Brug formularer og felter

Liste over alle formularfelter

sproof sign tilbyder dig et omfattende udvalg af formularfelter, så der ikke er nogen begrænsninger, når du udarbejder dine dokumenter:

1. Underskrift: Underskriftsposition, hvor dokumentet underskrives med det fulde navn
2. Initialer: Underskriftsposition, hvor navnets initialer underskrives
3. Navn: Fornavn, efternavn eller fuldt navn
4. E-mailadresse: E-mail-adresse
5. Organisation: f.eks. virksomhed, arbejdsgiver osv.
6. Adresse: Delvis eller fuld adresse (f.eks. gade, husnummer, dør, ...)
7. Postnummer: Postnummer
8. Land: Land: Oplysninger om land
9. Dato: Dato: Dato
10. IBAN: Internationalt bankkontonummer
11. Tekst (fast): skrivebeskyttet tekst, der er fastgjort på dokumentet, uden at det er nødvendigt at underskrive dokumentet
12. Tekst (fast): Tekstfelt, der kan udfyldes med en hvilken som helst tekst
13. Valgboks: En dropdown med en eller flere valgmuligheder, som skal angives af afsenderen
14. Afkrydsningsfelt: Afkrydsningsfelter bruges ofte til multiple choice-spørgsmål eller til at bekræfte eller acceptere betingelser
15. Radioboks: Radiobokse bruges ofte til enkeltvalgsspørgsmål, hvor folk bliver bedt om at vælge et svar fra en gruppe af svar.
16. Dato-felt: Dato
17. Upload affiler: Afsenderen kan definere op til 3 filer (billeder og/eller dokumenter) pr. modtager, som de skal uploade, før de underskriver dokumentet.

Placering og konfiguration af formularfelter

Sådan kan du placere og konfigurere formularfelter i sproof sign:

1. Du finder en liste over alle tilgængelige formularfelter i højre sidepanel. Sidepanelet ser forskelligt ud, alt efter om du placerer felter til dig selv eller til dine modtagere.
2. Træk og slip et felt i dokumentet for at placere det der. Du kan vælge et felt ved at klikke på det. Hvis du vil flytte et felt, skal du holde museknappen nede og trække det til en anden position.
3. Når du har valgt et felt, kommer der et overlay frem lige over feltet, som indeholder følgende funktioner: Skift opgave, Åbn feltindstillinger, Dupliker felt, Reducer/forstørre skrifttype og Slet felt.
4. Klik på blyantsikonet for at åbne feltindstillingerne i højre sidebjælke: Her kan du f.eks. ændre tildelingen, markere feltet som et obligatorisk felt og foretage andre indstillinger, der vedrører feltet.

Forhåndsvisning

Forhåndsvisningen er så at sige et print preview. Den viser, hvordan dokumentet vil se ud, når du downloader det på dette tidspunkt. Denne funktion er vigtig, fordi alle formular- og underskriftsfelter undtagen feltet "Tekst (fast)" først er faste, når et dokument er underskrevet. Det betyder, at de IKKE vises i forhåndsvisningen, før man underskriver. Du kan bruge forhåndsvisningen til at kontrollere, hvilke felter der allerede er fastgjort i dokumentet, og hvilke der ikke er.

1. I dette eksempel kan du se en skrivebeskyttet tekst ("Tekst (fast)"-felt), et navnefelt og en underskriftsposition.
2. Du kan åbne forhåndsvisningen ved at klikke på knappen Forhåndsvisning i den øverste menulinje.

1. Den skrivebeskyttede tekst er synlig på dokumentet, fordi den er fastgjort, når dokumentet downloades, uanset om der er en underskrift.
2. Navnefeltet og underskriftspositionen vises ikke i forhåndsvisningen, da de først er fastgjort på dokumentet, når det er underskrevet.
3. Du kan downloade dokumentet, som det er.
4. Luk forhånds visningen via luk-knappen i bunden eller via X-ikonet øverst til højre.

Bemærkningsfelt og hurtig adgang

Du har to muligheder for at gå igennem og udfylde formularfelter i dit dokument: Enten direkte i dokumentet eller via den såkaldte noticebar.

1. Opslagsbjælken* viser, hvem du i øjeblikket placerer formularfelter for, dvs. enten 1) for dig selv, 2) for en modtager eller 3) ikke-tildelte (generelle) felter.
2. Oplysningerne i parentesen viser, hvor mange felter du allerede har placeret for denne person, og hvor mange af dem, der allerede er udfyldt. Check-ikonet er gråt, indtil mindst alle obligatoriske felter er udfyldt, og dokumentet kan underskrives.
3. Du kan bruge pilene til at navigere hurtigt og nemt gennem felterne for den pågældende person.
4. Den grønne knap med blyantsikonet åbner den hurtige adgang.
5. Alle formularfelter for den pågældende person er listet i den hurtige adgang og kan udfyldes på én gang. Nogle felter, f.eks. underskriftsfelter, skal dog afkrydses direkte i dokumentet. Du kan bruge ikonet til højre for et felt til at springe direkte til det relevante felt i dokumentet.
6. Du kan filtrere felterne for at få et bedre overblik over de felter, der allerede er udfyldt, og dem, der stadig er åbne.

Formularfelter i praksis

Der er fem eksempler på, hvordan du kan bruge formularfelter:

• Du uploader et dokument og placerer generelle form ularfelter, som kan udfyldes af alle.
• Du uploader et dokument og placerer formularfelter til dig selv, som kan forudfyldes.
• Du uploader et dokument, tilføjer modtagere og placerer tildelte formularfelter til dem.
• Du uploader et dokument med eksisterende formularfelter.
• Du modtager et dokument og udfylder de formularfelter, der er placeret på det.

Disse fem use cases kan også kombineres og er beskrevet mere detaljeret nedenfor.

Use case 1: Upload af et dokument og placering af generelle formularfelter

Som beskrevet under "Typer af formularfelter" er generelle felter ikke tildelt nogen og kan derfor udfyldes af alle. Dog kun indtil den første person underskriver dokumentet, så er de fastgjort på dokumentet. For at placere generelle felter skal du uploade et dokument og vælge " Rediger dokument" i højre sidepanel.

1. Træk og slip generelle felter fra højre sidepanel til dokumentet.
2. Foretag om nødvendigt indstillinger for feltet. Det gør du ved at klikke på blyantsikonet.
3. Antallet af generelle felter vises i meddelelseslinjen. Brug pilene til at navigere gennem felterne, eller udfyld dem direkte i hurtigudfyldningsmodus.

Husk altid, at de generelle felter skrives, så snart nogen underskriver dokumentet. Så hvis du vil have felterne udfyldt af en hvilken som helst modtager, skal du enten underskrive dokumentet, før du placerer felterne, eller først når en af dine kontakter har udfyldt felterne og underskrevet dokumentet.

Brugssag 2: Upload dokument og placer formularfelter, der er tildelt dig

Hvis du placerer formularfelter for dig selv, skal du uploade et dokument og vælge " Underskriv selv " i højre sidepanel.

1. Du finder formularfelterne i den tredje fane. Det er vigtigt, at du tidligere har valgt en signaturtype og en underskriftsstil, ellers kan du ikke placere nogen felter på dokumentet.
2. Træk og slip nu et vilkårligt antal form ularfelter på dokumentet. Som allerede beskrevet i afsnittet "Typer af formularfelter" er foruddefinerede felter allerede udfyldt med dine data, hvilket sparer dig tid, når du udfylder felterne. Du kan til enhver tid redigere deres indhold.
3. Antallet af felter, der er indstillet til dig, vises i meddelelseslinjen. Brug pilene til at navigere gennem felterne, eller udfyld dem direkte i hurtigudfyldningstilstand.
4. Underskriv derefter dokumentet for at registrere din underskrift og andre formularfelter på dokumentet.

Hvis du ønsker det, kan du derefter invitere kontakter til at underskrive. Du kan læse mere om dette i næste afsnit "Use case 3: Upload af dokument og placering af formularfelter til kontakter".

Use case 3: Upload dokument og placer formularfelter til kontakter

For at placere formularfelter, der eksplicit er tildelt en bestemt modtager, skal du uploade et dokument og vælge " Modtagere " i højre sidepanel. Tilføj en eller flere kontakter, og definer om nødvendigt underskriftsrækkefølge, roller osv. Klik på "Næste" for at gå videre til næste trin. Du kan nu placere formularfelter for dine modtagere. Vær opmærksom på, at der skal angives mindst én underskriftsposition for alle underskrivende personer.

1. I dette valgfelt kan du se, hvilken modtager der er valgt i øjeblikket. Klik på feltet for at vælge en anden person fra listen. Du kan også vælge " Alle ", hvis du vil placere generelle felter.
2. Træk og slip nu et vilkårligt antal formularfelter for den valgte person i dokumentet.
3. Antallet af felter for den valgte person vises i meddelelseslinjen. Brug pilene til at navigere gennem felterne, eller udfyld dem direkte for den pågældende person i hurtigudfyldningsmodus.
4. Skift derefter til den næste person - enten via valgfeltet øverst i sidepanelet eller via knappen nederst.

Gentag dette, indtil du har placeret de nødvendige formularfelter for alle kontakter. Så kan du sætte din invitation op.

Brugssag 4: Upload af et dokument med eksisterende formularfelter

Hvis du uploader et dokument med eksisterende formularfelter, vil de blive genkendt af sproof sign, og du kan beslutte, hvordan du vil fortsætte:

1. Overtag felter: Formularfelterne overtages og placeres i dokumentet som generelle felter. De kan tildeles nogen senere eller udfyldes direkte.
2. Gem formulardata: Hvis formularfelterne allerede er udfyldt i et andet værktøj (f.eks. Adobe Acrobat Reader), kan du gemme de indtastede data direkte i dokumentet. De kan så ikke længere redigeres.
3. Slet formularfelter: Alle genkendte felter og deres indhold fjernes fra dokumentet.

Hvis du har valgt mulighed 1, placeres de genkendte formularfelter i dokumentet som generelle felter. Du kan selv udfylde dem eller tildele dem til nogen. For at gøre dette skal du gå til "Modtagere " og invitere kontakter. Hvis du klikker på "Næste", bliver du i næste trin spurgt, om du vil tildele felterne til nogen. Vælg en af dine modtagere.

Tip: Du kan kun tildele alle felter på én gang i dette trin. Hvis du vil tildele enkelte felter til en anden person, skal du først tildele alle felter til én person og derefter ændre tildelingen af de tilsvarende felter direkte i dokumentet.

Brugssag 5: Modtagelse af et dokument og udfyldning af eksisterende felter

Hvis du har modtaget et dokument fra nogen til underskrift, skal du åbne det som normalt via linket i e-mailen eller via dit sproof-dashboard og navigere til "Underskriv selv".

1. På den tredje fane i sidepanelet ser du en liste over alle de formularfelter, der er relevante for dig.
2. I dette eksempel er generelle felter (grå), felter, der er tildelt dig (blå ), og felter til andre modtagere (andre farver, halvgennemsigtige ) indstillet. Obligatoriske felter, der er tildelt dig, og generelle obligatoriske felter skal udfyldes, før du kan underskrive dokumentet.
3. Du kan også se, hvor mange felter der er indstillet til dig i meddelelseslinjen. Brug pilene til at navigere gennem felterne og udfylde dem i dokumentet, eller gå til hurtigudfyldningstilstanden for at udfylde felterne.
4. Når du har udfyldt alle de påkrævede felter, kan du underskrive dokumentet.

Hvis afsenderen har angivet et filupload-felt til dig, kan du uploade de nødvendige filer direkte, når du udfylder formularfelterne:

1. Du kan se , hvilke filer du skal uploade, direkte ved siden af uploadfeltet i dokumentet og i sidepanelet.
2. Begynd nu at uploade filerne enkeltvis. Det gør du ved at klikke i det pågældende felt og vælge den rigtige fil i din filbrowser. Vær opmærksom på, at afsenderen har specificeret, hvilke formater der er tilladt (dokumenter og/eller billeder). Hver fil må maksimalt fylde 5 MB.
3. En valgt fil kan fjernes ved at klikke på skraldespandssymbolet og derefter uploades igen.
4. Filer kan også uploades ved hjælp af quick fill-funktionen.

Det er vigtigt: Underskriv først dokumentet, når du har udfyldt alle felter og uploadet filer.