neunerhaus hjælper hjemløse, hjemløse og uforsikrede mennesker med at finde tilbage til et selvbestemt liv – uanset hvor bumpet vejen er, og hvor mange skridt der skal til. I tre neunerhaus-boliger samt i støttet boligbyggeri med Housing First og Mobil plejes og rådgives mere end 1.000 tidligere hjemløse og hjemløse hvert år. Omkring 6.000 mennesker bliver hvert år behandlet på neunerhaus’ sundhedscenter.

Organisationens navn:
Neunerhaus

Kort beskrivelse af projektet:
Digital transformation af signaturprocesser og dermed en betydelig reduktion af den administrative indsats. Det giver organisationen mulighed for at gøre sine interne processer mere effektive og frigøre mere tid til direkte socialt arbejde med hjemløse og fattige mennesker.

Hvorfor sproof sign:
“Vi er nødt til at bruge vores knappe tidsressourcer i administrationen særligt bevidst – den digitale signatur er en stor forbedring her.”

Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?

På grund af vores organisationsstruktur kræver de fleste af de dokumenter, vi underskriver, underskrifter fra to personer. Indtil 2023 var der underskriftsmapper, som blev båret fra A til B – og en masse administrativt arbejde: Der skulle planlægges tid til underskrift, og der var regelmæssige forespørgsler fra kolleger om dokumenter og deres status i underskriftsprocessen. Derefter skulle alt scannes i hånden og desuden arkiveres i papirform. Vi er nødt til at bruge vores knappe tidsressourcer i administrationen særligt bevidst – her var det tydeligt, at der var plads til forbedringer. Ud over den stedsuafhængige underskrift var den afgørende faktor først og fremmest denne besparelse af tid og økologiske ressourcer til udskrivning, intern post, indhentning af underskrifter og scanning af papirdokumenter. Et andet incitament var den lettere underskrift og håndtering af HR-relaterede dokumenter for vores medarbejdere.

Hvor vigtig er den digitale transformation for neunerhaus?

De fleste medarbejdere i neunerhaus arbejder direkte med mennesker, f.eks. inden for socialt arbejde eller sundhedssektoren. I forbindelse med den digitale transformation er vi primært optaget af emnet digital inklusion – først og fremmest inklusionen af vores brugere, som arbejdsgiver, men også vores medarbejderes færdigheder til at holde trit med digitaliseringen og kunne bruge digitale signaturer – dette kræves af flere og flere organer eller lette officielle kanaler.
I de senere år har vi digitaliseret adskillige processer i vores supportprocesser, såsom i ledelse, menneskelige ressourcer og kontrol. En vigtig drivkraft her var coronavirus-pandemien, som yderligere fremskyndede denne forandring. En anden vigtig faktor er vores krav om at håndtere vores menneskelige ressourcer med særlig omhu og bruge dem så effektivt som muligt. Digitalisering hjælper os, især i HR-arbejdet, med at fremme både effektivitetsforøgelser og innovation. Digitale værktøjer og personlig kontakt supplerer hinanden perfekt. Et konkret eksempel fra HR-arbejdet: Den digitale underskrift af en ny servicekontrakt kombineres altid med et personligt møde for at underskrive kontrakten.

Vi er nødt til at bruge vores knappe tidsressourcer i administrationen særligt bevidst – den digitale signatur er en stor forbedring her.

Dr. Stephan Gremmel, administrerende direktør

Hvilke kriterier var afgørende for dig i din søgen efter den rigtige udbyder af e-signaturer?

Da vi ledte efter den rigtige udbyder af e-signaturer, var der flere centrale kriterier, der var afgørende for os. Omkostningerne kom først, da vi er nødt til at bruge vores budget effektivt som en non-profit organisation. Lige så vigtigt var brugervenligheden: Løsningen skulle ikke kun være intuitiv at bruge, men også tilbyde funktioner som batch-signaturer og et overskueligt dashboard for at strømline vores arbejdsgange. Derudover var vigtige funktioner som tilføjelse af anmærkninger, placering af underskrifter flere steder i dokumentet og indstilling af underskriftssekvenser afgørende. Vi ledte også efter en webbaseret løsning, der var nem at integrere, og som ville sikre fuld juridisk gyldighed.

Et andet must var databeskyttelse og streng overholdelse af GDPR. sproof garanterer, at alle data gemmes på europæiske servere, hvilket giver os et ekstra sikkerhedsniveau. Forfalskningsbeskyttelse var også en afgørende faktor for pålideligt at kunne udelukke manipulation. Derudover skal kundesupport være tilgængelig på alle tidspunkter uden ekstra omkostninger for hver kontakt. Vi har set, at alle disse krav er fuldt ud opfyldt hos sproof.

I hvilke tilfælde bruges den digitale signatur?

Den digitale signatur bruges hos neunerhaus i en række forskellige sammenhænge, især til kontrakter og andre vigtige dokumenter, der kræver en hurtig og juridisk sikker underskrift. Dette omfatter kontrakter med eksterne partnere, betalingsanmodninger, budgetgodkendelser og andre forretningsrelaterede dokumenter, der skal underskrives af den øverste ledelse. Siden juni 2024 er den digitale signatur også blevet brugt til personalerelaterede dokumenter, som f.eks. servicekontrakter, tillægsaftaler, ansættelsesbekræftelser og medarbejdercertifikater.

Hvordan fungerede integrationen af skyen?

Integrationen af cloud-løsningen gik glat og effektivt. For at gøre overgangen så let som muligt for alle medarbejdere har vi lavet interne instruktioner, der trin for trin forklarer, hvordan man underskriver dokumenter via sproof. Vi i ledelsen beskæftigede os også intensivt med processen i begyndelsen, men i mellemtiden er de nye processer blevet meget veletablerede. Takket være sproofs klare strukturering og intuitive brugergrænseflade var vi i stand til nemt at integrere den digitale signatur i vores eksisterende arbejdsgange.

Hvilke standarder har en organisation som neunerhaus med hensyn til sikkerhed, compliance og databeskyttelse?

Som en social organisation, der arbejder med følsomme data fra mange mennesker, har neunerhaus de højeste standarder for sikkerhed, databeskyttelse og overholdelse af lovgivningen. Især er beskyttelsen af persondata af største vigtighed, da tillidsgrundlaget med vores medarbejdere og partnere skal opretholdes.

Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?

Vi sætter især pris på sproofs fremragende kundesupport. Forespørgsler behandles hurtigt og løsningsorienteret, og systemet udvikles løbende på baggrund af brugernes feedback. Den brugervenlige og intuitive grænseflade gør det meget nemmere at bruge i det daglige. “Akademiet”, som man kan få adgang til direkte på kontoen, tilbyder også nyttig støtte til hurtigt at sætte sig ind i funktionerne. Samlet set bidrager sproof sign væsentligt til at øge effektiviteten og forenkle vores arbejdsprocesser.

Bruges der signatur-workflows til din use case?

Ja, på nogle områder, som f.eks. senior management og human resources, bruger vi allerede signatur-workflows i isolerede tilfælde. Disse workflows har vist sig at være særligt nyttige i forbindelse med tilbagevendende processer, f.eks. underskrivelse af servicekontrakter eller forretningsdokumenter. Men på grund af vores størrelse og relativt nye implementering er vi stadig i begyndelsen af den fulde integration af disse workflows i vores arbejdsprocesser.