I et stærkt reguleret miljø som betalinger er lovmedholdelige og effektive processer afgørende. Den østrigske betalingstjenesteudbyder hobex AG viser, hvordan digitalisering og compliance kan kombineres med succes – med den digitale signaturløsning sproof sign. Ved problemfrit at integrere den avancerede elektroniske signatur i det eksisterende kontraktstyringssystem var hobex ikke kun i stand til at øge proceskvaliteten, men også spare værdifulde ressourcer. I en samtale med Dr. Martina Gsöls, databeskyttelsesekspert hos hobex, bliver det klart, hvor vigtige europæiske databeskyttelsesstandarder, teknisk fleksibilitet og brugervenlighed er, når man vælger en integreret løsning til digitale signaturer i virksomheden.

Organisationens navn:
hobex AG

Virksomhedsprofil:
hobex AG er en østrigsk totalleverandør af kontantløse betalingssystemer med hovedkvarter i Salzburg og andre lokationer i Tyskland, Slovenien og Italien. Virksomheden tilbyder skræddersyede løsninger til modtagelse af kredit- og debetkort samt til betalinger i e-handel. hobex blev grundlagt i 1991 og har været aktiv på markedet lige siden med fokus på innovation og kundeservice.

Hvorfor sproof sign:
“Vi skal til enhver tid kunne bevise, at vores processer fungerer juridisk fejlfrit og lever op til de gældende krav. Digitale, sporbare og reviderbare processer er derfor afgørende, især inden for entreprenørbranchen. En løsning som sproof sign hjælper os med at opfylde disse høje standarder.”

Hvad står hobex for som virksomhed?

hobex er en førende udbyder af betalingstjenester i DACH-regionen med yderligere tilstedeværelse i Slovenien og Italien. Vores kerneforretning er at støtte virksomheder fra forskellige brancher – især detailhandel, gastronomi og turisme – i at behandle kontantløse betalinger sikkert og effektivt.

Vi muliggør kortbetalinger både på salgsstedet og i e-handel og betjener omkring 44.000 kunder. Vi lægger stor vægt på fremragende kundeservice, en høj grad af fleksibilitet og individuel support. For at imødekomme denne efterspørgsel er moderne, kraftfulde værktøjer som sproof sign til digitale signaturer en central del af vores digitale infrastruktur.

Hvilken rolle spiller databeskyttelse, compliance og regulering i din daglige forretning og i den digitale signaturproces?

Som betalingstjenesteudbyder er hobex underlagt tilsyn af den østrigske finansmarkedsmyndighed (FMA). Det betyder, at vi er underlagt lovkrav, der svarer til dem, der gælder for traditionelle banker – det gælder især overholdelse af databeskyttelseskrav, it-sikkerhed og omfattende compliance-processer.

Vi skal til enhver tid kunne bevise, at vores processer fungerer juridisk fejlfrit og overholder de gældende krav. Digitale, sporbare og reviderbare processer er derfor afgørende, især inden for entreprenørbranchen. En løsning som sproof sign hjælper os med at opfylde disse høje standarder.

I hvilke specifikke tilfælde bruger du i øjeblikket den digitale signatur?

Vi har fuldt integreret sproof sign i vores digitale kontraktstyring. Så snart en kontrakt er færdiggjort, kan den ansvarlige kontraktindehaver starte underskriftsprocessen direkte. Deltagerne inviteres automatisk, den aktuelle status er altid synlig – og efter underskrivelsen flyder dokumentet automatisk tilbage i systemet. Alt dette fungerer via en API-grænseflade, som er blevet integreret problemfrit i vores eksisterende IT-landskab. Det gør processen konsekvent, effektiv og gennemsigtig.

Hvordan gik indførelsen af proof sign i dit eksisterende IT-systemlandskab?

Den tekniske integration var problemfri og blev implementeret inden for kort tid. Jeg vil især gerne fremhæve den konkrete merværdi: Underskriftsprocessen er blevet meget nemmere, hurtigere og mere sikker takket være sproof sign. For os var det afgørende, at vi ikke tænkte på digitalisering isoleret, men integrerede den i eksisterende arbejdsgange – og det er præcis, hvad sproof muliggør med sin API-baserede løsning.

For os tilbyder den avancerede elektroniske signatur den ideelle blanding af sikkerhed, brugervenlighed og juridisk effektivitet. Den er nem at sætte op, ukompliceret at bruge og bliver også taget godt imod af eksterne partnere.

Dr. Martina Gsöls

Hvordan blev den elektroniske signatur introduceret og accepteret internt i virksomheden? Var der nogen uddannelsesforanstaltninger?

sproof sign blev udrullet direkte i forbindelse med indførelsen af vores nye kontraktstyringssystem. Derfor var det en del af en større forandringsproces, hvor der blev gennemført målrettet træning. Accepten var høj fra starten, især blandt kolleger, der regelmæssigt arbejder med kontrakter. De sætter pris på brugervenligheden, gennemsigtigheden i processen og de mærkbare tidsbesparelser. Den digitale signaturløsning bruges aktivt og vurderes meget positivt.

Hvorfor valgte du bevidst en europæisk leverandør af software til elektroniske signaturer?

De fleste af vores kunder og partnervirksomheder befinder sig i Europa – med fokus på Østrig, Tyskland og Italien. Derfor lægger vi stor vægt på at benytte os af europæiske leverandører inden for databeskyttelse og IT-infrastruktur.

Vi foretrækker cloud-løsninger med hosting i EU og klar GDPR-overholdelse. sproof opfylder disse krav 100%, og selve virksomheden er baseret i Østrig – det passer perfekt til vores eget selvbillede som en regionalt forankret, men internationalt aktiv virksomhed.

Hvis der findes en europæisk løsning, som er teknisk overbevisende og samtidig deler vores værdier med hensyn til databeskyttelse, er det førstevalget for os.

Hvorfor bruger du den avancerede elektroniske signatur hos hobex?

For os tilbyder den avancerede elektroniske signatur den ideelle blanding af sikkerhed, brugervenlighed og juridisk effektivitet. Den er nem at sætte op, ukompliceret at bruge og bliver også taget godt imod af eksterne partnere.

For kontrakter i B2B-miljøet opfylder det alle krav – både med hensyn til juridisk gyldighed og overholdelse. Det er en afgørende faktor, især for en reguleret betalingstjenesteudbyder som os.

Hvorfor valgte du en API-integration af sproof sign’s elektroniske signatur?

For os er end-to-end-digitaliseringen af vores forretningsprocesser i forgrunden. Det betyder: ingen medieafbrydelser, ingen systemændringer, ingen manuel kopiering af dokumenter frem og tilbage.

Takket være API-integrationen fungerer hele underskriftsprocessen direkte i vores kontraktstyring. Jeg starter underskriften, sproof-vinduet åbnes, jeg underskriver – og så snart processen er færdig, afspilles dokumentet automatisk. På den måde sikrer vi, at vores processer ikke kun er digitale, men også effektive og brugervenlige.

Hvordan fungerede samarbejdet om den tekniske integration af signatursoftwaren?

Implementeringen blev gennemført i tæt samarbejde mellem vores leverandør af kontraktstyring og sproof-teamet. Samarbejdet var professionelt og løsningsorienteret hele vejen igennem. Selv med individuelle krav eller supportanmodninger var sproof altid hurtigt tilgængelig og meget hjælpsom.

Set fra vores synspunkt var det et vellykket projekt hele vejen rundt – både teknisk og organisatorisk.