Det er på tide! Det er tid til at tilpasse forretningsprocesserne, så de fungerer mere effektivt og sikkert. I erhvervslivet hjælper stadig bedre digitale arbejdsgange med at opnå dette. Der er flere og flere platforme og løsninger, der afhjælper helt standardiserede processer op til specielle nicheapplikationer. En af disse standardprocesser, som kan forbedres betydeligt takket være digitale løsninger, er indsamling af underskrifter.

I denne artikel forklarer vi, hvad et digitalt “signatur-workflow” er, og hvordan du, din virksomhed eller dit netværk kan blive hjulpet, hvis du sætter din lid til meningsfuld digitalisering i denne brugssituation.

Analogt versus digitalt: Hvordan indsamler du underskrifter?

Der er selvfølgelig den “gammeldags” variant: at underskrive med pen på papir. Isoleret set koster det heller ikke meget – især hvis du selv er den, der underskriver – og det virker nogle gange mere “chikt” eller endda mere formelt. Især kombineret med et fysisk møde. Den håndskrevne underskrift er under alle omstændigheder juridisk gyldig.

Et andet blik afslører “rottehalen”: en meget kompleks, besværlig og ressourcekrævende proces (udskrivning, scanning, stempling, forsendelse, ventetid på returnering osv.) Det betyder også: mediebrud, der udvander bevisværdien, tidskrævende arkivering og sidst, men ikke mindst, at det er meget tidskrævende at få eller vente på en kontrakt, der er klar til at blive underskrevet og returneret.

Det nu velkendte alternativ: den digitale eller elektroniske signatur
Teknisk set er det en kryptografisk metode baseret på asymmetriske krypteringsalgoritmer. Det gør det muligt at verificere dokumentets ægthed og underskriverens identitet.

Det, der er teknisk komplekst og meget sikkert i baggrunden, er skjult i forgrunden af en brugervenlig grænseflade. I sidste ende er juridisk gyldig digital signering lige så let som at foretage en onlineoverførsel.

Grundlæggende er der forskellige måder at underskrive digitalt på: simpel, avanceret og kvalificeret. På trods af at de digitale signaturer på overfladen ser ens ud på det endelige dokument, er status for hver type digital signatur og dens bindende karakter forskellig.”

Dr. Fabian Knirsch (CEO & medstifter, sproof GmbH)

I tilfælde af en simpel elektronisk signatur eller billedtekst er det ikke muligt at opdage manipulation.

Kort sagt er det kun en signatur, der kan verificeres af en offentligt godkendt verifikationstjeneste, der kan klassificeres som juridisk kompatibel. Platforme som sproof sign har specialiseret sig i at skabe signaturer af højeste standard samt i integreret verifikation af ethvert dokument.

Grænseløs, enkel, digital. Indhentning af underskrifter med en e-signaturplatform (i virksomhedssammenhæng).

Signaturplatforme gør det muligt at kortlægge digitale signaturprocesser, også kaldet signaturworkflows, i større eller mindre grad. Det er især vigtigt ved indhentning af underskrifter. sproof sign er 100 % specialiseret i udstedelse og indhentning af underskrifter og overbeviser med de nævnte arbejdsgange.

Men hvad er et workflow i forbindelse med dokumentsignering?

Generelt betragtes en arbejdsgang som en struktureret sekvens af arbejdstrin for at opnå et specifikt mål eller resultat. De enkelte arbejdstrin, deres rækkefølge, ansvarsområder og afhængigheder bestemmes for at kunne udføre arbejdet effektivt.

Det samme gælder for indsamling af underskrifter. Et godt e-signaturværktøj gør det muligt at kortlægge alle tænkelige godkendelsesprocesser for at spare tid og personaleressourcer. Det hele sker med garanteret overholdelse af de højeste standarder for sikkerhed og compliance i virksomhederne.

Styrken ved arbejdsgange: Få eksterne digitale signaturer i kun 5 trin

Tilføj forretningskontakter

Naturligvis! Hvis jeg vil frigive et dokument til underskrift, er det første skridt at kende kontaktoplysningerne. I de fleste tilfælde behandles underskriftsanmodninger via e-mailadressen, da e-mailadressen allerede er et godt grundlag for at autentificere den anden person. I forbindelse med avancerede elektroniske signaturer (FES) er identitetsbeviset direkte knyttet til den personlige e-mailadresse. I henhold til dette udsteder den anden person en digital signatur med den samme e-mailadresse, som blev brugt til underskriftsanmodningen.

En fordel ved en e-signaturplatform er den enkle håndtering af kontaktdata lige fra starten af underskriftsanmodningen. Som regel foreslås hyppigt anvendte kontakter automatisk under indsamlingsprocesser, og alle kontaktoplysninger indtastes automatisk i et forenklet kontaktstyringssystem, hvor de kan ses og redigeres.

Definer signaturstandard

Som allerede beskrevet i detaljer er signaturstandarden afgørende med hensyn til den ønskede bevisværdi af en ønsket signatur. Det er vigtigt at vide, at du kan definere signaturstandarden for den underskrivende modpart, men du behøver ikke at gøre det. Hvis kontrakten f.eks. er af stor formel betydning, kan den kvalificerede elektroniske signatur være påkrævet, eller andre typer signaturer kan være teknisk udelukket. Hvis den anden person ikke har mulighed for at underskrive på en kvalificeret måde, vil et e-signaturværktøj automatisk guide dig gennem identifikationsprocessen.

Definér sekvenser og roller

Der er forskellige use cases, hvor man gerne vil undgå, at flere kontakter modtager et dokument til underskrift på samme tid. En use case kan være, at ledelsen skal underskrive efter repræsentanter fra to andre afdelinger, og til sidst modtager sekretariatet dokumentet til gennemsyn eller til en endelig download.

Definer signaturposition

En af de vigtigste funktioner i enhver signaturplatform er “Defining Placeholders for Signatures”. Du kan specificere præcis på hvilken side, hvem der skal underskrive hvor. Med sproof sign kan størrelsen på underskriftskortet også justeres.

Sæt en deadline for underskrift og send påmindelser

I det sidste trin af arbejdsgangen giver de fleste omfattende alt-i-en-signaturløsninger dig mulighed for at sætte en deadline, skrive en venlig (til specifik) invitationstekst og, vigtigst af alt, automatisk minde modtageren om denne deadline. Succesraten for at modtage det kontrasignerede dokument rettidigt øges dermed betydeligt. For ikke at nævne, at denne arbejdsgang alligevel minimerer “time-to-decision” betydeligt.

(Valgfrit:) Tjek modtagne underskrifter direkte i sproof sign

Som nævnt er det vigtigt at skabe forståelse for, at den kvalificerede og avancerede elektroniske signatur garanterer det højeste sikkerhedsniveau, fordi dens gyldighed meget nemt kan valideres. En direkte integreret verifikationsmekanisme – som den, der findes i sproof sign – giver mulighed for fuldstændig sporbarhed og sikkerhed i vigtige godkendelsesprocesser.

Den digitale signatur set fra den inviteredes synspunkt

Det er vigtigt for den inviterende person, at alle underskrifter returneres til tiden. En lav tærskel for at komme ind på underskriftsplatformen er afgørende. sproof sign har strømlinet denne proces:

• Som beskrevet sender den indbydende person dokumentet til underskrift via e-mail.
  
• Den inviterede person modtager e-mailen, klikker på linket og kan underskrive dokumentet direkte uden at registrere sig (!).
  
• Hvis der kræves en kvalificeret underskrift, og den inviterede endnu ikke har en eksisterende QES-identifikation (evnen til at underskrive på en kvalificeret måde), vil den inviterede gå direkte gennem identifikationsprocessen efter registreringen.
  
• For den inviterede er der aldrig (!) omkostninger.
  
• Hvis du allerede er sproof sign-bruger, kan du selvfølgelig gemme dokumentet eller, hvis det ønskes, videresende det til en anden underskrift, lægge det på stakken, uddelegere underskriftsanmodninger osv.

Vil du gerne i gang? Registrer dig nu gratis og få din første underskrift

Det kan du kun finde hos sproof sign. Vi har forsøgt at give vores brugere den lettest mulige start i verdenen af digitale signaturer. Med en gratis privat konto kan du begynde at bruge platformen med det samme og selv lave dine første digitale signaturer eller få dem barrierefrit i hele Europa.