W&H-koncernens historie er præget af innovation, socialt ansvar og et klart fokus på menneskers sundhed. Virksomheden blev grundlagt i 1890 i Berlin og har i løbet af årtierne udviklet sig til en international aktør inden for den medicinske teknologi og har en af sine hovedafdelinger i Bürmoos, Salzburg.

I dag er W&H en af verdens førende producenter og udviklere af medicotekniske produkter med speciale i dentalindustrien. Med i alt fire yderligere produktionssteder uden for Europas grænser er koncernen globalt positioneret og eksporterer sine kvalitetsprodukter til 130 lande. Denne succes er resultatet af en moderne virksomhedsstruktur og kontinuerlig forskning og udvikling af innovative produkt- og serviceløsninger.

De ca. 1300 medarbejdere i W&H Group er engagerede og brænder for at producere hardware- og softwareprodukter af højeste kvalitet. Disse produkter bruges i tandlægepraksisser, tandklinikker, dentallaboratorier og inden for mund- og kæbekirurgi. De hjælper læger og tandlæger med at sikre en sikker og skånsom behandling af deres patienter. Det ledende princip er altid “mennesker har prioritet”.

Virksomhedens navn:
W&H Dentalwerk

Kort beskrivelse af projektet:
Integrationen af sproof sign er af afgørende betydning for W&H Dentalwerk. Den digitale signatur sikrer det højeste niveau af sikkerhed, overensstemmelse og fleksibilitet med hensyn til de relevante dokumenter i produktudviklingen og fremstillingsprocessen for at opfylde de strenge krav fra FDA og MDSAP.

Hvorfor sproof sign:
“I vores søgen efter en ny digital signaturløsning sammenlignede vi de store spillere i branchen i løbet af en professionel udbudsproces og kom i sidste ende til den konklusion, at sproof absolut kunne spille med.”

Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?

Michael Knoblich: “Som virksomhed er vi drevet af de standarder, vi skal leve op til, og det inkluderer brugen af den digitale signatur i løbet af vores produktudviklings- og leveringsproces. Vi havde også allerede en signatur, men den måtte udskiftes på grund af udløbet af support.

Producenter af medicinsk udstyr er generelt underlagt meget strenge og restriktive krav fra forskellige institutter som FDA og MDSAP. Hos os skal alt, hvad der har med produktet og produktionsprocessen at gøre – dvs. de relevante dokumenter – underskrives. Vi skal sikre en problemfri gengivelse af fremstillingsprocessen og være i stand til klart at verificere, hvem der er ansvarlig for hvilke aspekter af den via den digitale signatur.”

Hvilke kriterier var afgørende for dig i din søgen efter den rigtige udbyder af e-signaturer, og hvorfor valgte du sproof sign?

Michael Knoblich: “I vores søgen efter en ny digital signaturløsning sammenlignede vi de store aktører i branchen i løbet af en professionel udbudsproces og fandt ud af, at sproof sign absolut skulle på shortlisten. Der er ingen funktionelle begrænsninger, og fordi W&H selv er meget stærkt forankret i regionen og er afhængig af både sit produktionssted i Salzburg og Østrig i det hele taget, var det vigtigt for os.”

I hvilke tilfælde bruges den digitale signatur?

Michael Knoblich: “De fleste af vores signaturprocesser foregår in-house, fordi de er relevante for den interne produktudvikling. Det betyder, at alle testprotokoller, planer og konstruktioner signeres digitalt af os. Samtidig er der dog også projekter, som er relateret til produktudvikling, fordi de indgår i udviklingsprocessen og derfor er relevante for FDA.

sproof sign sikrer denne sporbarhed ved at give dig mulighed for at se præcis, hvem der har underskrevet hvilket dokument på hvilket tidspunkt i revisionssporet. Alle oplysningerne er gemt i vores operativsystem. Det betyder, at vi ringer ind til vores system, har dokumentet der, underskriver det med sproof sign og gemmer det derefter automatisk tilbage i PML. Resultatet er, at revisionssporet dannes både hos sproof sign og i vores system og dermed udgør ‘single point of proof’ for vores produktdokumentation.”

“Jeg er overbevist om, at hvis sproof fortsætter som hidtil, så er det den bedste måde at komme derhen, hvor vi er forankret i tandlægebranchen.”

Michael Knoblich
IT-direktør

I EU skelner vi mellem tre signaturstandarder baseret på eIDAS-forordningen. Hvilken bruges oftest af W&H Group?

Michael Knoblich: “I overensstemmelse med FDA’s specifikationer bruger vi den avancerede signatur. Ud over dette har vi dog brug for en anden faktor til autentificering. Så det er ikke nok bare at underskrive et dokument med det normale Windows-login. Så hvis vi ikke leverede denne anden faktor, ville dokumentet blive underskrevet forkert, og vi ville have en uoverensstemmelse i tilfælde af en revision.”

Hvordan påvirker et workflow med digital signatur produktionsprocessen?

Michael Knoblich: “Den digitale signatur spiller faktisk en afgørende rolle, når det gælder om at fremskynde produktionsprocessen. Med vores produktionsmængder ville det simpelthen ikke være muligt at underskrive testrapporterne på den konventionelle måde. Den tidskrævende proces med at printe, underskrive, rescanne og arkivere papirdokumenter kan ikke fungere.

Vores produktionskoncept er ekstremt effektivt og specielt. Vi har ikke noget lager, men producerer produkterne inden for 24 timer efter modtagelse af ordren. Det betyder, at stålrørene bliver bragt ind bagved vores produktionsanlæg, og inden for 24 timer er det nøjagtigt bestilte produkt færdigt og klar til afsendelse. I dette meget dynamiske miljø har vi ikke råd til at bremse produktionen gennem manuelle procestrin. Den digitale signatur er derfor en vigtig del af hele vores produktionskæde.”

Hvordan blev integrationen i vores interface anerkendt?

Michael Knoblich: “Jeg er overbevist om den gyldne regel: “Systemets succes = funktionalitet x accept”. Da vi allerede ser den digitale signatur som en væsentlig del af vores produktionskæde, er accepten absolut givet. Funktionaliteten i sproof sign var der også fra første minut.

Vi underskriver med få klik. sproof sign blev integreret i vores vigtigste systemer i løbet af en meget slank og struktureret proces. Brugerne behøvede ikke at ændre noget i deres normale proces, men var i stand til at indarbejde den digitale signatur i rutineprocesser meget hurtigt. Signaturen forbliver på det sædvanlige sted i procesflowet.

Nu har vi også den fordel, at vi har en app, som vi kan bruge til at underskrive med. Det var ikke tilfældet før. Alt dette bidrog til, at accepten hos vores medarbejdere hurtigt blev etableret.”

Hvordan fungerede integrationen af skyen, og hvad er de generelle tanker om den?

Michael Knoblich: “Vores produkter befinder sig pr. definition i et meget kritisk område. Det skyldes, at vores produkter bruges direkte på mennesker. Det betyder også, at emnet sikkerhed, ikke kun for mennesker, men også for datasikkerhed, er meget relevant for os. Selve enhederne i tandlægeindustrien bliver også smartere, hvilket betyder, at vi har enheder, der skal kommunikere med skyen. For os opstår spørgsmålet, om det skal være on premise (bemærk: i modsætning til cloud-løsningen drives software på on premise-løsninger på deres egne servere på stedet) eller slet ikke, fordi vi alligevel er forbundet med skyen. Vi har ikke noget alternativ. Det betyder, at vi ikke var bange for skyen på grund af behovet for tekniske fremskridt, som vi måske har været på andre områder. Derfor var det ikke noget problem for os at præsentere en digital signaturløsning via en cloud-applikation.”

Hvilke standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance skal en softwareløsning opfylde i din virksomhed?

Michael Knoblich: “Vores produkter er baseret på tillid. De virker og heler. På samme måde som med sikkerheden i vores apparater, er det også tilfældet med sikkerheden i de kundedata, som disse apparater genererer. Der er ingen diskussion om, hvor dataene opbevares. For os er kun en europæisk løsning nu en mulighed.”

Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?

Michael Knoblich: “Jeg kender sproof-teamet og også de administrerende direktører personligt fra nogle projekter i min professionelle karriere. Jeg er helt overbevist om deres kompetence på området!”