HOGAST er et indkøbskooperativ, der ud over hele vareindkøbet også beskæftiger sig med områderne el, brændstof, telefoni og mange andre emner og altid sørger for, at medlemsvirksomhederne får de bedste betingelser og optimerede processer samt kan forvente betydelige fordele inden for alle relevante indkøbs- og serviceområder.

HOGAST blev grundlagt for mere end 45 år siden med den grundlæggende idé at skabe prisfordele ved at samle mængder mellem virksomheder og aflaste de enkelte virksomheder for rutineopgaver.

I dag er HOGAST det største selskab for hotel- og restaurationsbranchen i Østrig og har mere end 3.200 medlemsvirksomheder med en omsætning på 415 millioner euro. Datterselskabet i München er ansvarlig for at betjene den sydtyske region. Derudover omfatter HOGAST-gruppen også HOTEL GASTRO POOL til mindre hoteller og restauranter samt HANDOVER til faciliteter i den sociale sektor.

Virksomhedens navn: HOGAST

Kort beskrivelse af projektet:
“… på grund af korttidsarbejde og hjemmekontor måtte vi uundgåeligt tænke nyt, for uden et nyt digitalt system ville vi ikke længere have været i stand til at underskrive kontrakter, fakturaer og ordrer.”

Hvorfor sproof sign:
“Det, vi især godt kan lide ved sproof sign, er brugervenligheden. Ikke alene kan du hurtigt finde de uploadede dokumenter, men takket være den nye funktion kan du også angive, hvor dokumentet skal underskrives. Vi kan simpelthen mærke, at der altid sker noget hos sproof sign, dvs. at der arbejdes på udvidelser og opdateringer, hvilket er super vigtigt for os.”

Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?

Sigmond: “For os som virksomhed var der to aspekter, der var afgørende for valget af en digital signaturløsning. Det ene var coronapandemien, fordi korttidsarbejde og hjemmekontor tvang os til at tænke nyt, for uden et nyt digitalt system ville vi ikke længere have været i stand til at underskrive kontrakter, fakturaer og ordrer.

Det andet aspekt, som bestemt har været et diskussionsemne med ledelsen i nogen tid, er, at vi som virksomhed har fokuseret på digitalisering og bæredygtighed på samme tid.

Med fokus på dette kom vi endelig til det punkt, hvor vi besluttede at underskrive alt digitalt nu, og hvor det er muligt at undvære alle papirfakturaer og -kontrakter.”

I hvilke tilfælde bruges den digitale signatur?

Sigmond: “I bund og grund er vi bindeleddet mellem vores leverandører og kunder eller medlemmer. Men det betyder også, at alle fakturaer og ordrer går gennem HOGAST, og så skal vi i nogle tilfælde underskrive og kontrasignere dem. Underskriftskæden kan ses som en trekant mellem leverandør, medlem og HOGAST.

Et eksempel, hvor den digitale signatur bruges og er en stor hjælp, er ved onboarding af nye leverandører. Der er også kontrakter, som skal underskrives på en eller anden måde. Før vi besluttede os for en e-signaturløsning, måtte vi først sende alt i papirform med posten og vente.
Da hele virksomheden faktisk består af fire virksomheder, skal leveringspartneren i denne applikation underskrive én gang og HOGAST fire gange. Det kunne tage to til tre uger, før alt var tilbage hos os. Med den digitale løsning fra sproof sign går det hele meget hurtigere.

Men vi bruger også eSignatur, når vi modtager leverancer. Det skyldes, at alle ordrebekræftelser over 7.500 euro skal kontrasigneres af os, efter at kunden og leverandøren allerede har skrevet under. Dette er et spørgsmål om ansvar! HOGAST hæfter også for sine kunder, hvis de går konkurs eller er insolvente. Så betaler vi fakturaerne for vores medlemmer, men kun hvis ordrebekræftelsen eller ordren er blevet kontrasigneret af os på forhånd. Det er et meget vigtigt aspekt for vores medlemmer og leverandører.”

Hvilke standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance skal en softwareløsning opfylde i din virksomhed?

Sigmond: “Databeskyttelse er et aktuelt emne lige nu og er simpelthen et grundlæggende krav. Alt skal være i orden. Men for os var brugervenligheden også vigtig, at softwaren er nem at bruge, og at man kan spare tid. “

“Derfor anbefaler vi sproof til vores 7.000 kunder med god samvittighed.”

Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager

Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?

Sigmond: “Det, vi især kan lide ved sproof sign, er brugervenligheden. Ikke alene kan man hurtigt finde de uploadede dokumenter, men takket være den nye funktion kan man også angive, hvor dokumentet skal underskrives. Vi oplever simpelthen, at der altid sker noget hos sproof sign, dvs. at der arbejdes på udvidelser og opdateringer, hvilket er super vigtigt for os. Men selv hvis der opstår spørgsmål fra vores side om e-signaturer eller en ny funktion, har vi altid en god og hurtig support at henvende os til.”

Er der nogle særlige fordele ved sproof sign, som er særligt fordelagtige i din branche?

Sigmond: “I fremtiden vil vi gerne se sproof sign indlejret i tredjepartssystemer. En separat app ville selvfølgelig også være spændende. I øjeblikket er det stadig en webbaseret platform, hvor det kan tage lidt tid at uploade store mængder data.

Det gode ved sproof sign er dog, at vi takket være vores tætte kontakt allerede ved, at vi er det helt rigtige sted hos sproof. For selv hvis der er noget, der ikke passer, arbejder vi på at videreudvikle og integrere de nye funktioner i softwaren. Derfor anbefaler vi sproof til vores 7.000 kunder med god samvittighed.”