ÖH FH Oberösterreich repræsenterer de studerende over for University of Applied Sciences Oberösterreich. Ud over det juridiske mandat til at repræsentere de studerende er ÖH FH OÖ et offentligretligt selskab og er underlagt en lang række bestemmelser, love og et tilsynsorgan i forbundsministeriet.
University of Applied Sciences Upper Austria (FH OÖ) tilbyder praksisorienterede studieforløb på fire lokationer: Hagenberg (datalogi, kommunikation og medier), Linz (medicinsk teknologi og samfundsvidenskab), Steyr (business og management) og Wels (teknologi og naturvidenskab). Siden grundlæggelsen i 1993 har University of Applied Sciences Upper Austria udviklet sig til en førende uddannelsesinstitution med over 5.000 studerende indskrevet i det akademiske år 2023/2024.
Organisationens navn:
ÖH FH Upper Austria
Kort beskrivelse af projektet:
Digitalisering af studenterforeningen: Indførelse af digital signatur for at øge effektiviteten af administrative processer
Hvorfor sproof sign:
sproof sign giver en betydelig fordel gennem muligheden for at invitere eksterne personer til at underskrive via e-mail. Disse personer kan derefter nemt underskrive dokumenter i hele EU ved hjælp af en lang række forskellige underskriftsmetoder.
Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?
Der er forskellige niveauer af repræsentation og administration i studenterunionen. Dette kræver frigivelse af forskellige dokumenter og betalingsgodkendelser på daglig basis. I disse tilfælde er det nødvendigt at bruge en kvalificeret underskrift eller alternativt fysiske underskrifter og deres originale dokumenter. Det er en meget tidskrævende proces. For at kunne investere mere tid i vores egentlige opgave, som er repræsentationsarbejde, har vi besluttet at digitalisere og modernisere vores administrative processer og opgaver. Derfor har vi også koblet sproof sign til vores interne budgetstyringsværktøj, så vi i fremtiden kan få dokumenterne underskrevet digitalt af de 3 nødvendige personer uden at skulle udveksle dem via e-mail og sende dem rundt.
Hvilke kriterier var afgørende for dig i din søgen efter den rigtige udbyder af e-signaturer?
Da vi ledte efter den rigtige udbyder af e-signaturer, var der flere kriterier, der var afgørende for os. Et vigtigt aspekt var API-forbindelsen, da vi er nødt til at bygge den fra et tredjepartssystem. Derudover var det vigtigt, at eksterne personer også nemt kunne inviteres til at underskrive via e-mail. Et andet kriterium var softwarens brugervenlighed og modernitet, som skulle afspejles i en intuitiv brugergrænseflade. En leverandør, der kombinerer alle disse krav i en overkommelig software, er en stor fordel for os, og jeg tror, at det er et meget stort plus for sproof sign. Af disse grunde har vi også besluttet at arbejde med sproof.
I hvilke tilfælde bruges den digitale signatur?
Vi bruger den digitale signatur til forskellige formål. På den ene side bruger vi dem til betalingsgodkendelser, som gør det muligt at godkende finansielle transaktioner hurtigt og sikkert. På den anden side bruger vi dem til interne dokumenter for at optimere arbejdsprocesser og reducere den administrative indsats. Derudover bruger vi den digitale signatur til dokumenter fra studerende på University of Applied Sciences Upper Austria. Disse dokumenter bekræfter, at de studerende i den østrigske studenterforening (ÖH) udfører en bestemt funktion. Den digitale signatur gør det muligt for os at oprette og sende disse bekræftelser på en ukompliceret og juridisk kompatibel måde. Den brede vifte af anvendelser af digitale signaturer giver os mulighed for at arbejde mere effektivt, samtidig med at vi sikrer vores dokumenters sikkerhed.
Hvordan fungerede integrationen af skyen?
Integrationen af skyen blev implementeret af en partner og gik glat. API-integrationen fungerede godt og gav os mulighed for problemfrit at forbinde vores eksisterende systemer med den nye signaturløsning. Men at ændre de relevante processer for medarbejderne og introducere dem til disse nye, moderne måder at arbejde på er en proces, der tager tid.
Hvilke standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance skal en softwareløsning i din organisation opfylde?
Vi som Upper Austrian Students’ Union er også underlagt de sædvanlige regler og love. Den softwareløsning, vi bruger til digitale signaturer, skal derfor opfylde flere standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance. På den ene side er det vigtigt, at signaturløsningen overholder eIDAS EU-forordningen, da den definerer de juridiske rammer for elektroniske signaturer i EU. Derudover skal softwaren overholde de gældende nationale love og regler, så vi er juridisk beskyttet. For ikke at glemme, at den skal være GDPR-kompatibel. Vores løsning er grundlæggende designet til at sikre, at alle personlige oplysninger og dokumenter behandles og opbevares i overensstemmelse med de strenge krav i GDPR.
Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?
Det, jeg især kan lide ved sproof sign, er den klare og moderne præsentation af alle applikationer samt den praktiske filterfunktion til hurtigt at identificere åbne dokumenter til signering. Selvfølgelig er batch-funktionen også nyttig, da den gør det muligt effektivt at tilføje QES til store mængder dokumenter på samme tid. Især ved behandling af op til 400 dokumenter er denne funktion en reel lettelse i det daglige arbejde.
Selvfølgelig er batchfunktionen også nyttig, da den gør det muligt effektivt at tilføje QES til store mængder dokumenter på samme tid. Især ved behandling af op til 400 dokumenter er denne funktion en reel lettelse i det daglige arbejde.
Sascha Bauer
Formand for de studerendes fagforening på University of Applied Sciences i Oberösterreich
Er der nogle særlige fordele ved sproof sign, som er særligt fordelagtige i din branche?
sproof sign giver os en betydelig fordel i muligheden for at invitere eksterne personer til at underskrive via e-mail. Disse personer kan derefter nemt underskrive dokumenter i hele EU ved hjælp af en lang række forskellige underskriftsmetoder.
