότι αυτή η ροή εργασίας ελαχιστοποιεί σημαντικά τον "χρόνο μέχρι την απόφαση" ούτως ή άλλως.
6) (Προαιρετικά:) Επαληθεύστε τις ληφθείσες υπογραφές απευθείας στο sproof signΌπωςαναφέρθηκε, είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι οι αναγνωρισμένες και προηγμένες ηλεκτρονικές υπογραφές εγγυώνται το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας, επειδή η εγκυρότητά τους μπορεί να επικυρωθεί πολύ εύκολα. Ένας άμεσα ενσωματωμένος μηχανισμός επαλήθευσης - όπως είναι διαθέσιμος στο sproof sign - επιτρέπει πλήρη ιχνηλασιμότητα και ασφάλεια σε σημαντικές διαδικασίες έγκρισης.
Η ψηφιακή υπογραφή από την οπτική γωνία του προσκεκλημένου προσώπου
Είναι σημαντικό για το προσκαλούν πρόσωπο να επιστραφούν όλες οι υπογραφές εγκαίρως. Η πρόσβαση με χαμηλό κατώφλι στην πλατφόρμα υπογραφών είναι ζωτικής σημασίας. η sproof sign έχει βελτιστοποιήσει αυτή τη διαδικασία:
- Όπως περιγράφεται, το προσκαλούν πρόσωπο αποστέλλει το έγγραφο προς υπογραφή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Το προσκεκλημένο πρόσωπο λαμβάνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάνει κλικ στον σύνδεσμο και μπορεί να υπογράψει το έγγραφο απευθείας χωρίς εγγραφή (!)
- Εάν απαιτείται ειδική υπογραφή και το προσκεκλημένο πρόσωπο δεν διαθέτει ακόμη υφιστάμενη ταυτοποίηση QES (επιλογή υπογραφής με ειδική υπογραφή), το προσκεκλημένο πρόσωπο οδηγείται απευθείας στη διαδικασία ταυτοποίησης μετά την εγγραφή.
- Δεν υπάρχουν ποτέ (!) έξοδα για το προσκεκλημένο πρόσωπο.
- Εάν είστε ήδη χρήστης του sproof sign:in, μπορείτε φυσικά να αρχειοθετήσετε το έγγραφο ή, εάν το επιθυμείτε, να το προωθήσετε για περαιτέρω υπογραφή, να το τοποθετήσετε στη στοίβα, να αναθέσετε αιτήματα υπογραφής κ.λπ.
Θέλετε να ξεκινήσετε; Εγγραφείτε τώρα δωρεάν και αποκτήστε την πρώτη σας υπογραφή
Θα το βρείτε μόνο στο sproof sign. Προσπαθήσαμε να διευκολύνουμε όσο το δυνατόν περισσότερο τους χρήστες μας να ξεκινήσουν στον κόσμο των ψηφιακών υπογραφών. Με έναν δωρεάν προσωπικό λογαριασμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πλατφόρμα αμέσως και να δημιουργήσετε μόνοι σας τις πρώτες σας ψηφιακές υπογραφές ή να τις αποκτήσετε χωρίς εμπόδια σε όλη την Ευρώπη.
Περισσότερες καταχωρήσεις στο blog
Πώς η KURZZEiTmiete βελτιστοποιεί το ταξίδι των πελατών της με το sproof sign"Το sproof μας βοηθά να συνδυάσουμε την ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα" - Dominik Engel, FH SalzburgHendrickson: ψηφιοποιούν τις διαδικασίες υπογραφής τουςΗ eMoveUs χρησιμοποιεί το sproof sign για την ψηφιοποίηση των διαδικασιών εγγράφων στην αυτοκινητοβιομηχανίαΨηφιακές συμβάσεις, πραγματική δέσμευση: το FSJ και η πορεία προς τη διοίκηση χωρίς χαρτί
